Como aumentar a sua produtividade trabalhando home office?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Por que aprender a trabalhar home office?

A primeira vez que eu trabalhei home office foi um desastre. Eu estava empolgado com a ideia de trabalhar em casa e ter mais equilíbrio entre a minha vida pessoal e profissional.

Porém, o resultado foi o contrário. No final da primeira semana de trabalho em casa eu estava estressado, bravo com o meu filho, triste com a minha esposa e com as minhas atividades atrasadas.

Lembro que não eu fiz nenhum planejamento para trabalhar em casa, eu simplesmente coloquei o meu laptop na mesa da sala e estava pronto para começar a trabalhar.

Doce ilusão, já na manhã do primeiro dia eu senti que havia algo errado. Nas minhas primeiras horas de trabalho em casa eu não produzi nada.

Como de costume, eu liguei o computador e fui pegar um café. Aproveitei a minha ida até a cozinha e coloquei os pratos que estavam na pia dentro da máquina de lavar.

Depois, quando sentei para trabalhar fui interrompido pelo interfone, era o porteiro avisando que chegou uma encomenda.

Voltei novamente para o computador, mas antes de começar a trabalhar resolvi ler as notícias e dar uma olhada nas minhas redes sociais. Fiquei mais de uma hora nisso.

Mas ok, depois de ver todas as minhas postagens, eu estava pronto para começar a produzir, foi quando a minha esposa ligou pedindo para pendurar a roupa no varal.

Pendurei a roupa e quando eu me toquei já estava na hora do almoço e eu não tinha produzido nada.

Isso mesmo, na minha primeira manhã de home office eu não li nenhum um único e-mail, não consegui fazer nada.

Trabalhar em casa pode ser muito produtivo, porém existem desafios a serem superados para que isso aconteça.

Fora do ambiente de trabalho e sem supervisão é mais fácil se distrair, assim como aconteceu comigo.

Por isso, para ter sucesso no home office é necessário ter disciplina e organização, caso contrário você não terá um dia de trabalho focado e produtivo.

Neste artigo, discutirei os benefícios e desafios de trabalhar home office e darei algumas dicas para ajudá-lo a trabalhar em casa de forma produtiva e bem-sucedida. Boa leitura!

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Quais os benefícios do home office?

Trabalhar em casa pode lhe trazer muito benefícios, os principais são:

• Evitar distrações como telefonemas casuais, reuniões improvisadas e interrupções de colegas;
• Flexibilidade no horário de trabalho, permitindo que você ajuste os seus horários conforme as suas necessidades e preferências quando possível;
• Reduzir as despesas e tempo gasto com deslocamentos, almoços e roupas de trabalho mais formais;
• Aproveitar o tempo economizado nos deslocamentos em outras áreas de sua vida, como família e hobbies.

Enfim, quando bem estruturado, o home office pode ajudar você a ter mais equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional. Além de aumentar a sua motivação e reduzir o seu estresse.

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Quais os desafios do home office?

Há vários desafios que você precisa considerar para obter os benefícios que falei anteriormente. Para ser bem-sucedido no home office você precisa:

• Evitar distrações, especialmente se outras pessoas, como esposa e filhos, estiverem por perto;
• Estabelecer uma rotina de trabalho equilibrada, caso contrário, a conectividade constante pode levar você a trabalhar mais e por mais tempo do que na empresa;
• Manter as interações com os seus colegas para evitar os sentimentos de isolamento e esquecimento;
• Ser produtivo sem ser supervisionado. Manter-se focado e disciplinado quando você não está sendo vigiado é um grande desafio para algumas pessoas;
• Ter uma boa comunicação para evitar desalinhamentos com os seus colegas e superiores.

Portanto, por mais atraente que pareça no começo, manter a sua produtividade em home office não é fácil, exige disciplina e organização.

Algumas pessoas amam a liberdade e têm a autodisciplina necessária para continuarem sendo eficazes trabalhando em casa. Já outras pessoas precisam se policiar para trabalhar em casa de forma eficaz.

E mais, algumas pessoas são naturalmente mais produtivas quando trabalham sozinhas, já outras sentem falta da energia e relacionamentos de um ambiente de trabalho movimentado e dinâmico.

Enfim, cada pessoa tem os seus próprios desafios na hora de trabalhar em casa. Por isso, agora eu vou te dar dicas e conselhos para você criar as condições perfeitas para o trabalho home office produtivo.

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Como aumentar a sua produtividade trabalhando home office?

