por Lucas Retondo – especialista em Startups
Você quer assistir uma aula rápida sobre como gerenciar as suas novas tarefas? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.
Por que aprender a gerenciar as suas novas tarefas?
Atualmente nós recebemos e analisamos uma grande quantidade de informações todos os dias.
Por exemplo, você provavelmente recebe dezenas de e-mails, telefonemas, mensagens, solicitações de reunião, faturas e outros documentos diariamente.
Ou seja, você tem que analisar todas essas informações e ainda ter tempo para trabalhar nas ações necessárias para atingir as suas metas e objetivos.
Logo, a pergunta que fica é: como podemos processar essas informações de forma eficaz e aumentar a nossa produtividade pessoal?
Para respondermos esta pergunta podemos usar a técnica de processamento de entrada de Allen.
Esta técnica é uma abordagem de senso comum que ajuda você a gerenciar as suas novas tarefas de forma eficaz e consistente.
Neste artigo, vou analisar essa ferramenta e explorar como você pode usá-la para gerenciar as suas informações recebidas diariamente.
Dica:
Para aprender a fazer a sua lista de tarefas recomendo a leitura do artigo Lista de tarefas.
Conhecendo a ferramenta de processamento de Allen
David Allen é especialista em produtividade e desenvolveu a sua técnica de processamento de entradas e a publicou em seu influente livro “Getting Things Done” de 2003.
A ferramenta, mostrada na figura abaixo, é um processo simples que ajuda você a gerenciar suas “entradas” de forma eficiente e sistêmica.
Para Allen uma “entrada” é algo que você precisa para agir. Ele define como “qualquer coisa que você tenha em seu mundo psicológico ou físico que não pertença onde está”.
Em outras palavras, “entradas” vão desde pensamentos que você teve sobre um novo projeto ou objetivo até e-mails e documentos que você recebeu.
O principal benefício de usar a ferramenta de Allen é que ela ajuda você a agir rapidamente em todas as novas tarefas que aparecem em seu caminho.
Isso significa que você pode se concentrar em seus objetivos em vez de se preocupar com algo que possa ter perdido ou esquecido.
A aplicação da ferramenta de Allen pode ser dividida em três etapas principais, sendo:
- Coletando;
- Processamento;
- Revisando (não mostrado no diagrama).
Vamos examinar cada um desses três estágios com mais detalhes e discutir como você pode aplicar esse processo para gerenciar as suas novas tarefas a seguir.
Dica:
Quer desenvolver mais rapidamente a sua gestão do tempo? Então faça o nosso teste gratuito Quais as suas habilidades de gestão do tempo.
Como aplicar a ferramenta de Allen?
A técnica de processamento de entrada de Allen pode parecer complexa, mas na verdade é muito simples e intuitiva.
Etapa 1: Coletando
Você recebe informações diariamente em vários formatos, como e-mail, cartas, textos, mensagens e notas de papel, bem como através de pensamentos e ideias.
O processo de “coleta” envolve reunir e organizar todas os diferentes tipos de informações recebidas que você precisa pensar e analisar.
O objetivo desta etapa é consolidar tudo o que você precisa para agir e definir como e onde você armazena essas informações até que você possa processá-las (etapa seguinte).
A chave para coletar essas informações de forma inteligente é garantir que você tenha um local apropriado para armazená-las antes de processá-las. Allen chama esses lugares de “baldes”.
Alguns bons exemplos de baldes são a sua caixa de entrada de e-mail, a bandeja de documentos da sua mesa, o seu bloco de anotações onde você anota novas ideias, o seu caderno com anotações das reuniões e as mensagens que estão no seu celular.
Acredito que você já esteja usando muitos estes baldes, acertei?
Porém, o segredo do sucesso para Allen está na forma como você organiza e lida com estes baldes.
Por exemplo, organize sua área de trabalho para que seus baldes estejam em lugares apropriados, tanto em casa, como no trabalho.
E mais, programe horários na sua agenda para analisar as novas informações coletadas. Ler todas as suas mensagens assim que elas chegam é bom para manter a sua caixa de entrada vazia, porém é péssimo para a sua concentração e produtividade.
Lembre-se que os seus pensamentos e ideias também representam um tipo de entrada e por serem mais intangíveis eles podem se perder facilmente.
Por isso, anote os seus pensamentos e ideias em um balde apropriado para garantir que não irá perder nenhum novo insight importante.
