Como dar um feedback construtivo corretamente?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Por que aprender a dar feedback construtivo?

Líderes eficaz se preocupam e se preparam na hora de feedbacks. Eles sabem que se entregue corretamente, o feedback tem o potencial de inspirar e motivar as pessoas. Por outro lado, quando mal entregue o feedback pode perturbar e desmotivar os seus liderados.

Por isso, saber dar feedback construtivo é uma parte essencial das responsabilidades de um líder. Explorar com sabedoria o que está indo bem, e mostrar com empatia e especificidade o que pode melhorar é a melhor maneira de ajudar seu time a atingir as suas metas pessoais e objetivos organizacionais.

Porém, como tudo, é mais fácil falar do que fazer. Para construir uma cultura organizacional onde os feedbacks construtivos são bem-vindos é necessário ter um processo estruturado e consistente. Só assim você tornará o seu time aberto ao feedback.

É aqui que o modelo de feedback CEDAR pode ajudar. Ele foi projetado para ajudar as organizações a desenvolverem uma cultura de feedback baseada na colaboração.

Neste processo de feedback as ordens não são de cima para baixo. Pelo contrário, este modelo incentiva as pessoas a assumirem a responsabilidade por suas próprias carreiras e desenvolvimento.

Assim, para ajudá-lo a criar uma cultura aberto ao feedback, neste artigo, mostrarei detalhadamente como aplicar o modelo CEDAR em sua equipe e organização.

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O que é o feedback construtivo?

O feedback construtivo é utilizado para encorajar e apoiar as pessoas a mudarem o seu comportamento ou corrigem erros recorrentes.

Ele é uma poderosa ferramenta para alinhar as expectativas entre líder e subordinado, além de ser fundamental para o desenvolvimento dos membros da sua equipe.

Portanto, saber quando e como aplicar o feedback construtivo é crucial para você se tornar um líder eficaz.

Por ser um processo estruturado, o feedback construtivo demanda planejamento e preparação por parte do gestor. Se você não se preparar é muito provável que você não consiga manter o foco durante as conversas.

Por isso, ter um modelo para organizar as sessões de feedback construtivo é muito importante. Daí vem a relevância de aprender a usar o modelo CEDAR que falarei a seguir.

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O que é o modelo de feedback CEDAR?

CEDAR é um framework criado pela especialista em liderança e gerenciamento Anna Wildman em 2003.

O modelo CEDAR é usado em mais de cem países e tem por finalidade estruturar conversas de feedback de uma maneira positiva. Ele permite que o indivíduo, e não o gerente, assuma a liderança nas discussões sobre seu próprio desempenho.

E o que significa CEDAR:

• Contexto
• Exemplos
• Diagnóstico
• Ação
• Revisão

O modelo CEDAR pode ser usado em qualquer organização, mas ele é mais bem-sucedido quando usado em empresas que já possuem uma forte cultura de feedback.

Nestas organizações o feedback é integrado à vida cotidiana. As pessoas confiam umas nas outras para falar sobre desempenho.

Desta forma, as pessoas se sentem seguras para oferecer, receber e responder positivamente aos feedbacks.

Portanto, é importante que você trabalhe para desenvolver uma cultura de feedback dentro da sua equipe ou organização. Apesar usar o modelo CEDAR pode não ser suficiente para elevar o desempenho. Explicarei como você pode fazer isso a seguir.

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Como construir uma cultura de feedback?

A melhor maneira de construir uma cultura aberta ao feedback é conversando com as pessoas sobre como elas gostariam que fosse este processo.

Quando você coloca os membros da sua equipe no controle da situação, você aumenta o comprometimento e os coloca como protagonistas. Assim é mais provável que eles acreditem e comprem a sua intenção de criar uma cultura de feedback.

Para isso, fazer uma reunião com todos e comece incentivando as pessoas a identificar o que elas coletivamente valorizam quando dão e recebem feedback.

Em seguida, discuta com eles em quais situações os elogias e críticas são bem-vindos. Procure explorar como os comentários ajudam a melhorar o desempenho individual e coletivo através de exemplos reais.

