Como fazer uma descrição de cargo com significado?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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O que é uma descrição de cargo?

A descrição de cargo, ou job description em inglês, é um documento que descreve as atividades, responsabilidades, qualificações e competências de um cargo ou posição.

Normalmente, o modelo deste documento é elaborado pelo departamento de recursos humanos ou gestão de pessoas. Porém a sua utilização e benefícios é de toda a organização.

Infelizmente, muitos gestores só atualizam e utilizam a descrição de cargo no processo de recrutamento e seleção quando o RH os obriga.

Porém, para escrever as descrições de cargo é necessário analisar as competências, listar habilidades e mapear as metas e objetivos, ou seja, é necessário fazer um planejamento estratégico de pessoas.

Desta forma, bons gestores não vêm as descrições de cargo como mera burocracia do RH. Pelo contrário, eles usam este documento como uma ferramenta estratégica na gestão da sua equipe.

Por isso, se você pensa que as descrições de cargos são apenas formulários ou que não fazem sentido para a sua organização, está na hora de mudar de ideia lendo este artigo.

Nele nós vamos explicar os benefícios e razões para fazer as descrições de cargo da sua equipe. Além de mostrar um passo a passo de como fazer. Boa leitura!

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Quais os benefícios de uma descrição de cargo?

Uma boa descrição de cargo lista os requisitos de uma função e dá a cada membro da equipe uma ideia clara e precisa do que você espera deles.

E mais, ao criar as descrições de cargo da sua equipe você estará criando também uma estrutura para gerenciar o desempenho, avaliar as pessoas e dar feedbacks.

Além disso, a descrição de cargo é um documento dinâmico e vivo. Isso permite aos gestores alinhar papéis individuais com as metas da equipe e a visão da empresa, principalmente em ambientes onde as funções mudam rapidamente.

Quando bem-feita, uma descrição de cargo responde as seguintes perguntas dos seus colaboradores:

• Quais são as minhas principais responsabilidades e prioridades?
• Quais são os meus fatores críticos de sucesso?
• Por que o meu trabalho é importante?

Em outras palavras, uma descrição de cargo bem-feita transmite significado e senso de propósito para os seus subordinados.

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Como usar as descrições de cargo?

As descrições de cargos são uma parte essencial do gerenciamento do trabalho de qualquer organização.

Um bom gestor utiliza as descrições de cargo para:

• Fornecer significado para as pessoas: através das descrições de cargos os seus subordinados sabem por que o seu trabalho existe e compreendam o seu valor;
• Gerenciar o desempenho das pessoas: com elas é possível alinhar e definir um conjunto de expectativas e métricas de desempenho;
• Dar às pessoas senso de prioridades: com um job descripton as pessoas sabem no que se concentrar e em que não perder tempo;
• Estabelecer um plano de carreira: as descrições de cargos definem a estrutura organizacional e auxiliam no planejando das necessidades de pessoas.
• Definir um plano de desenvolvimento: elas também ajudam a identificar as necessidades de treinamentos dos funcionários.

Portanto, as razões para você elaborar e usar as descrições de cargo vão muito além do processo de recrutamento e seleção.

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Por onde começar a fazer uma descrição de cargo?

Antes de começar a escrever uma descrição de cargo, sugiro que você colete algumas informações, como:

• Declarações de missão do departamento e da organização;
• Entrevistas com as pessoas que ocupam os cargos hoje;
• Anúncios já usados ​​para anunciar posições;
• Descrições de cargo antigas;
• Listas de competências e critérios de desempenho;
• Metas de desempenho;
• Organograma da empresa;
• Requisitos legais.

Estas sãos apenas algumas sugestões de informações úteis para elaborar uma descrição de cargo.

Porém, se você está começando do zero pode ser interessante também consultar informações de vagas similares na internet.

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Passo a passo para fazer uma descrição de trabalho

Após coletar as informações acima, comece a fazer as descrições de cargo organizando as informações por cargo ou posição.

Em seguida siga os 6 passos abaixo para elaborar uma descrição de cargo com significado para os seus subordinados:

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1. Identificação do cargo

Nesta seção você deve procurar responder as seguintes perguntas:

• Qual é o nome do cargo?
• Qual é a sua posição na hierarquia?

Comece escrevendo o nome ou título do cargo. Tenha em mente que títulos diferentes significam coisas diferentes para pessoas diferentes.

