Como delegar a tarefa certa para a pessoa certa?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Você quer assistir uma aula rápida sobre como delegar a tarefa certa para a pessoa certa? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.

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Qual a importância de delegar a tarefa certa para a pessoa certa?

Digamos que você seja o técnico da seleção brasileira de futebol e tem a missão de convocar os jogadores que irão disputar a próxima copa do mundo.

O seu objetivo é ganhar o campeonato, e para isso você deve estar se fazendo a seguinte pergunta: o que eu preciso fazer para ter um time campeão?

É obvio que a resposta para esta pergunta não é trivial, são muitas as variáveis. Porém, podemos imaginar os seguintes critérios básicos:

• Saber quais são as regras do jogo;
• Ter as melhores estratégias de jogo;
• Ter os melhores jogadores em cada posição;
• Treinar o time para jogar bem coletivamente;
• Etc.

Enfim, são muitas os critérios e possibilidades, mas para ter um time campeão será sempre necessário ter os melhores jogadores disponíveis em cada posição. Não adianta montar um time com 10 atacantes ou 10 zagueiros.

Um time campeão sempre tem os jogadores certos nas posições certas. E mais, cada jogador sabe qual é o seu papel, responsabilidade e contribuição para a equipe.

Nas empresas, as equipes de alta performance funcionam da mesma maneira, cada membro da equipe tem uma responsabilidade específica e contribui com o máximo dos seus talentos para o sucesso do time.

Mas como delegar a tarefa certa para a pessoa certa?

Neste artigo, vamos explorar como um modelo simples chamado BALM pode ajudar você a colocar os melhores jogadores nas melhores posições e obter os melhores resultados possíveis. Boa leitura!

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O que é o modelo BALM?

O modelo BALM é um processo de quatro estágios que você pode usar para alocar as tarefas aos membros da equipe que estão melhor preparados para realizá-las.

A sigla BALM vem do inglês e significa:

• Break down: dividir os objetivos da equipe em tarefas específicas e individuais.
• Analyze: analisar as competências necessárias para executar cada tarefa;
• List: listar as competências de cada um dos membros de sua equipe;
• Match: combinar as competências dos membros da equipe com as tarefas.

Sugestão, para aplicar o modelo BALM você pode usar post-its de várias cores e colocá-los em uma mesa.

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Como usar o modelo BALM?

Agora vamos examinar mais detalhadamente o modelo BALM e analisar como você pode usá-lo para alocar tarefas certas para as pessoas certas.

Para usar o modelo BALM você vai precisar de post-its de várias cores e uma mesa para colocá-los.

1. Quebre os objetivos em tarefas individuais

O primeiro passo para usar o modelo BALM é identificar as tarefas específicas que permitirão o seu time atingir seu objetivo ou concluir seu projeto.

Para quebrar os objetivos em tarefas individuais, comece anotando os pontos que compõem o objetivo. Depois, para cada ponto, pergunte “o que nós precisamos fazer para concluir este ponto” e anote.

Uma vez levantados os principais pontos, pergunte novamente “o que nós precisamos fazer para concluir este ponto”?

Repita este processo para identificar o que precisa ser feito para concluir cada ponto do objetivo até que as ações sejam individuais, ou seja, detalhe os pontos até que as ações possam ser feitas por uma única pessoa.

Depois de listar todas as tarefas individuais que precisam ser feitas para alcançar o objetivo, você pode usar o princípio de urgente e importante de Eisenhower para classificar as tarefas em ordem de prioridade.

2. Analise as competências necessárias para cada tarefa

Uma vez listada todas as tarefas, pense nas habilidades, conhecimentos e atitudes necessárias para concluir cada uma das tarefas e anote essas competências nos post-its.

Para facilitar a visualização, procure anotar as competências iguais nos post-its com a mesma cor.

Lembre-se que para algumas tarefas, competências “soft skills” como negociação ou resolução de conflitos são tão importantes quanto habilidades técnicas ou qualificações formais.

3. Listar as competências de cada membro da equipe

Agora, avalie e classifique as competências de cada um dos membros da sua equipe e anote-as também post-its. Dê preferência, escolha uma cor diferente para cada pessoa.

Busque também identificar quais são os desejos de crescimento e desenvolvimento de cada pessoa na hora de listar as competências.

Para ajudá-lo a identificar as competências dos membros da equipe considere usar a descrição de cargo ou a matriz de habilidades.

4. Combinar as pessoas certas com as tarefas certas

Finalmente chegou a hora de alocar as tarefas certas para as pessoas certas. Para isso combine os requisitos das tarefas (etapa 2) com as habilidades de membros da equipe (etapa 3) movendo post-its em torno da mesa.

Neste momento você pode considerar ter uma pessoa de backup nas tarefas mais importantes para o caso de perder algum membro da equipe.

E mais, nesta etapa você pode descobrir algumas sobreposições ou lacunas de competências na sua equipe. Se esse for o seu caso, considere utilizar as duas etapas adicionais abaixo.

