O que é gestão de pessoas e como implementá-la na sua empresa?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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O que é gestão de pessoas?

O termo “gestão de pessoas” é muito utilizado nas empresas atualmente, porém ele tem dois significados distintos.

O primeiro significado de gestão de pessoas é direto e diz respeito as atividades exercidas por um líder no gerenciamento das pessoas e atividades de uma equipe de trabalho.

Já o segundo significado está relacionado ao departamento das empresas responsável por encontrar, selecionar, recrutar e treinar as pessoas.

Este departamento também é encarregado por administrar programas de renumeração e benefícios dos funcionários, entre outras responsabilidades.

Neste artigo, vamos falar somente do segundo significado. Assim, primeiro vamos contextualizar quais são os desafios da gestão de pessoas hoje, depois falaremos sobre a sua importância e responsabilidades.

Por fim mostrarei um passo a passo de como você pode criar um departamento de gestão de pessoas na sua empresa. Boa leitura!

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Qual a história da gestão de pessoas?

Antes de falarmos sobre os desafios atuais, vamos entender melhor qual é a nossa evolução sobre o conceito de gestão de pessoas?

O economista John R. Commons, cunhou pela primeira vez o termo “recursos humanos” em seu livro “The Distribution of Wealth”, publicado em 1893.

Porém, só durante a revolução industrial, ocorrida a partir da década de 1930, as empresas passaram a criar departamentos específicos para cuidar dos trabalhadores.

Nesta época surgiu o departamento pessoal responsável pela documentação de contratação, rescisão, registros em carteira, pagamentos de salários e benefícios, entre outras atividades consideradas hoje burocráticas.

Ao longo dos anos do século XX, ocorreu o crescimento dos sindicatos, e com isso a legislação de proteção aos trabalhos foram aprimoradas. A CLT por exemplo foi sancionada pelo presidente Getúlio Vargas em 1943.

Desta forma, a legislação trabalhista, e consequentemente as empresas, passaram a se preocupar mais com o bem-estar dos trabalhadores, assim surgiram os departamentos de “recursos humanos” na década de 1960.

Nesta época, as diretorias de recursos humanos passaram a focar na valorização dos funcionários e incorporam novas responsabilidades como a seleção, recrutamento, integração e treinamento dos funcionários.

As áreas de recursos humanos também passaram determinar as políticas e procedimento das avaliações de desempenho e desenvolvimento de planos de carreira.

No entanto, nos últimos anos o termo “recursos humanos” passou a ser visto como pejorativo por tratar as pessoas como recursos. Assim surgiram outros nomes para este departamento como “gestão de pessoas”, “gestão de talentos”, “diretoria de pessoas” etc.

Alguns pesquisadores chegam a separar as áreas de recursos humanos e gestão de pessoas, enquanto outros argumentam que o RH é uma parte da gestão de pessoas.

De qualquer forma, a essência continua a mesma, ou seja, o departamento de gestão pessoas da maioria das empresas continua sendo o responsável pela definição das políticas, procedimentos e práticas relacionadas administração do capital humano nas organizações.

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Quais os desafios da gestão de pessoas hoje?

Atualmente, os líderes enfrentam desafios sem precedentes. Com o aumento da tecnologia, eles precisam gerenciar e adaptar suas organizações para prosperar em um ambiente de mudanças e reviravoltas constantes.

Uma pesquisa do Instituto de Liderança da London Business School avaliou quais são os maiores desafios de 1.248 líderes empresariais. O principal desafio que os líderes destacaram é o envolvimento e comprometimentos dos funcionários.

Além disso, estes líderes empresariais também destacaram como outros grandes desafios o gerenciamento de talentos, a execução eficaz da estratégia e o trabalho colaborativo entre as equipes.

Como você pode observar, todos os principais desafios estão interligados e demonstram que as habilidades de gerenciamento de pessoas nunca foram tão importantes.

Além desta pesquisa, muitos outros estudos já foram feitos e destacaram inúmeros desafios relacionados ao gerenciamento de pessoas. Resumidamente os principais desafios são:

• Atrair os melhores talentos;
• Facilitar a mudança e adaptabilidade;
• Desenvolver novos líderes;
• Promover uma cultura de aprendizagem contínua;
• Incentivar e gerenciar a diversidade;
• Cuidar da saúde e bem-estar dos colaboradores;
• Administrar os conflitos entre gerações.