Agora que você já conhece os desafios relacionados ao home office, chegou a hora de eu lhe dar algumas dicas poderosas para você achar o equilíbrio certo entre trabalho e vida pessoal e ser bem-sucedido trabalhando em casa.

1. Tenha um escritório

Tenha um espaço de trabalho dedicado e agradável dentro da sua casa. Não faça como eu fiz no começo, não transforme a sala de estar em escritório.

Procure dentro da sua casa um espaço que se pareça com um “escritório” real. Isso ajudará você a ter a sensação de que está no trabalho e o incentivará a ser mais produtivo.

Dê preferência use um cômodo que tenha uma porta para fechar. É quase impossível trabalhar efetivamente em casa se houver crianças ou outras pessoas por perto.

Portanto, busque um lugar onde você possa ficar isolado e não ser perturbado facilmente. Ter uma porta para fechar é a maneira mais eficaz de evitar possíveis distrações.

Se a sua casa não tem um cômodo sobrando para ser transformado em escritório, procure um local adequado que fique isolado da rotina da casa, o seu quarto por exemplo.

E mais, faça deste espaço um lugar agradável para se estar e o personalize com fotos da sua família e livros para criar o clima de escritório.

2. Tenha uma cadeira confortável

Se a sua cadeira é desconfortável, você provavelmente encontrará muitas desculpas para se levantar e ir para outro lugar. Além do risco de desenvolver problemas nas costas devido à má postura.

Por isso, investir em uma cadeira de escritório de alta qualidade é um dos melhores investimentos que você fará ao trabalhar em casa.

Ter uma cadeira de escritório ergonómica além de aumentar a produtividade, irá prevenir possíveis problemas de saúde.

Portanto, ter uma cadeira confortável e ergonómica é essencial para você conseguir trabalhar em home office de forma sustentável.

3. Tenha uma mesa adequada

Organização é um dos pilares da produtividade, e na sua casa não é diferente. Por isso, certifique-se de que a sua mesa é grande o suficiente para o seu tipo trabalho.

Por exemplo, se você é um arquiteto provavelmente precisará de uma mesa grande o suficiente para abrir as plantas e todas as ferramentas utilizadas no seu dia a dia.

Já se você trabalha com informática, provavelmente precisará de menos espaço, porém necessitará de compartimentos adequados para o computador e periféricos.

E mais, certifique-se de que você tem tudo que precisa para o seu trabalho próximo, ou seja, mantenha as ferramentas essenciais que você precisará acessíveis.

Ter os recursos necessários para executar o seu trabalho em mãos reduz a frustração e evita ter que sair do seu escritório. Evitando assim possíveis distrações.

E por fim, mantenha a sua mesa sempre arrumada. Para isso, dedique alguns minutos no final de cada dia para organizar a sua mesa.

E lembre-se, manter a organização é ainda mais importante se você não tiver um espaço de trabalho exclusivo.

4. Estabeleça uma rotina

O nosso cérebro funciona por repetição, por isso ter uma rotina torna o nosso dia a dia menos cansativo e mais produtivo.

Por isso, estabelecer uma rotina diária é fundamental quando você trabalha em home office. Eu sei que é tentador, mas não é recomendado você trabalhar de pijama e pantufas.

Para tornar o seu dia de trabalho produtivo, é necessário estabelecer uma rotina igual à que você teria se tivesse que ir até a empresa.

Portanto, procure acordar sempre no mesmo horário, faça a sua higiene pessoal, coloque uma roupa de trabalho, tome o seu café da manhã e vá para o trabalho.

A grande diferença é que você irá andar apenas alguns metros para chegar ao trabalho, porém a sua rotina será muito parecida.

E lembre-se de fazer pausas regulares para você sair do seu trabalho, da mesma forma que você faria na empresa.

Por exemplo, tenha um horário regular para o almoço, faça intervalos para comer lanches rápidos e estabeleça o horário de fim do expediente.

Ao estabelecer uma rotina diária você dará ao seu dia um ritmo de trabalho e terá a sensação de normalidade.

5. Organize as suas tarefas

É comum as pessoas ficarem desorganizadas e perdidas quando começam a trabalhar home office, principalmente quando não tem um local de trabalho adequado em casa.

Por isso, é fundamental que você mantenha uma lista de tarefas atualizada, organizada e priorizada regularmente.

Para isso, faça uma lista com todas as suas tarefas e atividades em uma planilha. Depois ordene as tarefas da maior para a menor prioridade. Neste momento você pode e deve consultar o seu chefe se ficar na dúvida sobre o que priorizar.