Uma vez identificado os benefícios dos comentários, incentive o seu time a chegar a um acordo sobre um conjunto de padrões de feedback que lhes permita criticar e falar de uma forma positiva e construtiva, mesmo quando as opiniões são conflitantes.

Por exemplo, as pessoas podem se comprometer a formular os seus comentários de uma determinada maneira ou a não falar sobre os problemas internos com pessoas de fora da equipe.

Em suma, é importante discutir com a equipe como eles querem receber os feedbacks. Assim eles ficarão mais abertos as sugestões e aceitarão as críticas como pedidos.

Mas o seu trabalho como líder não acaba com a discussão, uma vez alinhado os padrões, você deve incentivar a sua equipe através do exemplo. Afinal de contas, como líder, o seu papel é demonstrar os comportamentos corretos nas suas próprias atitudes.

Por isso, siga à risca o padrão alinhado com a equipe. E mais, dê o exemplo pedindo e aceitando os feedbacks de braços abertos. Mostre para as pessoas que todos, inclusive você, estão em um processo contínuo de desenvolvimento.

Agora, para tornar a cultura de feedback ainda mais promissora, tenha consciência que as pessoas também têm preferências pessoais.

Por isso, alinhe padrões adicionais de feedback individualmente. Por exemplo, pergunte as pessoas da sua equipe como elas gostariam que as conversas começassem quando se tratasse de um assunto difícil. Isso permitirá que você ajuste seu processo de feedback e melhore sua eficácia individualmente.

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Como dar um feedback construtivo?

Agora que você já sabe como criar uma cultura aberta para dar e receber feedbacks, chegou a hora de falarmos como usar a estrutura do CEDAR para fazer as pessoas se responsabilizarem pelo seu próprio desenvolvimento.

A seguir vou mostrar detalhadamente as cinco etapas do CEDAR:

Etapa 1: Contexto

Um feedback construtivo de qualidade é mais do que apenas reconhecer as conquistas e destacar áreas para desenvolvimento.

Trata-se de ajudar as pessoas a entenderem como o feedback em curso se encaixa no quadro geral do seu desempenho e nos objetivos da organização.

Para que isso aconteça, é importante que você e membro da equipe pensem sobre o contexto em que ele trabalha de forma mais ampla.

Você pode ajudá-lo a criar esta visão geral explicando como e por que seu desempenho é importante para a organização. Fale para ele sobre como a atividade em questão gera valor para a empresa como um todo.

Portanto, comece o seu feedback construtivo explicando por que o seu desempenho é importante organização, quem ou qual área é afetada pelo seu trabalho e qual o impacto que o comportamento atual causa em seus colegas e empresa.

Etapa 2: Exemplos

Dar exemplos vivenciados ajuda a validar a sua opinião e torna o seu feedback mais específico. Também permite que você se concentre em situações reais, tornando seu feedback mais direcionado e significativo.

Portanto, antes de chamar o seu funcionário para uma sessão de feedback, identifique exemplos que você vivenciou o comportamento inadequado.

E lembre-se, feedback é dado em primeira pessoa (eu), ou seja, evite contar com boatos ou rumores.

Mas atenção, limite o número de exemplos a um ou dois por sessão de feedback. Muitos exemplos costumam amedrontar as pessoas e pode fazer com que você perca o foco da sessão.

Por isso, seja o preciso, específico e objetivo nos exemplos apresentados. Não use termos ambíguos ou generalizações como “nunca”, “todos” e “sempre”.

É crucial certificar-se de que a pessoa entendeu e compreendeu de forma clara o contexto e os exemplos antes de passar para a etapa três do CEDAR, o diagnóstico. Se a pessoa não internalizar estas informações, as próximas etapas não serão efetivas.

Etapa 3: Diagnóstico

Entender por que nos comportamos e agimos de determinada maneira nos ajuda a diagnosticar quaisquer são as nossas crenças e pensamentos mais profundos.

Quando entendemos as razões por trás do nosso comportamento nos colocarmos em uma posição melhor para mudar o nosso padrão e nos desenvolver.