Por exemplo, em algumas organizações, uma secretária é a pessoa que faz tudo relacionado à administração do escritório. Em outras, a secretária cuida especificamente dos compromissos de um executivo.

Busque criar um título de cargo claro e usual dentro da sua organização. Inclua também informações do departamento e especifique a quem esta posição reporta (o chefe), quais sãos os subordinados (se houver) e indique a data de criação ou revisão da descrição de cargo.

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2. Objetivo do cargo

Nesta seção você deve definir a direção e o foco da posição. Em outras palavras, nesta parte deverá ser descrita a missão e visão do cargo em questão.

Comece ampliando a sua visão da posição para a organização e pense: por que está posição existe?

E mais, pense também em termos de desempenho e pergunte-se: o que uma pessoa nessa posição precisa fazer para satisfazer as minhas expectativas?

Assim, descreva o que esse trabalho realmente faz para a organização e para seus clientes em uma única frase. E lembre-se de descrever a posição e não a pessoa que atualmente ocupa este cargo.

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3. Descrição das responsabilidades e resultados esperados

Este é o coração da descrição de cargo. Nesta seção, você deve especificar o que o colaborador deve fazer para atingir o objetivo do cargo.

Está parte da descrição de cargo ajuda os funcionários a identificarem as prioridades e entender o que eles precisam realizar para atingir o objetivo declarado anteriormente.

Para elaborar a lista de responsabilidades e resultados esperados sugiro que você responda a 3 perguntas abaixo:

Quais as atividades essenciais deste cargo?

Comece identificando quais são as atividades essenciais que o ocupante desta posição deve fazer, muito bem feito, para atingir o objetivo do cargo.

Pense em quais sãos os fatores críticos de sucesso para começar a definir as responsabilidades vitais que esse cargo deve cumprir.

Quais são os resultados mais importantes?

Em seguida, inclua as métricas de resultado que indiquem como atender às expectativas e atingir as metas.

Use indicadores de desempenho para expressar os resultados esperados conforme as responsabilidades mapeadas anteriormente.

Como o resultado é realizado?

Por fim, descreva como o resultado é gerado. Em outras palavras, o que a pessoa deve fazer para cumprir as suas responsabilidades e atingir os resultados esperados?

Procure descrever as responsabilidades e a resultados em formato de ações e organizados por tópicos.

Algumas organizações agrupam as responsabilidades e incluem uma porcentagem do tempo alocado para cada grupo. Isso ajuda as pessoas a identificarem as suas prioridades e gerenciarem suas cargas de trabalho.

Porém, nem todas as posições podem ser avaliadas dessa maneira, então use seu julgamento para saber se incluirá ou não este percentual.

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4. Qualificações do cargo

Nesta seção você deve identificar e descrever quais as competências necessárias para exercer o cargo com sucesso.

Estas competências podem ser divididas em:

• Formação acadêmica;
• Habilidades técnicas;
• Histórico de trabalho;
• Experiência obrigatória;
• Experiência desejável;
• Treinamentos obrigatórios.

Vale a pena lembrar que está não é uma lista de qualificações da pessoa que ocupa a posição atualmente. Pergunte a si mesmo: o que uma pessoa qualquer precisa ter para atender aos requisitos do cargo?

Você deve consultar também as leis e acordos trabalhistas locais para garantir que suas qualificações profissionais não sejam discriminatórias ou ilegais.

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5. Características pessoais

Nesta seção você deve responder a seguinte pergunta: que tipo de pessoa é ótima para este cargo?

Para acertar na descrição e não ser discriminatório, procure identificar as:

• Características comportamentais;
• Valores individuais desejáveis;
• Habilidades interpessoais;

Em muitas empresas as sessões de “qualificações” e “características pessoais” são combinadas devido a sua complementaria.

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6. Informações complementares

Nesta última parte liste os requisitos especiais associados à posição que julgar relevantes. Por exemplo:

• Condições de trabalho;
• Riscos ocupacionais;
• Horário de expediente;
• Local de trabalho;
• Faixa salarial;
• Certificações específicas;
• Registro em conselhos;
• Verificação de antecedentes ou toxicológico.

Enfim, a descrição de cargo é um documento que varia de empresa para empresa. Por isso, procure colocar nela todas as informações importantes para a sua organização e departamento.

