por Lucas Retondo – especialista em Startups
Você quer assistir uma aula rápida sobre como fazer a sua lista de tarefas? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.
Por que aprender a organizar a sua lista de tarefas?
Você se sente sobrecarregado com a quantidade de trabalho que precisa fazer?
Você anda perdendo os prazos ou esquecendo de fazer tarefas importantes?
As pessoas estão sempre te cobrando para que o trabalho seja feito?
Se você respondeu sim para as perguntas acima é bem provável que você precise aprender a fazer e manter atualizada uma lista de tarefas.
A lista de tarefas é uma ferramenta poderosa para você organizar e priorizar todas as tarefas que precisa realizar na sua vida pessoal e profissional.
Nela você irá primeiro listar tudo o que você precisa fazer e depois colocará as suas tarefas em ordem de prioridade das mais importantes para as menos importantes.
E mais, manter a sua lista de tarefas organizada é fundamental para você atualizar semanalmente a sua agenda e fazer uma boa gestão do seu tempo.
Sim, manter uma lista de tarefas atualizada é bastante simples. Porém é surpreendente a quantidade de pessoas que não consegue usá-la efetivamente.
Na verdade, é muito comum as pessoas começarem a fazer a sua lista de tarefas e depois de algumas semanas desistirem antes que este novo comportamento se torne um hábito.
Mas isso não precisa ser a sua realidade. Se você está determinado a atingir os seus objetivos eu tenho certeza que ao ler este artigo até o final e colocar em prática o passo a passo irá aprender a fazer a sua lista de tarefas efetivamente. Boa leitura!
Dica:
Para aprender a fazer o seu planejamento semanal leia o artigo Como organizar a sua agenda.
Qual a importância da lista de tarefas?
Ao manter uma lista de tarefas organizada, você garante que todas as suas tarefas sejam agrupadas em um único lugar. Só de fazer isso você garante que não esquecerá de nada importante.
E mais, ao agrupar as suas tarefas você pode priorizá-las adequadamente. Assim você saberá distinguir o que é importante para você atingir os seus objetivos, o que precisa de sua atenção imediata e o que pode deixar para depois.
Portanto, manter a sua lista de tarefas organizadas é fundamental para você concentrar o seu tempo nas atividades importantes da sua vida.
Ao fazer isso, você se torna mais produtivo, melhora a sua organização e se torna mais confiável e previsível.
Logo, ao fazer a sua lista de tarefas você se torna um membro mais valioso para equipe e aprimora a sua liderança.
Além disso tudo, ao transferir as ideias da sua mente para a lista de tarefas você irá aumentar a sua capacidade de concentração e experimentará menos estresse.
Pois você terá certeza que não esqueceu nada importante e que está usando o seu tempo da melhor forma possível.
Enfim, ao manter a sua lista de tarefas atualizada você supera a sobrecarga de trabalho, aumenta o seu foco nas atividades importantes e se torna capaz de realizar os seus sonhos.
Dica:
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Onde organizar a sua lista de tarefas?
Existem várias ferramentas diferentes para você organizar a sua lista de tarefas.
Se você gosta de usar papel e caneta, fazer a sua lista de tarefas em um caderno pode ser uma boa opção para você.
Já, se você gosta de usar a tecnologia, usar aplicativos especializados em lista de tarefas como o Google Tarefas, To do list, Evernote e Trello sejam as melhores opções para você.
Agora se você quer ter liberdade para organizar e editar a sua lista de tarefas como bem entender, usar softwares de bloco de notas, planilhas e editores de textos sejam opções mais interessantes.
Enfim, existe várias formas de organizar a sua lista de tarefas. Escolha aquela que você tem mais prazer e menos dificuldade em usar e comece por ela.
Como organizar a sua lista de tarefas?
Depois de decidir onde fazer a sua lista de tarefas, comece a organizar as suas tarefas através do seguinte passo a passo:
Passo 1: Anote todas as suas tarefas
O primeiro passo é você colocar na sua lista de tarefas todas as coisas da sua vida que exigem alguma resolução. Anote tudo que você sente que precisa de alguma ação sem filtros.
E mais, normalmente as caixas de entrada de e-mails, mensagens paradas e correio de voz estão cheias de ações pendentes, por isso não deixe de consulta-los na hora de montar a sua lista de afazeres.
Certifique-se de incluir na lista todas as suas tarefas na lista, desde pensamentos e ideias escritas em pedaços de papel até projetos inacabados, metas desejadas e objetivos pessoais.
Não se esqueça de incluir também as suas tarefas rotineiras como contas para pagar e consultas médicas, por exemplo.
Passo 2: Limpe a sua lista de tarefas
Depois de despejar todas as suas preocupação e desejos na sua lista de tarefas, releia-a analisando cuidadosamente a importância de cada item.
Analise se você controla o item colocado na lista. Se for um item fora do seu controle exclua da lista ou reescreva colocando o que você pode fazer.
Por exemplo, ao invés de colocar “ser promovido”, coloque as ações que você pode fazer para isso acontecer como “aumentar a minha produtividade” e “melhorar a minha comunicação”.
E mais, além de analisar se você controla ou não o item, verifique também se o item anotado é realmente relevante para você alcançar os seus objetivos.
Se o item não tiver relevância real exclua da lista de tarefas. Se você ficar na dúvida, mantenha ele na lista.
Passo 3: Agrupe as tarefas em projetos
Priorizar tarefa por tarefa é muito trabalhoso e pouco eficiente quando queremos aumentar o nosso foco e energia para atingir objetivos.