Desta forma, temos uma melhor compreensão dos gatilhos emocionais que estão por trás dos nossos comportamentos e quais conhecimentos e habilidades nós precisamos adquirir para mudar a nossa reação.

Portanto, nesta etapa do processo de feedback deixe o membro de sua equipe assumir a liderança da sessão.

Convide ele a compartilhar a sua opinião sobre a situação que você apresentou e o apoie a identificar a origem do seu mal comportamento através de perguntas abertas como:

• O que levou você a se comportar desta maneira?
• O que fez você reagir desta maneira?
• Qual emoção você sentiu?
• Qual era a sua intenção ao agir assim?
• O que você conseguiu com isso?

Certifique-se de escutar ativamente às respostas do seu liderado para obter uma boa compreensão das razões por trás de seu desempenho.

E lembre-se, não acelere a etapa de diagnóstico. Se vocês não diagnosticarem com precisão as causas e origens do desempenho da pessoa, qualquer plano de ação elaborado será superficial e ineficiente.

Etapa 4: Ação

Agora é hora de aplicar o que vocês aprenderam na etapa de diagnóstico para identificar ações e estabelecer metas através de um plano de ação.

Resista à tentação de assumir o controle da sessão de feedback nesta etapa. Não tente resolver os problemas em nome do seu membro da equipe com dicas e conselhos.

Em vez disso, incentive-o a cuidar de seu próprio crescimento pessoal explorando quais ações ele precisa tomar para resolver uma situação negativa ou para construir uma situação bem-sucedida.

Nesta etapa você pode usar as seguintes perguntas para apoiá-lo a achar as ações:

• O que você quer ao invés disso?
• Qual resultado você deseja alcançar?
• Quais ações você pode tomar para alcançar este resultado? O que mais?
• Como você pode usar os seus pontos fortes para alcançar este resultado?
• Qual apoio você precisa de mim e da equipe para isso?

Sim, você pode e deve oferecer sugestões e conselhos caso a pessoa precise de um empurrãozinho na direção certa. Porém, não faça isso antes de explorar as ações levantas por ela mesma.

E mais, nesta etapa você pode usar várias ferramentas para ajudar membro da sua equipe a desenvolver um plano de ação para seu próprio desenvolvimento.

Por exemplo, você pode usar o modelo SMART para definição de objetivos ou a matriz de prioridades de ação.

O importante aqui é criar um plano de ação prático concentrando a sua atenção em tarefas que aproveitam ao máximo seu tempo, energia, talentos e oportunidades.

Etapa 5: Revisão

A etapa final da estrutura do CEDAR é organizar um cronograma de revisão com o membro da sua equipe.

As revisões regulares são essenciais por duas razões principais: primeira para monitorar o progresso do seu liderado, e segundo para ajudá-lo a solucionar problemas que ele possa encontrar ao longo da jornada para atingir as metas que vocês definiram na etapa quatro.

E mais, apoiar e celebrar os esforços aumenta a motivação e permiti que a pessoa incorpore os novos comportamentos em sua rotina de trabalho mais rapidamente.

Além disso, contato frequente com os membros da sua equipe permite identificar novas oportunidades de desenvolvimento continuamente.

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Conclusões sobre como dar um feedback construtivo

Saber aplicar feedbacks construtivos é fundamental para você se tornar um líder eficaz e incentivar os membros da sua equipe a assumirem a responsabilidade sobre o seu próprio desenvolvimento.

Neste artigo eu te mostrei o modelo de feedback CEDAR. Uma estrutura poderosa para facilitar as conversas de feedback construtivo.

O principal diferencial do modelo CEDAR é que sua preocupação em incentivar os membros da equipe a colaborar no processo de feedback e a assumir um papel mais ativo em seu próprio desenvolvimento pessoal.

Portanto, use este modelo para estruturar o seu processo de feedback construtivo, porém tenha consciência que dar feedback é uma habilidade a ser aprimorada continuamente.

Por isso, faça uma auto avaliação ao final de cada sessão de feedback para buscar formas de melhor a sua habilidade.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.