por Lucas Retondo – especialista em Startups
Por que aprender a gerenciar os e-mails?
É segunda-feira de manhã e você se senta em sua mesa para iniciar mais uma semana de trabalho.
Você mal terminou de tomar o seu café e já sente o seu estômago embrulhado só de pensar em quantos e-mails estarão te esperando na sua caixa de entrada.
Se você lidera uma equipe grande, é bem provável que receba mais de 100 e-mails todos os dias.
E ler e responder todos esses e-mails leva muito tempo. Por isso, muitos líderes acabam ocupando o seu tempo com e-mails e deixando as suas tarefas importantes em segundo plano.
Ou, em outro extremo o líder desiste de ler e responder todos os seus e-mails e acaba deixando de se atualizar e acompanhar as mensagens importantes para o seu trabalho.
Em ambos os casos as consequências são desastrosas. Quando são sabemos gerenciar os e-mails efetivamente os projetos importantes ficam atrasados e começamos a ficar até tarde no escritório apenas para nos atualizar.
Por outro lado, quando usamos o e-mail adequadamente ele se transforma é uma ferramenta de comunicação incrivelmente útil.
Se você se sente hoje sobrecarregado com a quantidade de e-mails que recebe e precisa responder diariamente, não se desespere, este post foi escrito para você.
Neste artigo vou explorar 6 estratégias que você pode utilizar para gerenciar os e-mails de forma eficiente, se tornando assim mais produtivo e ao mesmo tempo bem informado. Boa leitura!
Nota:
Tenho consciência que as estratégias apresentadas podem não funcionar para todos. Portanto, use seu bom senso quando pensar em como adaptá-las para gerenciar os seus e-mails.
1. Verifique as mensagens em horários fixos
Verificar seu e-mail várias vezes durante o dia pode ser uma maneira eficaz de manter sua caixa de entrada vazia, porém é péssimo para a sua produtividade e concentração.
A constante interrupção e a distração que vem da multitarefa reduz drasticamente a sua produtividade e capacidade de entrar em um estado de fluxo.
Em outras palavras, ficar lendo os seus e-mails a cada nova mensagem recebida impede que você trabalhe em projetos de alto valor.
Para evitar isso estabeleça horários fixos para você verificar os e-mails ao longo do dia.
Por exemplo, você pode decidir que só verificará seu e-mail pela manhã, depois do almoço e no final do dia.
Alguns provedores de e-mail permitem configurar para “receber” e-mails somente em determinados momentos. Porém, se você não puder fazer isso, pelo menos, certifique-se de desativar alertas sonoros e visuais de novos e-mails.
E mais, procure otimizar o seu tempo reservando os períodos onde a sua energia e criatividade são menores para verificar os seus e-mails.
Por exemplo, se você é uma pessoa matutina (se sente melhor de manhã), procure ler e responder os seus e-mails no período da tarde. Assim você poderá usar a sua energia e criatividade da manhã nos projetos e tarefas mais importantes.
Agora, se você estiver preocupado com o fato de seus colegas, chefe ou clientes ficarem irritados ou confusos por você não estar respondendo aos e-mails deles rapidamente, explique que você só verifica os e-mails em determinados momentos e que eles podem ligar para você quando o assunto for realmente urgente.
E mais ainda, em algumas funções é necessário verificar o e-mail regularmente, especialmente se a sua empresa usa e-mail como a sua principal ferramenta de comunicação. Por isso, use seu julgamento com base na sua situação real.
2. Responda as mensagens simples imediatamente
Você pode perder horas lendo os seus e-mails se não usar esse tempo de maneira inteligente. Por isso, aplique a “Regra dos três minutos” quando ler os seus e-mails.
E o que é a “Regra dos três minutos”?
Quando ler e responder o e-mail levar menos de três minutos para ser feito, faça isso imediatamente, mesmo que não seja uma prioridade alta.
A ideia por trás desta estratégia é que leva demora mais ler o e-mail, criar uma tarefa e fazer mais tarde do que apenas cuidar da tarefa agora.
O custo vs. benefício de planejar tarefas rápidas não fecha.
Por outro lado, se ao bater o olho no e-mail você perceber que levará mais de três minutos para ler e responder, programe um horário na sua agenda para fazer isso ou adicione esta ação na sua lista de tarefas.
Para facilitar a identificação dos e-mails mais complexos, use os sinalizadores e marcadores do seu provedor de e-mail para destacar as mensagens importantes.
E mais, fiquem atento também para distinguir as mensagens que são direcionadas a você e as mensagens que você está apenas copiado.
É muito comum os membros da equipe copiarem os líderes nos e-mails apenas para mantê-lo informados sobre as suas ações. Por isso, ao perceber que o seu nome no campo “CC” em vez do campo “Para”, considere arquivar este e-mail em uma pasta “Para ler” e resolvê-lo quando tiver tempo.