Os desafios da área de gestão de pessoas se tornam ainda mais pertinentes hoje devido ao crescimento da economia de serviços.

Hoje mais do que nunca as pessoas realmente são o ativo mais importante de uma organização.

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Qual a importância da gestão de pessoas?

A diretoria de gestão de pessoas é considerada por muitos estrategistas de negócios como o departamento mais importante de uma empresa.

Um departamento de recursos humanos é um componente essencial para o bem-estar dos funcionários em qualquer negócio, não importa o seu tamanho ou segmento.

Um bom departamento de RH é essencial para um local de trabalho produtivo e saudável para os funcionários. Com uma boa gestão de pessoas os funcionários são estimulados e engajados.

A ausência de um departamento responsável pela gestão das pessoas pode levar a:

• Práticas de contratação inadequadas;
• Gestão deficiente de benefícios;
• Baixo comprometimento com a organização;
• Aumento da rotatividade de funcionários;
• Ambiente de trabalho tóxico.

Além das perdas acima, um erro de interpretação da legislação pode causar sérios problemas legais para o seu negócio, além da maior insatisfação dos funcionários.

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Quais as responsabilidades da área gestão de pessoas?

Uma boa gestão de pessoas garante que uma empresa tenha todos os funcionários certos nos lugares certos a um custo justo.

E mais, o departamento de recursos humanos também ajuda a apoiar o desenvolvimento contínuo desses funcionários, proporcionando à empresa um capital humano valorizado.

Desta forma, podemos resumir as principais responsabilidade de um departamento de recursos humanos como:

• Gerenciar o recrutamento, seleção e promoção dos colaboradores;
• Desenvolver e supervisionar os benefícios dos funcionários e programas de bem-estar;
• Desenvolver, promover e aplicar políticas de pessoal;
• Promover o desenvolvimento de carreira e treinamento profissional;
• Fornecer programas de integração para novas contratações;
• Fornecer orientação sobre ações disciplinares;
• Garantir o cumprimento da legislação nos ambientes de trabalho;
• Servir como contato principal para acidentes no local de trabalho.

Como você pode observar são muitas as responsabilidades da área de gestão de pessoas, por isso, ter um departamento dedicado exclusivamente para isso não é um luxo e sim uma necessidade.

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Como criar uma área de gestão de pessoas do zero?

A maioria das empresas começam com o proprietário lidando diretamente com questões relacionadas a gestão de pessoas.

Normalmente, eles contam com a ajuda de um escritório de contabilidade para processar a folha de pagamentos e impostos, mas as outras atividades relacionadas ao gerenciamento das pessoas ficam sob a sua responsabilidade.

Depois, à medida que as organizações crescem, os gerentes de departamento passam a lidar com os problemas dos funcionários, enquanto a contabilidade continua processando a folha de pagamento e impostos.

No entanto, a estratégia de distribuir as tarefas de gestão de pessoas entre os gerentes e departamentos passa a não ser muito vantajosa quando as empresas passam a ter mais de 15 funcionários.

Neste momento, contratar um profissional RH passa a ser mais eficiente e produtivo. Este profissional terá muitas funções dentro da organização, como: consultor de conformidade, conselheiro de relações com funcionários, administrador de benefícios, recrutador e coordenador de segurança, entre outras responsabilidades.

Mas por onde ele deverá começar?

Não existe uma única maneira de implementar um departamento de RH, mas para te ajudar a entender quais são as etapas críticas vou propor um passo a passo a seguir.

1. Contratando o profissional certo

Na hora de contratar o profissional responsável por criar a área de gestão de pessoas, você deve procurar por um generalista ou gerente de RH com os seguintes atributos:

• Experiência em cargos generalista ou gerente de RH;
• Experiência com startups ou organizações de tamanho similares a sua;
• Nível de educação e certificações relacionadas a RH;
• Conhecimento das leis trabalhistas e outros problemas de conformidade;
• Capacidade de conduzir projetos de forma autônoma.

