por Lucas Retondo – especialista em Startups
Quem deve ler este artigo?
- Empresários que querem transformar a sua empresa em um Startup
- Empreendedores que querem criar uma Startup do zero
- Executivos que querem aumentar a inovação dentro das suas organizações
- Pessoas curiosas que querem saber o que é a Startup Enxuta
Por que você deve ler este artigo?
Muitas Startups falham ao se tornarem burocráticas quando buscam se profissionalizar. Porém, não ter nenhum processo também é uma opção arriscada para qualquer empresa.
Como mencionei nos outros artigos da série “A Startup Enxuta, as Startup travam uma batalha fatal para descobrir como desenvolver um negócio sustentável antes que fiquem sem recursos e morram.
No entanto, também é fatal ira rápido demais. Não se pode trocar qualidade por tempo. Se você está causando problemas de qualidade agora, pode ter certeza que os defeitos resultantes vão reduzir a sua velocidade mais tarde.
Defeitos geram retrabalho, moral baixo e reclamações dos clientes, causando problemas maiores do que parar a produção agora para resolvê-los imediatamente.
Sim, eu sei que é um tanto paradoxal, nos artigos anteriores reforcei a importância de reduzir os desperdícios lançando um MVP com baixa qualidade para acelerar o processo de aprendizado. E agora estou falando em reduzir a velocidade e aumentar a qualidade? Como pode isso.
No primeiro estágio de uma Startup, o objetivo principal é atrair a atenção dos adotantes iniciais, ou seja, estamos lidando com pessoas que gostam da ideia do produto e que não estão muito preocupadas com a qualidade.
Porém, conforme aprendemos com eles e aperfeiçoamos o produto, ocorre uma mudança gradual dos adotantes iniciais para um público mais amplo, os consumidores convencionais.
Consumidores convencionais não são tão pacientes como os adotantes iniciais. Eles são mais exigentes e desejam um produto com qualidade, caso contrário desistem rapidamente.
Mas como saber quais problemas devem ser investigados? Como saber quando vale a pena diminuir a velocidade para aumentar a qualidade?
Para ajudá-lo a responder estas perguntas, neste artigo vou falar sobre o que é uma cultura adaptativa e como desenvolve-la através da análise dos 5 Porquês. Boa leitura!
O que é uma cultura adaptativa?
Uma organização adaptativa ajusta automaticamente seus processos e seu desempenho às condições do momento.
Em outras palavras, uma cultura adaptativa é capaz de criar um sistema consistente para melhorar os processos aos poucos e não em grandes lotes como estamos acostumados a pensar.
Por exemplo, a sua Startup está enfrentando o desafio de reduzir as reclamações dos clientes, ao invés de buscar uma solução radical como mudar completamente o sistema de atendimento, é mais recomendável identificar oportunidades pequenas de melhorias contínuas que surtiram benefícios grandiosos a longo prazo.
E como identificar as oportunidades de melhoria?
O método investigativo para encontrar a raiz do problema deve ser simples o suficiente para não ser burocrático, e robusto o suficiente para achar a causa do problema, que geralmente é um fator humano.
Para isso a ferramenta recomendada no livro “A Startup Enxuta” é o sistema chamado 5 Porquês. Falei mais sobre ele a seguir.
O que é o método dos 5 Porquês?
O método dos 5 Porquês foi desenvolvido por Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção. Ele se tornou popular na década de 1970.
O método consiste basicamente em repetir a pergunta “Por quê” cinco vezes para descobrir a causa raiz do problema e ações para corrigi-la.
Por exemplo, imagine que a sua Startup começou a receber reclamações dos clientes sobre uma nova versão do produto, para investigar a causa raiz do problema você decidi fazer 5 perguntas:
Pergunta 1: Por que os clientes estão reclamando?
Resposta: eles estão insatisfeitos por que o botão para incluir amigos não está funcionando
Pergunta 2: Por que o botão incluir amigos não está funcionando?
Resposta: o programa acionado pelo botão não comunicando com a nova API
Pergunta 3: Por que o botão não está comunicando com a nova API?
Resposta: na última atualização esquecemos de testar esta funcionalidade
Pergunta 4: Por que nós esquecemos de testar está nova funcionalidade?
Resposta: o teste desta funcionalidade não estava previsto no plano de validação
Pergunta 5: Por que o teste desta funcionalidade não estava no plano de validação?
Resposta: por que a última revisão feita no plano de teste foi feita antes da criação desta funcionalidade
Note que o que inicialmente começou como uma falha técnica se revelou rapidamente em um problema administrativo muito humano.
E mais, ao explorar todas as dimensões do problema foi possível identificar oportunidades de melhoria rápidas e baratas.
Como usar a análise dos 5 Porquês?
