Como delegar tarefas e responsabilidades da forma certa?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Você quer assistir uma aula rápida sobre como delegar tarefas? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.

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O que é delegar?

Delegar é dar para a outra pessoa a responsabilidade pela execução de uma tarefa, atividade ou projeto. Ou seja, quando um gestor delega, ele está transferindo a autoridade sobre aquela atividade para o seu subordinado.

Porém, a responsabilidade final sobre a tarefa sempre é do líder, ou seja, se as coisas derem errado a culpa será do gestor por ter delegado a tarefa para a pessoa errada, ou por não ter acompanhado a execução, ou por não ter explicado direito etc.

Enfim, delegar é uma via de mão dupla onde o líder transfere parte da sua responsabilidade e autoridade para o seu subordinado e recebe em troca mais tempo para trabalhar em outras atividades.

Por outro lado, o subordinado ganha mais autoridade e responsabilidade e em troca tem mais autonomia para usar as suas habilidades no trabalho.

Por estes benefícios, saber delegar tarefas é uma competência chave de um líder eficaz.

Para ajudar você a desenvolver as suas habilidades, neste artigo eu vou explicar tudo que você precisar saber sobre como delegar tarefas para sua equipe. Boa leitura!

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Por que delegar?

Mesmo o super-homem precisa da ajuda e suporte da Lois Lane para salvar o mundo.

Por isso, não tenha vergonha de pedir ajuda. Deixe o seu orgulho de lado e demonstre humildade e respeito pelos talentos e habilidades dos membros da sua equipe.

Tenha consciência que não existe sucesso sozinho. Para alcançar um objetivo relevante é necessário ter uma equipe. Por isso, reconheça as habilidades das outras pessoas e traga para o seu lado.

Assim você impulsionará o seu sucesso e de todos os membros da sua equipe. Lembre-se que sozinho as suas deficiências ficam mais expostas e você mais vulnerável.

Ao trabalhar sozinho, você limita a quantidade de tempo existente para gerar valor as outras pessoas e clientes. Por mais que você trabalhe e seja produtivo, sempre haverá um limite de tempo.

No entanto, se você é bom em seu trabalho, as pessoas vão querer mais do que isso. Elas vão exigir cada vez mais de você e isso pode levá-lo a uma sobrecarga de trabalho.

Sozinho você não conseguirá fazer tudo que as pessoas querem. E isso te deixará estressado, infeliz e sentindo que você está decepcionando as pessoas.

Por outro lado, se aprender a delegar seu trabalho para as outras pessoas, você irá contornar esta limitação de tempo e irá aproveitar esta oportunidade para crescer.

E mais, se você delegar bem, irá construir rapidamente uma equipe de pessoas fortes e bem-sucedidas, capazes de atender às demandas dos seus clientes e parceiros.

É por isso que a delegação é uma habilidade tão importante e absolutamente necessária para um gestor eficaz.

Mas se delegar é tão importante, por que muitas pessoas não delegam? Vamos falar mais sobre isso a seguir.

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Por que as pessoas não delegam?

Uma das formas de descobrir como delegar uma tarefa corretamente é entendendo por que as pessoas evitam delegar.

Entre os muitos motivos, acredito que o principal fator que impede as pessoas de delegar é devido ao grande esforço inicial.

Afinal de contas, o que é mais fácil, fazer sozinho a apresentação sobre as vendas do mês que você acompanhou diariamente ou pedir para um dos membros da sua equipe fazer?

Provavelmente você conhece os números das vendas no detalhe. É bem possível que você já tenha sonhado com a apresentação algumas vezes inclusive.

Por isso, é relativamente mais simples e rápido você sentar e fazer a apresentação do que delegar para alguém da sua equipe.

Também é bem provável que você ache esta tarefa divertida, mas a questão é: fazer uma apresentação é um bom uso do seu tempo?

Embora pareça ser mais fácil fazer a apresentação do que explicar a estratégia por trás das vendas para outra pessoa, há dois motivos principais que mostram ser melhor delegar essa tarefa para outra pessoa:

• Primeiro: se você tem a capacidade de liderar uma equipe de vendas, é provável que as suas habilidades sejam mais bem aproveitadas para desenvolver as novas estratégias comerciais. Por isso, ao fazer a apresentação sozinho você não fará o melhor uso do seu tempo.
• Segundo: ao envolver outras pessoas na elaboração da apresentação, você desenvolverá as competências dessas pessoas. Isso significa que, no próximo mês que precisar fazer a apresentação, você poderá delegar a tarefa com mais confiança de que ela será bem-feita e com muito menos envolvimento seu.