Contratar o profissional certo é o primeiro e mais importante passo para criar uma cultura de gestão de pessoas eficiente.

2. Alinhando as expectativas

Criar uma área de gestão de pessoas em uma empresa com mais de 15 funcionários não é uma tarefa fácil. Por isso, o primeiro passo é descobrir quais são as expectativas da organização.

Para isso, o novo responsável pelo RH pode começar fazendo as seguintes perguntas:

• Qual foi o propósito de criar o departamento de RH?
• Quem tomou a decisão de criar o departamento?
• Quem entende o funcionamento interno da organização?
• Quem toma as decisões dentro da empresa?
• Como as atividades de recursos humanos foram tratadas até agora?
• Qual é a cultura do local de trabalho?

Essas perguntas também podem ser utilizadas como um levantamento de necessidades se foram feitas em entrevistas informais para os principais funcionários e gerentes.

3. Entendendo o estado atual

Mesmo em uma organização sem um departamento formal de RH, políticas relacionadas a gestão de pessoas já foram criadas e as tarefas estão sendo executadas.

Em vez de começar do zero, o profissional de RH pode fazer um balanço das atividades que já estão sendo feitas atualmente na organização e avaliá-las.

Para fazer o levantamento dos processos atuais o novo responsável pelo RH pode fazer as seguintes perguntas:

Estratégia Organizacional

• Qual é a visão e missão organizacional?
• Quais são os objetivos estratégicos atuais da organização?

Folha de pagamento

• Existe um sistema de folha de pagamento?
• Como as horas trabalhadas são rastreadas?

Políticas

• A organização possui um manual do funcionário ou políticas escritas?
• Quando eles foram revisados ​​pela última vez?

Administração salarial

• Existe uma estrutura salarial formal?
• Quão recentemente foi atualizado?
• Os gerentes e funcionários estão satisfeitos com a estrutura atual?

Benefícios

• Quais benefícios são oferecidos?
• Os benefícios se ajustam às necessidades dos funcionários e da organização?

Recrutamento

• Qual é o processo de contratação?
• Onde os departamentos encontram bons candidatos?
• Quantas posições estão abertas atualmente?
• A organização tem descrições de cargo atualizadas?

Orientação

• A organização tem um processo de orientação para novas contratações?
• Quem é responsável pela orientação e pelo treinamento de novas contratações?

Desempenho

• As avaliações de desempenho são realizadas regularmente? Com que frequência?
• As avaliações têm critérios e formatos estabelecido?
• Os gerentes e funcionários estão satisfeitos com o processo atual?

Arquivos

• Os arquivos dos funcionários são mantidos com segurança?
• Os registros médicos e outras informações protegidas são mantidos separadamente dos arquivos dos funcionários?

Segurança

• A organização tem um plano de segurança? Onde é mantido?
• Existe um comitê de segurança?

Treinamento

• A organização realizou treinamentos recentemente?
• Existe um plano de treinamentos para os funcionários?
• Existem treinamentos obrigatórios?

Relações entre empregados

• A organização tem queixas não resolvidas ou investigações abertas?
• Qual é a frequência das investigações?
• Existe um padrão resolver essas questões?

Após este levantamento, o profissional de RH terá um mapeamento dos pontos críticos e saberá definir um plano de priorização.

4. Elaborando o orçamento inicial de RH

Uma responsabilidade do profissional de recursos humanos é alinhar o orçamento do departamento de RH com os objetivos estratégicos da organização.

Um orçamento envolve a coleta sistemática de informações e dados para que os recursos monetários necessários para apoiar os objetivos de uma organização possam ser projetados.

Os dados básicos necessários para criar um orçamento incluem:

• Número de funcionários projetados para o ano;
• Custos com salários, encargos e benefícios já incorridos no ano corrente;
• Novos benefícios ou programas planejados;
• Necessidades de treinamento recorrentes ou novos;

As projeções do orçamento podem ser simples ou complicadas e dependem muito da natureza das despesas e dos dados disponíveis.

5. Verificando as obrigações legais

O profissional de RH também precisa verificar se a organização possui um número de identificação do empregador no CAGED e atende todas as obrigações legais e fiscais.