Aplicar a análise dos 5 Porquês é mais difícil na teoria do que na prática. Por isso, é muito comum empreendedores desistirem antes mesmo de colherem os primeiros benefícios.
Para ajudá-lo a obter sucesso na sua implementação, vou destacar a seguir cinco dicas práticas:
1. Crie um ambiente de confiança
O primeiro passo para utilizar o método dos 5 Porquês é criar um ambiente de confiança e empoderamento mútuo.
Para isso estabeleça regras de conduta para a equipe antes de começar a perguntar por que as coisas estão dando errado. As duas regras básicas recomendas por Eric Ries no livro “A Startup Enxuta” são:
- Ser tolerante com todos os erros na primeira vez que acontecem
- Jamais permitir que o mesmo erro aconteça duas vezes
A primeira regra encoraja as pessoas a serem compreensivas com os erros, enquanto a segunda incentiva que sejam feitos investimentos proporcionais na prevenção dos erros.
Mas lembre-se, o principal responsável por criar um ambiento aberto e confiável é a liderança. Se você é o fundador da Startup, você deve ser o primeiro a seguir estas regras na prática.
2. Comece pequeno e seja específico
É tentador começar a aplicar os 5 Porquês nos problemas mais significativos. Porém, se a sua empresa ainda não tem ainda uma cultura adaptativa, é muito provável que o resultado seja desastroso devido a pressão por trás dos grandes problemas.
Por isso, para começar a colocar em prática a análise dos 5 Porquês, escolha inicialmente um problema pequeno, com sintomas específicos e ações simples para correção.
Conforme as pessoas vão aprendendo a usar a ferramenta, o ambiente de confiança mútua vai se fortalecendo e a equipe vai ficando mais confortável em mostrar as suas vulnerabilidades.
3. Faça um investimento proporcional
O investimento deve ser menor quando o sintoma for pequeno e maior quando o sintoma for mais doloroso. Só devemos fazer grandes investimentos em prevenção quando enfrentamos grandes problemas.
Se a interrupção da produção for um problema pequeno, faça um investimento de uma hora para resolve-lo. Pode não parecer muito para achar a causa raiz, mas já é um começo e evita que você e sua equipe desperdicem tempo discutindo questões insignificantes.
Agora, se o problema se repetir, faça um investimento maior perguntando os 5 Porquês e identificando ações para corrigir cada uma das causas identificadas.
Portanto, não pare tudo para concerta um problema, procure melhorar os processos pouco a pouco, assim você irá colher benefícios cada vez maiores a cada ciclo.
4. Encontre o ritmo ideal
Os 5 Porquês funcionam como um regulador de velocidade, quando os problemas estão se acumulando, investir na solução das causas raiz é a melhor solução.
Por outro lado, quando os problemas se tornam pequenos e as crises deixam de existir, dar liberdade para a equipe aumentar a velocidade passe a ser algo natural.
Lembre-se, você deve encontrar o equilíbrio ideal entre qualidade e agilidade. Lançar um MPV não significa fazer algo sem qualidade, pelo contrário, é criar um produto simples com a maior qualidade possível com o menor esforço.
5. Não procure culpados
Faz parte da natureza humana presumir que um erro se deve à falta de conhecimento ou caráter das pessoas.
No entanto, o objetivo dos 5 Porquês não é encontrar culpados. Pelo contrário, o propósito é entender a verdade objetiva que estão causando os problemas crônicos.
Para evitar transformar a análise dos 5 Porquês em 5 Culpas, garanta que todas as pessoas afetadas pelo problema estejam na sala durante a análise da causa raiz.
Portanto, reúna todos os envolvidos nos sintomas, desde as pessoas que receberam as reclamações até as pessoas responsáveis por tomar as decisões junto a alta administração.
E caso surja alguma acusação de culpa, o facilitar responsável pela análise deve intervir imediatamente. Um mantra útil nesta hora é: se aconteceu um erro, é uma vergonha para todos nós ter permitido que este erro tenha ocorrido.
O que você aprendeu neste artigo?
Neste artigo você aprendeu como criar uma cultura adaptativa e regular a relação entre qualidade e velocidade.
Cada Startup tem a sua própria realidade, por isso, cada empreendedor deve buscar encontrar o equilíbrio ideal conforme a cultura e contexto da sua organização.
Use com sabedoria a análise dos 5 Porquês para identificar oportunidades de melhorias em todos os processos da sua Startup, seja no desenvolvimento de produtos até ações de marketing.
Estamos chegando ao final da nossa jornada, no próximo artigo da séria “A Startup Enxuta” falarei sobre Como estimular a inovação. Até lá.
Dica:
Para aprender tudo sobre como a metodologia da Startup Enxuta consulte a página Startup Enxuta. Nela eu reuni e organizei todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