Para isso você pode usar aplicativos como o Evernote e Google Keep. Ou se quiser simplificar, você pode usar o bloco de nota do seu computador ou celular, ou ainda lhe enviar uma mensagem ou e-mail sempre que tiver que anotar algo.
Outra dica importante é ter o menor número possível de baldes de coleta de informações. Por isso, procure reduzir e se disciplinar a usar poucos locais de coletas.
Lembre-se de que você não precisa agir em nada que não seja urgente durante a etapa de coleta. Sim, isso exige muita autodisciplina, porém é importante para manter a sua produtividade em alta.
Etapa 2: Processamento
Depois de coletar as informações em locais apropriados você precisará processá-las adequadamente. Estas ações compõem a mais parte do fluxo apresentada na figura acima.
Em vez de processar suas novas tarefas assim que elas chegam, programe horários regulares para fazer isso.
Dependendo da sua rotina de trabalho, você pode ler os seus e-mails duas vezes por dia em determinados horários. Por exemplo, você pode ler os seus e-mails quando chega no escritório e logo após o almoço.
Agora para processar as suas novas tarefas, o primeiro passo é decidir se cada nova entrada é uma ação ou uma informação.
Para fazer isso, você deve se perguntar se a nova entrada é um item “acionável” ou “não acionável”.
- Itens acionáveis são entradas que precisam de alguma ação sua ou de outra pessoa. Por exemplo, um e-mail perguntando se você pode participar de uma reunião é algo que precisa da sua ação;
- Itens não acionáveis são entradas com as quais você não precisa fazer nada. Neste caso o próximo passo é decidir se você deve arquivar ou excluir esta nova entrada.
Uma vez identificado os itens acionáveis, o próximo passo é analisar se é uma tarefa rápida ou não.
Se você precisa de menos de 3 minutos para fazer a ação, faça imediatamente. Não faz sentido programar a execução de uma assim simples.
Este provavelmente será o caso do e-mail do exemplo anterior onde você precisa apenas dar uma resposta simples.
Já se a nova tarefa é mais complexa, demora mais de 3 minutos para ser feita, você deve adiar e programar a sua execução adequadamente.
Para isso, analise se a nova tarefa tem uma data específica para ser entregue.
Se sim, programa a execução da nova tarefa direto na sua agenda. Lembre-se de analisar quais são os insumos necessários para concluir esta atividade.
Já se não há um prazo determinado para concluir a tarefa, inclua a nova ação na sua lista de tarefas para que ela seja priorizada junto com as demais.
O último passo do processamento é arquivar a nova entrada adequadamente.
Etapa 3: Revisando
As duas primeiras etapas compõem a maior parte da técnica de processamento de entrada de Allen.
No entanto, a última etapa talvez seja a mais importante para você criar a disciplina e desenvolver a suas habilidades de gestão do tempo.
Na etapa de revisão você deve reservar um horário para analisar a sua lista de tarefas e agenda semanalmente.
Lembre-se, manter a sua agenda sempre organizada é mais fácil e gasta menos energia do que ficar fazendo grandes “faxinas” esporádicas.
E mais, é na revisão semanal que você analisa e conecta as suas ações do dia a dia com as suas metas de curto e longo prazo.
Portanto, faça a coleta e processamento das suas novas tarefas em horários específicos e semanalmente faça uma revisão completa da sua agenda e lista de tarefas.
Dica:
Para aprender a como organizar a sua agenda leia o artigo Agenda semanal.
Conclusão sobre como gerenciar as suas novas tarefas
A ferramenta desenvolvida por David Allen ajuda a organizar as novas informações recebidas em um fluxo lógico e simples.
O fluxo sugerido por ele é intuitivo, por isso é bem provável que você já faça algumas das ações recomendadas por ele hoje.
No entanto, a disciplina em organizar e analisar as suas novas tarefas em horários e locais apropriados é geralmente o nosso maior desafio.
Queremos estar sempre conectados, por isso deixamos as notificações de novas e-mails e mensagens ligadas.
Isso faz com que nós sejamos interrompidos com frequência. Limitando a nossa capacidade de concentração e reduzindo a nossa produtividade.
Portanto, use as dicas acima para melhorar a sua organização e processamento das informações, e principalmente, busque aumentar a sua autodisciplina continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre gestão do tempo consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
