por Lucas Retondo – especialista em Startups
Você quer assistir uma aula rápida sobre os 10 erros de delegação mais comuns? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.
Por que é importante saber delegar as tarefas?
Você não pode ser um líder eficaz se não souber delegar as tarefas para a sua equipe.
Por um certo período, você pode até centralizar as tarefas, mas isso não é sustentável e não irá durar muito tempo.
Gerentes centralizadores ficam estagnados na carreira e acabam sobre carregados e estressados, eles estão constantemente lutando para manter a sua cabeça fora da água.
Você pode até achar que é uma perda de tempo delegar. Muitos gestores ficam em um dilema na hora de delegar porque acham que podem fazer o trabalho melhor que as outras pessoas.
Porém, não importa quão bom você seja, você precisará da ajuda da sua equipe para alcançar objetivos relevantes e fazer a sua empresa crescer.
Quando um gestor não delega, além de aumentar o seu estresse, o moral da equipe também sofre com a falta de confiança, medo e insegurança.
Este ambiente restrito dificulta o desenvolvimento dos membros da sua equipe e o seu próprio crescimento.
Neste artigo vou mostrar os 10 erros mais cometidos por gerentes ao delegar as tarefas. Assim você pode aprender com os erros dos outros para evitá-los. Boa leitura!
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Erro 1: Confundir delegação com treinamento
Esses dois conceitos, delegação e treinamento, são frequentemente misturados e tratados como sinônimos pelos gerentes.
Para ser claro, o treinamento visa melhorar o desempenho do funcionário ou ajudá-lo a atingir um nível necessário de conhecimento ou habilidade.
Já a delegação visa reduzir a carga de trabalho dos gerentes para que eles possam se concentrar em tarefas estratégicas e permitir que os subordinados cresçam no processo.
Quando um gerente delega uma tarefa a um subordinado, espera-se que o subordinado conclua a tarefa por conta própria, ou seja, espera-se que o subordinado já tenha os conhecimentos e habilidades necessárias para concluir a tarefa.
O gerente não deve se envolver na execução da tarefa, a menos que seja realmente necessário. O microgerenciamento da delegação fará com que ela se torne um treinamento.
Ao micro gerenciar, você acabará com o propósito da delegação que envolve a transferência de parte da autoridade e responsabilidade.
Além disso, você sofrerá os efeitos do microgerenciamento como redução do moral, insegurança, déficit de confiança e quedas de produtividade.
Por isso, a chave da delegação é não transformá-la em um treinamento. Para isso é necessário confiar no funcionário para executar a tarefa por conta própria. Eles podem precisar de alguma orientação no começo, mas não diga o que eles devem fazer, diga apenas o resultado esperado.
Erro 2: Falta de clareza
Uma comunicação clara é fundamental para uma delegação eficaz. Se você não permitir que o membro da equipe saiba “o que se espera dele” em termos claros e específicos, o resultado provavelmente ficará aquém do ideal.
É por isso que quando você está delegando uma tarefa, você deve especificar claramente qual é o resultado esperado e as condições envolvidas. Por exemplo, você deve ter clareza sobre:
- O resultado esperado em termos claros e mensuráveis;
- Porque o resultado é importante para a organização;
- O prazo para a conclusão da tarefa;
- A quantidade máxima de recursos que podem ser alocados;
- As ferramentas que podem ser usadas;
- As pessoas e áreas envolvidas ou impactadas;
- Quando e como serão feitas as reuniões de acompanhamento.
Na delegação não deve haver espaço para mal-entendidos ou imprecisões.
Por isso, procure passar todas as informações que você tem sobre a tarefas, não poupe detalhes e ajude o seu subordinado a ter sucesso.
Dica:
Para aprender o passo a passo da delegação efetiva leia o nosso artigo como delegar tarefas.
Erro 3: Escolher a pessoa errada
Se você delegar uma tarefa a alguém que não é capaz de executá-la, é impossível que o resultado atinja o patamar esperado.