Dica:
Para aprender a como organizar as suas tarefas leia o artigo Lista de tarefas.
3. Organize as suas mensagens por ação
Você consegue imaginar a sua caixa de entrada de e-mail vazia, sem nada? Parece bom demais para ser verdade não é mesmo?
Embora manter a sua caixa de entrada de e-mails completamente vazia possa ser considerada uma meta irrealista, manter nossa caixa de entrada limpa nos torna mais organizados e ajuda a eliminar o estresse.
Para isso uma boa prática é criar o seu próprio sistema de arquivamento para ajudar você a gerenciar os e-mails mais facilmente.
Eu por exemplo gosto de usar as seguintes categorias para organizar os meus e-mails: “Itens para ação”, “Aguardando resposta” e “Arquivo”.
Ao organizar os meus e-mails desta forma, fica fácil atualizar a minha lista de tarefas, pois é necessário analisar somente as mensagens armazenadas nas pastas “Itens para ação”, “Aguardando resposta”.
Porém, se três categorias forem muito simplistas para suas necessidades, você pode criar um sistema de categorização mais detalhado.
Por exemplo, você pode criar uma pasta para cada projeto em que está trabalhando ou ter uma pasta definida para cada um de seus clientes ou representantes de vendas.
A grande vantagem de criar pastas específicas para o processamento dos e-mails é a facilita na hora de pesquisar por e-mails antigos.
Quando você tem os seus e-mails organizados em categorias, ao invés vasculhar todo os seus e-mails, você pode simplesmente pesquisar nessa pasta específica e achar mais facilmente o que deseja.
4. Use regras e filtros automáticos
A maioria dos provedores de e-mail, como o Outlook e o Gmail, permitem que você estabeleça regras e filtros que classificam os novos e-mails em pastas automaticamente.
Portanto, depois de criar as categorias da estratégia anterior, configure regras para automatizar as classificações.
Por exemplo, use o campo “remetente” para identificar os e-mails das pessoas importantes como o seu chefe, clientes e sócios. Ou, use o campo “assunto” para categorizar os e-mails de relatórios recebidos periodicamente.
Ao usar as regras automáticas não será necessário arquivar manualmente boa parte dos seus e-mails. Isso permite a você ter mais eficiência ao gerenciar os e-mails.
5. Redirecione as mensagens não essenciais
Atualmente é muito comum recebermos regularmente e-mails com boletins informativos, blogs e feeds de artigos.
Estas mensagens muitas vezes contem conteúdos úteis, porém o momento mais adequado para consumi-los nem sempre é na hora que elas chegam.
Por isso, para não perder nenhum conteúdo interessante, procure criar regras para armazenar os conteúdos relevantes em pastas específicas para serem lidos em um horário conveniente.
E mais, supera a preguiça e cancele a assinatura quando receber um conteúdo irrelevante. Fica apagando as mensagens indesejada acaba custando mais a longo prazo do que dedicar alguns segundos para cancelar a sua assinatura imediatamente.
6. Crie bons hábitos na equipe
E por fim a estratégia mais importante, a melhor forma de lidar com os e-mails é não tendo e-mails.
Por isso, uma das melhores coisas que você pode fazer para limitar a quantidade de e-mails que você recebe é incentivando as pessoas a enviar menos e-mails.
Por exemplo, se certos membros da equipe enviam regularmente e-mails longos e extensos, informe-os. Diga-lhes com delicadeza, mas com firmeza, que, devido à demanda do seu tempo, você apreciaria e-mails que não excedam um ou dois parágrafos.
Incentive as pessoas a marcarem uma reunião ou fazem uma ligação quando desejarem debater algo mais complexo.
Além disso, promova boas estratégias de e-mail e comunicação em sua organização criando uma política ou manual de boas práticas para uso dos canais de comunicação.
E o mais importante, seja o exemplo do uso efetivo e eficaz de e-mails e mensagens para a sua equipe e organização. Lembre-se, liderar é dar o exemplo.
Conclusão sobre como gerencias os e-mails
É cada dia mais comum nos sentirmos sobrecarregados com a quantidade de e-mails recebidos diariamente.
Embora o e-mail seja uma ótima ferramenta de comunicação, as pessoas costumam abusar da quantidade e frequência de uso.
Por isso, aprender a gerenciar os e-mails efetivamente é uma obrigação hoje em dia para você manter a sua produtividade e aumentar a sua concentração.
E mais, tenha consciência que é impossível acabar com os seus e-mails. Porém é possível tornar a sua utilização eficaz para você e todos da sua equipe.
Portanto, adapte a aplique as estratégias discutidas neste artigo na sua equipe e organização. Cada vez seremos desafiados a lidar melhor com a quantidade crescente de informações que recebemos diariamente.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre gestão do tempo consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