Portando, a delegação permite que você faça o melhor uso do seu tempo e habilidades. E ao mesmo tempo, ajuda os membros da sua equipe a crescer e se desenvolverem para alcançar seu pleno potencial na organização.

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Quando você deve delegar tarefas?

A delegação é vantajosa quando feita corretamente. Porém isso não significa que você deve delegar qualquer coisa.

Para saber quando a delegação é mais apropriada, há algumas perguntas-chave que você precisa responder:

Existe alguém que tenha ou possa desenvolver os conhecimentos necessários para concluir essa tarefa?

Delegar uma tarefa para uma pessoa sem condições de concluí-la pode ser um grande desastre.

Por isso, ao delegar você precisa ter certeza de que a pessoa que irá receber a tarefa tenha condições de executá-la, mesmo que em um padrão de qualidade inferior ao seu.

Esta tarefa fornece uma oportunidade de crescimento e desenvolvimento das habilidades da pessoa?

Delegar as tarefas certas para as pessoas certas é fundamental. Por isso, a cada nova delegação você deve avaliar se a pessoa que irá receber a tarefa irá se desenvolver.

É muito comum os gestores delegaram as tarefas sempre para as mesmas pessoas. Isso aumenta a produtividade por um tempo, mas depois o subordinado acaba se tornando um escravo da sua competência e se desmotivando.

Essa tarefa ocorrerá de forma semelhante ou repetitiva no futuro?

Muitas vezes o tempo necessário para delegar tarefas pontuais ou muito específicas não compensa.

Por isso, se a atividade em análise não fizer parte da sua rotina é bem provável que o custo vs. benefício da delegação não compense.

Você tem tempo suficiente para delegar a tarefa efetivamente?

Delegar não é delargar. Por isso, você deve avaliar se você tem tempo suficiente para delegar uma tarefa com qualidade.

Não adianta delegar de qualquer jeito. Para ter êxito na delegação você deve ter tempo disponível para fazer um treinamento adequado, para responder perguntas e verificar o progresso do trabalho.

Mas atenção, se você está sempre com a corda no pescoço e por isso nunca tem tempo para delegar. Isso pode ser um sinal de que você está com problemas na sua gestão de tempo e prioridades, pense nisso.

Essa é uma tarefa que outra pessoa pode fazer ou é fundamental que você faça sozinho?

Tarefas críticas para o sucesso de longo prazo, como recrutamento e seleção por exemplo, realmente precisam da sua atenção e dedicação exclusiva.

Assim como as tarefas com informações críticas ou sigilosas muitas vezes devem ser feitas somente pelos gestores.

Se você responder “sim” a maioria das perguntas acima é bem provável que valha a pena delegar essa tarefa ao invés de fazê-la sozinho.

Outros fatores da delegação

Além das perguntas acima, existem outros fatores que devem ser avaliados na hora de delegar uma tarefa. São eles:

• Qual o cronograma ou prazo para a tarefa?
• Quanto tempo está disponível para fazer o trabalho?
• Há tempo para refazer a tarefa se não for feito corretamente na primeira vez?
• Quais são as consequências de não concluir a tarefa no prazo?
• Quais as consequências se a tarefa não tiver a maior qualidade possível?
• Quais os impactos se a tarefa for mal executada?

Ao avaliar estes fatores você irá avaliar o ambiente onde a tarefa está sendo executada. Desta forma terá condições de mensurar os riscos e benefícios de delegar tarefa específica.

Vale a pena lembrar, que ter todas essas condições presentes não é garantia de que a tarefa delegada será concluída com êxito. Por isso, você também precisa considerar a quem você delegará a tarefa. Falaremos mais sobre isso a seguir.

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Para quem você deve delegar tarefas?

Uma vez avaliada se a tarefa deve ou não se delegada, o próximo passo para uma delegação bem-sucedida é escolher a pessoa certa para receber esta responsabilidade.

Para encontrar a pessoa certa você deve avaliar os seguintes fatores:

Experiência, conhecimento e habilidades da pessoa

• Quais conhecimentos, habilidades e atitudes a pessoa já possui?
• Você tem tempo e recursos para fornecer o treinamento necessário?

Estilo de trabalho da pessoa

• Quão independente é a pessoa?
• O que ele ou ela quer de seu trabalho?
• Quais são seus objetivos e interesses de longo prazo e como eles se alinham ao trabalho proposto?

Carga de trabalho atual da pessoa

• A pessoa tem tempo para trabalhar nesta tarefa?
• Você precisa reorganizar as outras responsabilidades e cargas de trabalho da pessoa?