Uma vez priorizada a sua lista de tarefas, você pode planejar o seu trabalho estruturando um plano de ação com prazos específicos para cada item. Isso garantirá que você está no caminho certo.

E mais, diariamente, revise o seu plano de ação para ter clareza sobre quais tarefas devem ser concluídas até o final do dia. Isso ajudará você a evitar a procrastinação e irá organizar o seu dia.

Outra dica interessante é intercalar a realização de tarefas difíceis com tarefas fáceis para manter o seu nível de energia e motivação sempre elevados.

Para isso, procure começar com uma tarefa considerada difícil e se mantenha firme até concluí-la. Depois, passe para uma tarefa mais fácil, assim você terá uma pausa mental para reestabelecer a sua energia.

Uma vez concluída a tarefa fácil, passe para outra tarefa difícil e assim por diante. Ao alternar entre tarefas difíceis e fáceis você irá aumentar a sua produtividade naturalmente.

6. Controle as suas atividades

Quando não temos supervisão a nossa responsabilidade aumenta. Precisamos nos auto gerenciar para manter uma rotina produtiva e focada.

Por isso, é importante manter um controle diário sobre as suas atividades. Para isso crie uma planilha de timesheet para você anotar todas as atividades realizadas, o tempo gasto e a data.

Ao ter uma planilha de timesheet você poderá identificar quando está sendo mais produtivo. Desta forma você terá como melhorar o seu planejando para realizar as tarefas mais complexas durante os horários mais produtivos.

E mais, ao ter um controle sobre as suas atividades você demonstrará profissionalismo e poderá compartilhar o seu controle com o seu chefe. Assim vocês poderão avaliar juntos se você está de fato investindo o seu tempo nas atividades prioritárias.

Ao compartilhar a sua planilha de timesheet com o seu superior além de reforçar o seu profissionalismo, você irá também tranquilizá-lo, diminuindo assim a sua necessidade de controle e supervisão.

Mas lembre-se, você não é uma máquina, fazer pausas curtas regulares pode ajudá-lo a se manter energizado e focado. Por isso, procure segmentar o seu trabalho e recompense-se com um intervalo de cinco ou dez minutos após concluir uma tarefa complexa.

Aproveite este intervalo para relaxar, tomar um café ou respirar um pouco de ar fresco. A liberdade usada com a responsabilidade é umas das grandes vantagens do home office.

7. Mantenha contato com seu gerente e colegas

Algumas pessoas gostam tanto de trabalhar sozinhas que acabam se isolando do mundo externo. Se você é uma delas se esforce para manter um contato regular com o seu superior e colegas.

Os seus colegas de equipe precisam saber que você está disponível e o seu chefe tem que saber que você está trabalhando de maneira produtiva e objetiva.

Por isso, se possível, redirecione o telefone do escritório para o seu smartphone e garanta que os seus colegas, clientes e fornecedores saibam a melhor forma de falar com você.

E mais, use a tecnologia para se fazer presente. Por exemplo, serviços de mensagens instantâneas como o Slack, o Skype e o Google Hangouts fornecem uma forma direta de você entrar em contato com colegas de trabalho e vice-versa.

Usar estes aplicativos pode ser particularmente útil para manter você conectado com as pessoas. Através deles vocês podem compartilhar informações, fazer atualizações rápidas e vídeo chamadas.

Outra grande vantagem de usar aplicativos é que você pode evitar interrupções definindo o seu status como “ocupado” quando for conveniente.

8. Vá ao escritório regularmente

Trabalhar em home office não significa nunca mais ir na empresa. Por isso, se esforce para passar pelo menos um dia da semana na empresa.

O contato pessoal é e sempre será importante. Por mais tecnologia que usemos, uma conversa presencial nunca será totalmente substituída por uma vídeo conferência.

Por isso, se programe para ir a empresa com frequência. De preferência, escolha dias em que o escritório estará mais cheio e com a presença do seu chefe.

Uma boa dica é escolher dias com eventos agendados após o trabalho. Assim você poderá passar um tempo de qualidade e informal com os seus colegas.

Cultivar relações pessoais e presenciais lembrará as pessoas que você faz parte da empresa. Além de ajudar você a evitar a solidão e sentimentos de não pertencimento.

9. Descubra como se motivar

Você ama trabalhar em casa? Então lembre-se diariamente que a sua empresa pode tirar esse seu privilégio se você não tiver um bom desempenho.