Por isso, a terceiro passo é você agrupar as tarefas individuais em projetos maiores conforme a sua sinergia e similaridade.
Por exemplo, as tarefas “arrumar espelho do banheiro” e “pintar a sala” podem entrar no projeto “melhorias na casa”.
Neste momento você pode incluir as suas metas e objetivos pessoais em projetos individuais com uma única tarefa por enquanto.
Após classificar todas as tarefas em projetos, agrupe os projetos e analise a coerência das tarefas classificadas dentro de cada projeto para conferir se a classificação inicial está correta.
Passo 4: Priorize os seus projetos
Uma vez identificados os seus projetos, o próximo passo é você priorizá-los.
Para isso, faça uma lista somente com os projetos e classifique a importância de cada projeto atribuindo notas de 1 (muito importante) a 5 (pouco importante).
Depois, ordene os seus projetos dos mais importantes para os menos importantes (menor para maior nota) e verifique a coerência das notas atribuídas.
Não se preocupe em atribuir a nota perfeita agora. Lembre-se, esta lista será revisada semanalmente.
Passo 5: Especifique as suas tarefas
Agora que você já sabe quais são os projetos mais importantes, analise as tarefas que você alocou neles para garantir que as tarefas estão bem descritas.
Para isso, pegue o primeiro projeto mais importante e analise as tarefas que foram agrupadas dentro nele.
A primeira análise envolve identificar e executar imediatamente as tarefas que levam menos de 3 minutos para serem executadas. Planejar tarefas rápidas custa mais caro do que fazê-las agora.
Depois de executar as tarefas rápidas, verifique se as tarefas que sobraram estão bem descritas analisando se elas são:
- Pequenas: uma tarefa deve durar no máximo 2 horas. Se a tarefa descrita for muito longa quebre em tarefas menores;
- Específicas: ao invés de colocar “arrumar mesa” coloque “arrumar os papeis e contratados que estão sobre a mesa”;
- Individuais: a tarefa deve ser executada por uma pessoa.
Após especificar as tarefas do primeiro projeto, repita o processo para as tarefas do segundo projeto mais importante e assim por diante.
Faça isso até ter uma quantidade de tarefas especificadas suficiente para fazer o seu planejamento semanal.
Passo 6: Classifique as suas tarefas
Depois especificar as tarefas dos projetos mais importantes, classifique-as conforme o seu grau de importância nas seguintes categorias:
- Urgentes: deve ser feita imediatamente para evitar problemas no futuro;
- Importantes: são necessárias para você atingir as suas metas e objetivos;
- Circunstanciais: são atividades que você é levado a fazer por outras pessoas;
Não se preocupe se todas tarefas de um determinado projeto ficarem com a mesma classificação, isso é comum e esperado.
Depois de classificar as tarefas especificadas, estime a tempo necessário para executar cada tarefa e verifique se você tem todos os recursos necessários para executá-la em colunas adicionais na sua lista de tarefas.
Passo 7: Coloque as tarefas na sua agenda
Agora que você já tem uma lista de tarefas especificas e priorizadas, o próximo passo é programar a data e hora da sua execução na agenda.
Para isso use as seguintes etapas:
- Filtre as tarefas que podem ser executadas agora;
- Filtre e programe primeiro a execução das tarefas urgentes;
- Se sobrar tempo, filtre e programe a execução das tarefas importantes;
- Se ainda sobrar tempo, filtre e programe a execução das tarefas circunstanciais
Não se desespere se você não conseguir incluir todas as tarefas na agenda, isso é normal e melhorará ao longo das próximas semanas.
Tenha consciência que a sua lista de tarefas nunca deixará de existir, por isso, acostume-se a sempre ter tarefas aguardando a vez delas de ser priorizadas.
Passo 8: Revise a sua lista de tarefas
E por fim o último passo, porém o mais importante.
Como mencionei no início do artigo, é muito comum as pessoas desistirem de manter a sua lista de tarefas atualizada.
Para que isso não aconteça com você, programe na sua agenda um dia é horário para atualizar a sua lista de tarefas semanalmente. Você pode fazer isso junto com a revisão do seu planejamento semanal por exemplo.
No dia da revisão programada, comece identificando as tarefas que foram concluídas totalmente e transfira estas para uma lista de tarefas concluídas.
Depois, identifique quais tarefas foram parcialmente concluídas e especifique o que ficou faltando na lista de tarefas em andamento e coloque na lista de concluídas a parte finalizada.
E por fim, inclua as novas tarefas que você identificou ou recebeu ao longo da semana e repita o processo repetindo os passos de 1 ao 7.
Conclusão sobre como fazer a sua lista de tarefas
Assim como a agenda, organizar uma lista de tarefas não exige técnicas e conhecimentos avançados, porém exige disciplina.
A maioria das pessoas iniciam o processo de aprendizado motivadas, porém acabam desistindo depois de algumas semanas.
Sim, fazer a sua lista de tarefas pela primeira vez pode ser um pouco assustador devido a quantidade de tarefas pendentes.
Porém, ficar guardando as informações na sua mente além de causar estresse e ansiedade, limita a sua capacidade de concentração e criatividade.
Portanto, use o passo a passo acima para fazer a sua lista de tarefas e melhore continuamente a suas habilidades. Lembre-se, ninguém nasce pronto e você merece realizar os seus sonhos.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre gestão do tempo consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