Ao analisar estes fatores você estará pronto para delegar as tarefas para as pessoas certas. Porém, você irá perceber que mesmo escolhendo a pessoa certa, ela possivelmente irá demorar mais do que você para concluir a tarefa.

Isso ocorre porque você é um especialista e a pessoa para a qual você delegou ainda está aprendendo a fazer aquela tarefa.

Por isso, seja paciente, se você escolheu a pessoa certa e está delegando corretamente, ela rapidamente se tornará competente e confiável para executar a tarefa melhor que você no futuro.

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O que você deve considerar antes de delegar tarefas?

Agora que você já sabe quando delegar uma tarefa e para quem. Vamos analisar o que você deve considerar antes de delegar tarefas.

Como toda atividade importante, a delegação também exige planejamento para ser feita corretamente e obter o resultado esperado.

Para se planejar e delegar com êxito, use os seguintes princípios:

Saiba claramente o resultado desejado

Antes de delegar você deve saber exatamente qual é o resultado desejado. Delegar é transferir a responsabilidade e autoridade sobre algo específico.

Por isso, só delegue quando você souber especificar os resultados desejados. Caso você não tenha visibilidade sobre os detalhes e desdobramentos da tarefa, delegue passo a passo, resultado por resultado.

Identifique claramente as restrições e limites

Novamente, delegar é transferir parte da responsabilidade e autoridade. Por isso você deve definir claramente qual o nível de autoridade que a pessoa que irá receber a tarefa terá.

Para isso considere analisar os seguintes níveis de autoridade:

• A pessoa deve esperar você dizer o que fazer
• A pessoa deve perguntar o que fazer
• A pessoa deve recomendar o que deve ser feito e depois atuar
• A pessoa deve agir e depois relatar os resultados imediatamente
• A pessoa deve iniciar ação e informar os resultados periodicamente

E mais, sempre que possível, inclua as pessoas no processo de delegação. Peça a ajuda delas para decidir quais tarefas devem ser delegadas e qual o nível de responsabilidade.

Alinhe responsabilidade com senioridade

Lembre-se que você deve delegar parte da responsabilidade. No entanto, você não pode delegar a responsabilidade final.

As consequências de um trabalho mal feito sempre cairá sobre o líder. Por isso, na hora de delegar procure alinhar o nível de responsabilidade com a senioridade da pessoa.

Por exemplo, ao delegar a responsabilidade de liderar um projeto complexo para um analista júnior você exigirá algo quase impossível. Um analista júnior não tem os conhecimentos e experiências suficientes para liderar um projeto complicado.

Por isso, quando você for delegar, procure combinar o nível de responsabilidade necessário para concluir a tarefa com êxito com a senioridade da pessoa.

Delegue para quem vai executar a tarefa

As pessoas que estão mais próximas da execução são as mais adequadas para receber a delegação da tarefa. Normalmente os executores têm um conhecimento mais apurado dos detalhes do trabalho.

Por isso, procure delegar as tarefas para as pessoas que irão executá-las. Desta forma você irá aumentar a eficiência no local de trabalho e ajudará as pessoas a de desenvolverem.

Caso você tenha líderes subordinados a você, procure delegar as tarefas em conjunto com eles. Para isso você pode primeiro definir junto com ele qual é a melhor pessoa para receber a tarefa. E depois, juntos, vocês podem fazer a delegação para a pessoa escolhida.

Forneça o suporte adequado

Para ter uma delegação com êxito é necessário fornecer um bom suporte para a pessoa. Por isso, esteja disponível para responder as perguntas e tirar as dúvidas.

A única forma de garantir o sucesso de uma delegação é através da boa comunicação e monitoramento contínuo. Fique próximo e disponível para a pessoa.

Concentre-se nos resultados

Preocupe-se com o resultado ao invés de detalhar passo a passo como o trabalho deve ser feito. Lembre-se que o seu caminho não é necessariamente o único nem o melhor caminho!

Por isso, permita que a pessoa escolha e controle seus próprios métodos e processos. Isso facilita o sucesso e aumenta confiança e motivação.

Evite delegação para cima

Se houver algum problema ou obstáculo, não permita que a pessoa transfira a responsabilidade pela tarefa de volta para você.

Faça perguntas para entender o problema e peça sugestões de soluções para a pessoa. Evite a tentação de fornecer respostas prontas.

Construa motivação e comprometimento

Mostre para a pessoa que irá receber a tarefa, como o seu trabalho irá impactar positivamente a organização e quais oportunidades futuras ele irá criar.