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Erros a serem evitados ao escrever uma descrição de cargo

Agora que você já aprendeu a escrever uma descrição de cargo completa, vamos falar sobre os erros mais comuns.

Assim você já pode começar a colocar este conhecimento em prática sem cometer erros básicos.

Não ser realista

Uma descrição de cargo deve ser uma representação realista das responsabilidades e qualificações necessárias do cargo.

É muito comum gestores colocarem nas descrições de cargo o histórico exato dos profissionais que ocupam a posição atualmente ou uma lista de desejos com milhares de competências.

Em ambos os casos a descrição de cargo passará a ser um documento inútil e burocrático. Por isso, procure ser realista e avaliar as competências do cargo, independente do ocupante atual.

Usar linguagem discriminatória

O uso de certas palavras ou requisitos na descrição de cargo podem ser interpretados como discriminatórios. Em alguns casos extremos podem chegar a ser considerados racismo.

Portanto, ao escrever uma descrição de cargo evite usar termos que diferenciam gênero, sexo, raça, cor, etnia, religião, origem ou idade.

E mais, verifique as exigências legais e garanta que todas as descrições de cargos estejam adequadas a elas.

Usar termos internos ou jargões

Internamente a sua organização pode mudar os nomes dos cargos e sistemas, porém na hora de usar a descrição de cargo para atrair candidatos externos isso pode se tornar um problema.

Por exemplo, uma empresa pode mudar o nome do “gerente de RH” para “gerente de talentos” internamente. Porém, na hora de divulgar uma vaga é desejável que ela use o termo mais usual no mercado (neste caso RH).

Caso contrário, esta descrição interna (gerente de talentos) poderá excluir muitos candidatos externos.

Portanto, se a sua organização costuma usar nomes de cargos diferentes dos usuais, crie um campo adicional na descrição de cargo com o nome de mercado. Desta forma você evitará problemas na hora de usar a job description no processo de recrutamento e seleção.

Não atualizar regularmente

Atualmente as empresas estão evoluindo e se reinventando constantemente. Por isso, as descrições de cargos devem ser atualizadas regularmente para refletir as exigências necessárias dos cargos e mercado.

É muito comum as empresas empenharem um grande esforço inicial para fazer todas as descrições de cargos devido alguma exigência ou projeto, e depois esquecerem este precioso documento.

Muitas vezes, os gestores só lembram e atualizam as descrições quando vão fazer um novo processo de recrutamento.

Para transformar as descrições de cargo em um documento estratégico você deve utilizá-la em todos os processos relacionados a gestão de pessoas. Por exemplo, elas devem ser usadas no recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, feedback, plano de sucessão etc.

Ao utilizá-las ativamente no processo de gerenciamento de pessoas, você não só irá usufruir os benefícios de ter as descrições de cargo, como também tornará mais fácil e natural a sua atualização.

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Conclusão sobre descrição de cargo

As descrições de cargo são tão importantes que se tornaram uma documentação obrigatória para a certificação ISO 9001.

Mas infelizmente, para muitas empresas, elaborar as descrições de cargos não é uma alta prioridade.

Por isso elas acabam sido criadas com o tempo e refletem somente as habilidades e experiências dos titulares das posições.

Desta forma, as descrições de cargo criam pouco valor para a organização e passam a ser vistas como burocracias e perda de tempo.

Por outro lado, uma descrição de cargo forte e eficaz não é apenas uma lista de tarefas e responsabilidades. É uma descrição dos principais resultados esperados de uma posição.

Quando bem utilizada, esta ferramenta transmite a missão e propósito dos cargos para os seus colaboradores.

E mais, ela também passa a ser uma ferramenta estratégica para o planejamento organizacional, capacitação, preparação da força de trabalho e desenvolvimento dos planos de sucessão.

Enfim, quando bem-feitas e utilizadas, as descrições de cargos passam a desempenhar um papel importante no planejamento estratégico das organizações.

Por isso, invista mais tempo analisando as posições em sua empresa e entendendo quais são os principais resultados e fatores de sucesso de cada cargo.

Ao criar descrições de cargo criteriosas, você terá um documento que pode ser usado para planejamento e recrutamento, bem como para avaliar o desempenho individual e melhorar a eficiência organizacional da sua empresa.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.