Dependendo do tamanho e da estrutura da organização, essas funções podem ser gerenciadas pelos departamentos de contabilidade ou finanças.

6. Auditando a folha de pagamento

Certificar que o sistema utilizado para processar a folha de pagamento é uma alta prioridade para o profissional de RH.

A folha de pagamento deve ser administrada e auditada regularmente. Por isso o profissional de RH deve entender as leis federais e estaduais sobre salários e jornadas de trabalho.

Ele deve ainda verificar o cumprimento leis de descanso, insalubridade, periculosidade, registro e marcação das horas trabalhadas.

7. Definindo o plano de pessoal da empresa

O RH deve trabalhar junto com a administração para obter uma compreensão das necessidades e orçamento para elaborar o plano de pessoal.

Um plano de pessoal determinará a composição e o tipo da força de trabalho necessária para posicionar a organização para os objetivos de negócios atuais e futuros.

Para isso, o profissional de RH deve criar junto com os proprietários, fundadores e gerentes, um plano de pessoal de curto prazo (três a seis meses) e longo prazo (acima de um ano) para a organização.

8. Mapeando as posições em aberto

Se a empresa não tiver uma lista das posições abertas, o primeiro passo é compilar uma lista junto com os gerentes.

Com a lista de posições abertas é possível estabelecer um plano de recrutamento. Este é um bom momento para levantar preocupações referentes a alocação insuficiente de orçamento.

O plano de recrutamento deve incluir:

• Pré-requisitos para o cargo (formação, experiência etc.)
• Conjuntos de habilidades necessárias;
• Gerente responsável ​​pela contratação;
• Funcionários de RH envolvidos no processo;
• Fontes a serem usadas (networking, agências, faculdades ou internet);
• Recursos necessários (orçamento, tempo do pessoal);
• Cronograma previsto.

Em seguida, o profissional de RH deve iniciar o processo de divulgação através das fontes estabelecidas: networking, postagens no site da organização, quadros de empregos, empresas de recrutamento, sites de redes sociais, indicações de funcionários, feiras de empregos ou de carreira, recrutamento em faculdades etc.

9. Criando as descrições de cargo

Uma descrição de cargo é uma ferramenta útil em linguagem simples que explica as tarefas, deveres, funções e responsabilidades de uma posição.

Ela detalha quem executa um tipo específico de trabalho, como esse trabalho deve ser concluído e a frequência e a finalidade do trabalho.

As descrições de cargos são usadas por vários motivos, como a determinação dos níveis salariais, a realização de avaliações de desempenho, o esclarecimento de missões, o estabelecimento de títulos etc.

E mais, as descrições de trabalho também são úteis no planejamento de carreira, mapeamento de treinamentos e estabelecendo requisitos legais para fins de conformidade.

Uma descrição de cargo fornece ao funcionário um recurso claro e conciso para ser usado como um guia para o seu desempenho no trabalho.

10. Definindo as estruturas de salários

Desenvolver uma estrutura de remuneração justa e competitiva é um aspecto importante para atrair e reter talentos.

Construir uma estrutura de remuneração baseada no mercado a partir do zero engloba várias etapas:

• Reunir as informações básicas necessárias para alinhar os cargos;
• Determinar as fontes de dados de mercado e preparar os dados;
• Realizar análises e comparações de dados de mercado;
• Desenvolver as estruturas de remuneração;
• Calcular os custos das estruturas de salários;
• Implementar e avaliar as novas estruturas de remuneração.

Na hora de definir e atualizar a estrutura de salários é importante que profissional de RH análise e compare cargos simulares e o pacote de salários + benefícios.

11. Definindo o plano de benefícios

A organização precisa determinar quais benefícios são obrigatórios e quais benefícios voluntários deseja fornecer aos funcionários.

Segundo as leis federais, os benefícios obrigatórios são: Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), vale transporte, férias (acrescidas de 1/3) e décimo terceiro salário. Porém, devido a convenções coletivas do trabalho, alguns outros benefícios podem se tornar obrigatórios.

Entre os benefícios opcionais, os mais comuns são: vale refeição, plano médico, odontológico, cesta-básica, seguro de vida, previdência privada e parcerias de descontos com outras empresas.