Se isso não é suficiente para manter você motivado e focado no trabalho, busque outras formas e táticas de se automotivar.

Por exemplo, você pode se recompensar com um bombom ou café especial depois de concluir uma tarefa importante.

Outra forma de se automotivar é ter clareza sobre quais são os objetivos organizacionais e como as suas atividades ajudam a empresa a alcançá-los.

Para isso estabeleça metas diárias e semanais relacionadas aos objetivos organizacionais. Isso ajudará você a manter o foco nas coisas que importam para você e sua organização.

10. Identifique e elimine distrações

É incrível como nós nos distraímos mais fácil em casa do que na empresa. O ambiente doméstico é cheio de atrativos. Por exemplo, uma TV ligada é suficiente para acabar com a sua concentração.

Por isso, faça um diário com as coisas que fazem você perder o foco e desenvolva estratégias para evitá-las. Muitas vezes a simples ação de fechar a porta do seu escritório já é suficiente.

Quando estamos em casa, outras distrações comuns é se deixar levar pela internet ou ficar checando as suas redes sociais minuto a minuto.

Para evitar estas distrações desligue as notificações do seu celular e reserve um horário na sua agenda para navegar nos seus sites favoritos e verificar as suas redes sociais. Você pode fazer isso antes de começar a trabalhar e antes de parar para o almoço por exemplo.

11. Estabeleça limites

Umas das reclamações mais comuns das pessoas que fazem home office é a sensação de estar trabalhando o tempo todo.

O laptop e o smartphone que usamos para trabalhar em casa são úteis para nos manter conectados com os nossos colegas, porém quando mal administrados podem nos deixar com a sensação de que estamos sempre trabalhando.

Esta conectividade permanente em um primeiro momento dá a impressão de estarmos trabalhando o tempo todo. Porém, com o tempo, pode levar ao estresse e burnout.

Por isso, estabeleça limites e procure não ficar conectado o tempo todo. Por exemplo, alinhe com o seu chefe e colegas em quais horários você estará ausente e off-line.

E mais, procure não ficar conectado durante as refeições, momentos em família, finais de semana e feriados.

Que fazer um teste, desligue o seu smartphone duas horas antes de dormir todas as noites e perceba como a qualidade de sono e disposição melhoram.

Portanto, estabelecer limites para o uso de laptops e smartphones ajudará você a separar a sua vida profissional da sua vida pessoal.

12. Treine os seus filhos

É praticamente impossível produzir um trabalho complexo com qualidade quando você tem crianças pequenas por perto.

Por isso, certifique-se de que você tem uma pessoa confiável para cuidar dos seus filhos e ensine-os que quando você estiver no escritório eles não devem te incomodar ou chamar.

Para tornar o aprendizado mais fácil você pode colocar uma placa na porta do seu escritório para ajudá-los a se lembrar disso.

Por exemplo, faça uma placa colorida usando a cor verde para informá-los quando eles podem entrar no escritório, e a cor vermelha quando eles não podem te incomodar.

Mas atenção, não seja muito rígido. Uma das maiores alegrias de trabalhar em casa é estar por perto quando os seus filhos voltam da escola por exemplo.

Portanto, não se esqueça de reservar um tempinho para aproveitar esses prazeres simples proporcionados pelo trabalho home office.

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Conclusões sobre como trabalhar em home office

O trabalho home office é cada vez mais comum nas empresas. Ele ofereça muitos benefícios como horários flexíveis e o fim dos deslocamentos.

Porém, o home office traz também alguns desafios como a falta de comunicação com a sua equipe, distrações domésticas e a tentação de procrastinar devido à falta de supervisão.

Mas a boa notícia é que você pode adotar as estratégias mostradas neste artigo para superar esses desafios e aproveitar o seu tempo extra para curtir a sua família e hobbies.

Por isso lembre-se, para você aumentar a sua produtividade trabalhando home office é necessário observar três aspectos básicos:

• Local de trabalho: tenha um espaço de trabalho adequado e confortável. Dê preferência um local onde você possa ficar isolado;
• Gestão do tempo: sabia gerenciar corretamente o seu tempo para continuar cumprindo os seus prazos trabalhando home office;
• Comunicação: é fácil se desligar de seus colegas quando você trabalha em casa. Por isso, mantenha uma boa comunicação com o seu chefe e colegas de equipe.

Assim, ao tomar as ações necessárias para adaptar a sua rotina em casa, você conseguirá manter a sua produtividade em alta e ao mesmo tempo terá mais qualidade de vida.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.