E mais, procure alinhar com ela um cronograma de pontos de verificação nos quais você analisará o andamento do trabalho.

Ao considerar cuidadosamente esses princípios antes e durante o processo de delegação, você descobrirá como delegar com mais êxito.

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Como você deve delegar tarefas?

Depois de ter avaliado quando, para quem e o que delegar, chegou a hora de delegar efetivamente a tarefa. Para isso você pode seguir o seguinte passo a passo:

1. Informe aos membros da equipe por que eles foram escolhidos para o trabalho;
2. Especifique o resultado que você espera de cada um deles;
3. Deixe claro as metas, prazos e recursos que eles tem para o projeto ou tarefa;
4. Alinhe as restrições e limites de autoridade;
5. Estabeleça o cronograma para atualizações de progresso conjuntamente;
6. Certifique-se que cada membro da equipe saiba que você quer perguntando: o que você vai fazer?
7. Combine como e quando você estará disponível para perguntas ou orientações;
8. Mostre qual é a importância do trabalho de cada membro para a organização.

Ao seguir estes passos você delegará as tarefas e responsabilidades de forma adequada.

Porém, delegar não é só comunicar o que deve ser feito, para ter êxito você precisa acompanhar a execução do trabalho como mostraremos a seguir.

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Como acompanhar a execução do trabalho?

Gerentes não devem micro gerenciar as atividades da sua equipe, mas isso não significa que devemos abdicar completamente do controle sobre as tarefas.

Para delegar efetivamente temos que encontrar o equilíbrio entre dar espaço suficiente para as pessoas usarem suas habilidades, ao mesmo tempo que monitoramos e apoiamos de perto o suficiente para garantir que o trabalho será feito de forma correta e eficaz.

Para isso você pode realizar reuniões de acompanhamento conforme o cronograma estabelecido durante a delegação das tarefas. Convoque as reuniões com antecedência e peça para as pessoas se preparem para as reuniões atualizando o status das suas ações.

Durante as reuniões de acompanhamento é comum surgirem dúvidas e pontos para tomada de decisão. Se a decisão for simples, tome a decisão e siga com a reunião.

Já se for uma decisão mais complexa, marque outra reunião somente com as pessoas envolvidas e dê prosseguimento a reunião. Valorize o tempo das pessoas discutindo somente assuntos de interesse comum.

E mais, em todos os projetos e atividades é normal ocorrerem atrasos. Imprevistos são comuns e inevitáveis. Para evitar que a reunião se torne um centro de lamentações, não procure justificativas.

Por isso, sempre que alguém perder um prazo, pergunte o que a pessoa vai fazer para concluir a tarefa ao invés de ficar questionando por que não foi feito. Assim você manterá as pessoas focadas na solução ou invés de procurar desculpas.

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Aceitação do trabalho final

O objetivo da delegação é sempre atingir um resultado específico. Por isso, o processo só termina quando você aceita o trabalho final.

Quando o trabalho delegado for devolvido a você, reserve tempo suficiente para analisá-lo completamente. Não seja daqueles gestores que desmotivam a equipe ao esquecer o que delegaram.

Se possível, aceite apenas trabalhos completos e de boa qualidade. Se você aceitar um trabalho no qual você não está satisfeito, o membro da sua equipe não aprenderá a fazer o trabalho corretamente.

E mais, ao aceitar um trabalho insatisfatório, você assume uma nova carga de trabalho para completar a tarefa. Isso não apenas sobrecarrega você, mas o prejudica a fazer seu trabalho corretamente.

Por outro lado, quando você receber um bom trabalho, certifique-se de reconhecer e recompensar o esforço da pessoa envolvida.

Como líder, você deve ter o hábito de elogiar os membros de sua equipe toda vez que ficar impressionado com o nível da entrega.

Ao reconhecer o bom trabalho você aumentará a autoconfiança e a eficiência dos membros da equipe para a próxima tarefa delegada. Assim todos ganham.

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Conclusão sobre como delegar tarefas

À primeira vista, a delegação pode parecer muito trabalhosa. No entanto, ao delegar de forma eficaz você expande enormemente a quantidade de valor que pode oferecer para os seus clientes.

Quando você organiza o seu tempo para trabalhar nas tarefas que têm a maior prioridade, todos ganham.

Delegar efetivamente é a receita do sucesso para você e todos os membros da sua equipe trabalharem em tarefas significativas e desafiadoras.

Por isso, não evite delegar, escolha as tarefas certas, identifique as pessoas certas e delegue da maneira certa.

Tenho certeza que você terá muito mais sucesso quando estiver delegando de forma eficaz!

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.