Normalmente as pequenas organizações fornecem poucos benefícios devido ao custo envolvido. Porém, hoje vemos exemplos baratos e criativos de benefícios que são muito valorizados pelos funcionários, por exemplo: horário flexível, dias de folga, viagem incentivada etc.

Outra opção muito utilizada atualmente é contratar empresas que oferecem pacotes de benefícios para os seus funcionários.

12. Elaborando o manual do funcionário

Profissionais de recursos humanos reconhecem o manual do empregado como uma ferramenta essencial para comunicar a cultura do local de trabalho, benefícios e informações sobre políticas de emprego aos funcionários.

Um manual do funcionário geralmente descreve informações sobre as práticas empregatícias, benefícios, compromissos de oportunidades iguais, diretrizes de participação, práticas salariais, procedimentos de afastamento, questões de segurança, questões de relações trabalhistas e consequências por má conduta.

13. Definindo os procedimentos de segurança

Os funcionários têm o direito de trabalhar em um local de trabalho seguro e saudável.

Segundo o artigo 19 da lei 8.213 de 24 de julho de 1991:

“acidente de trabalho é o que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da empresa ou pelo exercício do trabalho dos segurados referidos no inciso VII do art. 11 desta lei, provocando lesão corporal ou perturbação funcional que cause a morte ou a perda ou redução, permanente ou temporária, da capacidade para o trabalho.”

Em outras palavras, é considerado acidente de trabalho toda lesão corporal ou perturbação da capacidade funcional que, no exercício do trabalho, ou por motivo dele, resultar de causa externa, súbita, imprevista ou fortuita, que cause a morte ou a incapacidade para o trabalho, total ou parcial, permanente ou temporária.

Conhecer as leis relevantes relacionadas à segurança de trabalho da sua empresa e mapear os riscos também é uma função importante do RH.

Além de conhecer a legislação, o profissional de RH deve garantir o cumprimento e aplicação das leis. Por isso, ele deve mapear as situações e funções que geram insalubridade e periculosidade e providenciar os devidos EPIs.

14. Criando os procedimentos de contratação

O processo de contratação inclui várias etapas e várias práticas, incluindo o uso de formulários de inscrição, entrevistas e testes.

O contrato de trabalho escrito e os termos da oferta de emprego também entram em jogo nesta fase.

E mais, o profissional do RH também deve supervisionar o processo de entrada organizacional. Normalmente estes processos são conhecidos como integração ou orientação.

15. Mantendo os arquivos pessoais

Registros de recursos humanos são o repositório de dados e documentos pessoais, organizacionais e legais relativos aos funcionários individuais e seu relacionamento com o empregador.

Muitos problemas de responsabilidade podem resultar da manutenção indevida de registros de emprego.

16. Avaliando o desempenho

O processo de avaliação de desempenho inclui feedback informal contínuo e feedback formal periódico geralmente anual.

O departamento de RH de uma organização é tipicamente o eixo da administração eficaz e eficiente do sistema de gerenciamento de desempenho.

Ter uma equipe de RH instruída e bem preparada para treinar os gerentes da organização no sistema e ajudá-los quando tiverem problemas ou dúvidas é fundamental para o bom funcionamento do processo de avaliação.

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Conclusão sobre o que é gestão de pessoas

Como vimos neste artigo, o termo gestão de pessoas tem dois significados, um mais direto que envolve a relação do gerente com os seus subordinados.

E outro mais complexo que envolve as políticas e procedimentos utilizados para promover o bem-estar e comprometimento dos colaboradores.

Criar uma área de gestão de pessoas geralmente não é prioridade em empresas pequenas e startups, porém a partir do momento que as organizações crescem é fundamental.

Por outro lado, mesmo em empresas pequenas, conhecer as áreas e responsabilidades da gestão de pessoas é importante para definir uma estratégia de crescimento.

Apesar dos desafios em relação a gestão de pessoas serem enormes, não fazer nada parece ser a pior opção.

Por isso, é melhor você começar a pensar e trabalhar na cultura e gestão de pessoas da sua empresa hoje e sempre, independentemente do tamanho ou estágio.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.