Além disso, delegar as tarefas para as pessoas erradas pode levar a disputas, discordância e falta de respeito entre os seus subordinados.
Por isso, o segredo aqui é obter um conhecimento profundo sobre a sua equipe. É necessário conhecer os pontos fortes, habilidades, fraquezas e áreas de especialização de cada membro da equipe.
Desta forma você terá condições de escolher a pessoa certa para a tarefa certa.
Por exemplo, se uma pessoa tiver habilidades com matemática e raciocínio lógico, você poderá delegar tarefas relacionadas a estatísticas a esta pessoa.
Delegar a tarefa certa para a pessoa certa não torna apenas o trabalho mais eficiente, mas também o torna você um líder mais eficaz e o ajudará a desenvolver uma equipe mais forte e coesa.
Dica:
Para saber mais sobre uma metodologia capaz de ajudá-lo a alocar melhor as tarefas, leia o nosso artigo como delegar a tarefa certa para a pessoa certa.
Erro 4: Delegar e não monitorar
Delegar uma tarefa não significa que ela não é mais sua responsabilidade. A responsabilidade final é sempre do líder, por isso você deve delegar e não delargar.
E mais, embora você possa ter explicado a tarefa detalhadamente, isso não garante que a tarefa será concluída de acordo com as suas expectativas.
Por estes dois motivos você deve monitorar o progresso e pedir atualizações regulares sobre a execução da tarefa.
Isso ajuda você a garantir que o seu subordinado está no caminho certo. E você também pode intervir se houver algum erro ou problema grave, evitando assim desperdício de tempo, energia e recursos.
Para fazer um acompanhamento adequado você deve buscar o equilíbrio entre monitoramento e suporte. Você precisa dar às pessoas liberdade suficiente para que elas possam usar as suas habilidades e ao mesmo tempo acompanhar o seu trabalho.
Por isso, ao delegar uma tarefa, busque sempre definir junto com os seus colaboradores um cronograma para atualizações de progresso.
Erro 5: Querer o perfeccionismo
O perfeccionismo é muitas vezes um grande obstáculo para as pessoas agirem e conquistarem os seus resultados.
Se você é impulsionado pelo perfeccionismo, você provavelmente terá dificuldades na hora de delegar tarefas.
A sua obsessão por ser perfeito pode levar a constantes intromissões e microgerenciamento. Você nunca ficará satisfeito com o trabalho das outras pessoas e o resultado será reuniões e revisões intermináveis.
A busca pela perfeição acabará enlouquecendo os seus subordinados, além de dificultar a sua própria vida.
Por isso, se você é perfeccionista, permita que as pessoas completem as tarefas com 80-90% do seu nível de exigência.
Seu foco deve estar no progresso e evolução ao invés da perfeição. Abrir mão da perfeição extrema ajudará você a economizar tempo e se concentrar em coisas mais importantes.
Lembre-se, o ótimo é inimigo do bom.
Erro 6: Não compartilhar o crédito e reconhecimento
Quando você está delegando tarefas, não está apenas compartilhando a responsabilidade, você está compartilhando a autoria.
Por isso, seus colegas de equipe devem receber uma parte justa das recompensas e do crédito sobre o trabalho bem feito. Em outras palavras, não guarde os elogios ou os reconhecimentos para você.
Por exemplo, se a sua diretoria estiver satisfeita com o trabalho, informe aos seus subordinados. Isso não só mantém os níveis de motivação, mas também ajuda os subordinados a se desenvolverem e crescerem.
E mais, lembre-se de mencionar explicitamente os nomes dos funcionários que trabalharam com você em uma tarefa ou projeto. Assim, eles ficarão mais abertos e ansiosos para assumir mais tarefas delegadas.
Erro 7: Não saber o que delegar
Ficar na dúvida sobre quais tarefas delegar é um problema comum para muitos gerentes. De fato, nem todas as tarefas devem ser delegas.