5. Identifique as sobreposições de habilidades

Ao descobrir que vários membros da equipe estão qualificados para executar as mesmas tarefas, você poderá optar por:

• Alocar os indivíduos mais qualificados às tarefas mais importantes. Isso lhe dá um grau maior de certeza de que as tarefas serão concluídas com um alto padrão de qualidade; ou
• Alocar as tarefas aos membros da equipe competentes, porém menos sênior. Isso pode reduzir os seus custos e desenvolver os membros da equipe menos experientes.

Não existe uma fórmula mágica para determinar qual é a melhor opção, falarei mais sobre como você pode proceder na próxima sessão deste artigo.

6. Identifique as lacunas de habilidades

Para preencher as lacunas de habilidades dos membros da sua equipe, você também tem duas opções:

• Treinar os membros da sua equipe; ou
• Contratar novos membros.

Geralmente o treinamento é mais barato que o recrutamento. Além do mais, você já conhece as pessoas envolvidas e seus pontos fortes e fracos, e eles estão familiarizados com o seu negócio e método de trabalho.

Se você for direto para o mercado, uma pessoa recém-formada sem experiência prática pode levar muito tempo para se tornar eficiente.

Por outro lado, se você  contratar um especialista para o trabalho, há uma boa chance de que a pessoa seja capaz de chegar na empresa entregando e inovando nesta área.

Porém, o recrutamento pode ser caro e demorado, por isso vale a pena estar ciente dos riscos envolvidos.

Além disso, você pode não precisar de um funcionário em tempo integral para uma tarefa única ou projeto de curto prazo. Se este for o seu caso, considere contratar um freelancer ou um terceirizado.

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Obtendo os melhores resultados do modelo BALM

Embora o processo do BALM seja bastante simples, existem várias maneiras de refiná-lo e torná-lo mais eficaz.

Use as dicas abaixo para tirar o maior proveito possível deste modelo.

Envolva as pessoas

Você não precisa tomar todas as suas decisões de alocação de tarefas sozinho. Na verdade, muitas vezes é melhor envolver os outros líderes e os próprios membros da equipe.

Eles podem ter informações valiosas sobre os requisitos específicos de cada tarefa e sobre suas próprias habilidades e capacidades. Eles também podem se sentir mais valorizados e provavelmente apoiarão as suas decisões se forem consultados com antecedência.

Desenvolva as pessoas

Em sua essência, o BALM é uma ferramenta para inserir as pessoas nos processos da maneira mais rápida e eficiente possível.

A busca pela eficiência na alocação das pessoas é especialmente importante se você estiver sob pressão ou trabalhando com prazos apertados.

Porém, o modelo BALM também ajuda você no desenvolvimento das competências da sua equipe no longo prazo.

Ao identificar os membros da equipe que tem parte das habilidades necessárias para executar uma tarefa específica. Você pode treiná-los nessas habilidades para aumentar a sua confiança, desempenho e motivação.

Isso aumentará a capacidade da sua equipe de entregar resultados consistentes ao mesmo tempo que evitará perdas na produtividade devido as ausências ou demissões.

Equilibre as demandas

Tome cuidado se você tem um funcionário supermotivado na sua equipe. Evite dar muitas tarefas para as pessoas que sempre dizem “sim”.

Concentrar as tarefas em poucas pessoas pode causar ressentimentos nos outros membros da equipe se eles se sentirem negligenciados.

E mais, ao concentrar as atividades você pode sobrecarregar alguns em detrimento do desenvolvimento de outros membros da equipe.

Comunique-se claramente

Boa comunicação é uma parte fundamental para a alocação de tarefas bem-sucedida.

Ao atribuir as tarefas, certifique-se de que cada membro da equipe esteja claramente informado sobre o que é necessário fazer e quando entregar.

Defina o papel de cada pessoa e defina suas responsabilidades individuais, autoridade e responsabilidade (usar a Matriz RACI pode ser útil aqui).

E mais, elaborar um contrato de equipe também é uma ótima maneira de descrever a missão, estrutura e formas de trabalho do seu time.

Monitore o progresso

Às vezes, apesar dos seus melhores esforços para combinar a pessoa certa com a tarefa certa, o indivíduo não tem o desempenho esperado.

Procure resolver essa situação o mais rápido possível. Primeiro, converse com o membro da equipe que está com baixo desempenho e procure entender se o prato dele está muito cheio ou se ele acha a tarefa chata.

Depois, procure formas de resolver o problema. Uma solução pode ser transferir a tarefa para outra pessoa por exemplo.

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Conclusão sobre como delegar a tarefa certa para a pessoa certa

Não existe uma metodologia 100% garantida na hora de delegar a tarefa certa para a pessoa certa.

Porém, o modelo BALM é simples e pode ser bastante útil para ajudar você a alocar as tarefas certas aos membros certos da equipe.

Para obter os melhores resultados com o modelo BALM, procure envolver as outras pessoas em suas decisões de alocação de tarefas e equilibre os requisitos das tarefas com as necessidades de desenvolvimento da equipe.

Delegar a tarefa certa para a pessoa certa é fundamental para formar um time campeão. Por isso, investir tempo e esforço nessa atividade nunca é demais.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.