Você pode responder as perguntas abaixo para saber quando uma tarefa pode ser delegada ou não:
- Existe alguém que tenha ou possa desenvolver os conhecimentos necessários para concluir essa tarefa?
- Esta tarefa fornece uma oportunidade de crescimento e desenvolvimento das habilidades da pessoa?
- Essa tarefa ocorrerá de forma semelhante ou repetitiva no futuro?
- Você tem tempo suficiente para delegar a tarefa efetivamente?
- Essa é uma tarefa que outra pessoa pode fazer ou é fundamental que você faça sozinho?
Quando respondemos “sim” a maioria destas perguntas, significa que a tarefa pode ser delegada.
Erro 8: Delegar muito de uma só vez
Alguns gestores esperam ficar sobrecarregados para delegar as tarefas para a sua equipe. Desta forma eles acabam delegando muitas atividades de uma só vez.
Apesar deles se sentirem aliviados após descarregar as tarefas na equipe, o resultado nem sempre é bom.
Nestes casos, o desespero e insegurança vão junto com a delegação. Os membros da equipe se sentem perdidos sem saber por onde começar e o que priorizar.
Por isso, a melhor forma de delegar é planejando com antecedência. Busque escolhas que façam sentido e de tempo suficiente para que as pessoas possam concluir as tarefas de forma segura.
Erro 9: Não permitir erros e falhas
Erros e falhas acontecem com todas as pessoas, isso é inevitável, mas pode ser controlado quando você delega corretamente e faz um acompanhamento regular.
Porém, trabalhar com a possibilidade zero de erros e falhas é impossível, por isso delegue somente quando houver tempo para remediar os possíveis erros.
E mais, procure não ameaçar ou deixar as pessoas com medo de cometer erros. Ao fazer isso você aumentará a possibilidade de o erro ocorrer.
Crie um ambiente onde as pessoas possam vir até você sem hesitação se algo der errado. Um ambiente onde as pessoas cometem erros permite aprendizado e crescimento.
Erro 10: Aceitar um trabalho parcialmente feito
Este erro é o mais comum, eu mesmo cometia ele com frequência no começo da minha carreira.
É dever do gestor verificar o trabalho concluído. Porém, muitas vezes o trabalho entregue não está 100% e aí entram os ajustes técnicos feitos pelo gerente.
Por mais que sejam detalhes, os ajustes feitos direto pelo gerente tem dois efeitos nocivos.
O primeiro é o tempo gasto, quando você delegou o trabalho era para ganhar tempo e não o contrário.
E segundo é, se você faz ajustes o subordinado que fez o trabalho não irá aprender nunca a fazer o trabalho completo e ainda por cima ficará chateado e desmotivado.
Por isso, não aceite trabalhos parcialmente concluídos. Faça a sua revisão e peça para o responsável pelo trabalho fazer os ajustes.
Assim você não perderá tempo fazendo ajustes em todos os trabalhos recebidos e os seus subordinados aprenderam a fazer um trabalho excelente com responsabilidade até o final.
Conclusão sobre erros de delegação
Gerente eficazes sabem que a delegação sem autoridade não é eficiente. Mas por que muitos gestores insistem em treinar os seus subordinados ao invés de transferir a eles parte da sua autoridade?
Não delegar efetivamente é um erro, pois além de sobrecarregar o próprio gestor, acaba com o moral, confiança e desenvolvimento dos membros da equipe.
Para superar esta barreira e delegar efetivamente procure compartilhar a autoridade e recompensas junto com a responsabilidade.
Procure comunicar claramente o resultado esperado e forneça todas as ferramentas, informações e recursos necessários para que o seu subordinado tenha sucesso.
Lembre-se, a produtividade de um equipe de alta performance é infinitamente superior ao desempenho de uma pessoa de alto desempenho!
E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender tudo sobre delegação de tarefas consulte a página trabalha em equipe. Nela nos reunimos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
