Como organizar a sua agenda semanal de forma inteligente?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Você quer assistir uma aula rápida sobre como fazer a sua agenda semanal? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.

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Por que aprender a organizar a sua agenda semanal?

Você está fazendo o melhor uso do seu tempo?

Quando termina o seu dia de trabalho, você tem a sensação que o tempo voo e você não fez nada significativo?

Não importa se você é o primeiro a chegar e último a sair do escritório, simplesmente não consegue atingir as suas metas e objetivos?

Atualmente é muito fácil desperdiçarmos o nosso tempo com reuniões intermináveis, interrupções frequentes e tarefas urgentes de última hora.

Por isso é dia maior o número de pessoas que passam o dia ocupado em dezenas de atividades sem importância.

Essas pessoas trabalham duro, porém não fazem nenhum progresso nos seus projetos e metas de alta prioridade.

Lembre-se, estar ocupado não é ser produtivo.

Se você se identificou com a narrativa acima não se desespere, estou escrevendo este post pensando em você.

Quero te ajudar a atingir os seus objetivos, por isso neste artigo mostrarei o passo a passo que você pode fazer para organizar a sua agenda semanal de forma inteligente.

Ao ler e colocar em prática as dicas abaixo você focará o seu tempo no que realmente importa. Desta forma sobrará tempo para investir no seu desenvolvimento pessoal, família, amigos e hobbies. Boa leitura!

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Qual a importância do planejamento semanal?

O propósito do planejamento semanal é alinhar as suas atividades do dia a dia com os seus objetivos de longo prazo.

Portanto, ao organizar a sua agenda semanal isso você aumenta a sua chance de atingir os seus objetivos ao mesmo tempo que aproveita melhor o seu tempo.

E mais, fazendo o seu planejamento semanal regularmente você tem os seguintes benefícios:

• Prioriza o seu tempo para as suas tarefas realmente importantes;
• Reserva tempo de contingência para lidar com imprevistos;
• Evite ficar sobrecarregado assumindo mais do que você pode entregar;
• Trabalha firmemente na direção dos seus objetivos pessoais e profissionais;
• Garante tempo suficiente para a família e amigos, exercícios e hobbies;
• Consegue um bom equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional;
• Acaba com o estresse e a ansiedade.

Enfim, a sua agenda semanal ajuda você a pensar sobre o que você deseja alcançar no dia, na semana e no mês. Assim você se mantém no caminho certo para atingir os seus objetivos.

Lembre-se, o tempo é o único recurso que não podemos recuperar. Por isso não podemos desperdiça-lo ou usá-lo de forma ineficaz.

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Onde organizar a sua agenda semanal?

Existem várias ferramentas diferentes para organizar a sua agenda semanal.

A maneira mais simples e tradicional é a boa e velha agenda física. Se você gosta de usar papel e caneta está é uma boa opção para você.

No entanto, com a tecnologia cada vez mais presente no nosso dia a dia, já se tornou comum usarmos aplicativos e softwares como o Google Agenda, o MS Outlook e planilhas eletrônicas para organizar a agenda semanal.

Mas atenção, não existe uma ferramenta melhor que a outra, existe sim a ferramenta que você mais gosta.

Por isso, escolha uma ferramenta de agendamento adequada à sua situação, à estrutura atual do seu trabalho e alinhada ao seu gosto pessoal.

O mais importante ao escolher onde fazer a sua agenda semanal é analisar qual ferramenta você terá mais prazer e menos dificuldade em usar.

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Como organizar a sua agenda semanal?

Depois de decidir onde fazer a sua agenda semanal, comece a organizar as suas atividades da seguinte maneira:

Passo 1: Estabeleça os seus blocos de atividades

Comece definindo o tempo que você deseja disponibilizar para cada um dos seus papeis, ou seja, estabeleça os intervalos de tempo que deseja disponibilizar para o trabalho, para os seus filhos, para a sua esposa ou marido, para os seus amigos e assim por diante.

Lembre-se que estes blocos de atividades devem refletir os seus projetos atuais e os seus objetivos e metas.

Por exemplo, se você está trabalhando no lançamento de um novo produto pode ser necessário trabalhar além do horário normal todos os dias por um determinado período de tempo.

Passo 2: Programe os seus compromissos

Em seguida, programe na sua agenda os seus compromissos recorrentes e depois os pontuais.

Lembrando, compromissos são as atividades com dia e hora marcada, ou seja, eles têm horário para iniciar e terminar.

E mais, normalmente os nossos compromissos envolvem outras pessoas e são previsíveis.

Após programar todos os seus compromissos avalie quanto tempo sobrou para você se dedicar para as suas atividades importantes.

Se tiver sobrado pouco tempo, procure cancelar ou delegar os compromissos que não contribuem para você atingir os seus objetivos.

Passo 3: Priorize a agenda as suas tarefas

Depois de programar as atividades com data e hora, programe na sua agenda as ações que podem ser feitas ao longo de um dia ou de uma semana. Eu chamo estas ações de tarefas.

Para isso, primeiro estime o tempo de execução de cada tarefa e em seguida analise o seu grau de relevância:

• Urgentes: deve ser feita imediatamente para evitar problemas
• Importantes: são necessárias para você atingir as suas metas
• Circunstanciais: atividades que você é levado a fazer

Uma vez analisada a importância das tarefas, comece programando na sua agenda semanal a execução das tarefas urgentes, depois as tarefas importantes e se sobrar tempo agenda as tarefas circunstanciais.

E mais, procure agendar as tarefas importantes nas horas do dia em que você é mais produtivo e energético.

Por exemplo, algumas pessoas ficam mais energizadas e eficientes de manhã, enquanto outras se sentem melhor à tarde ou à noite.

Passo 4: Reserve um tempo de contingência

Por mais experiente e habilidoso que você seja, sempre irão surgir imprevistos, interrupção e emergências no seu caminho.

Por isso, depois de programar as suas atividades é necessário fazer uma análise crítica para garantir que o seu planejamento semanal é realista.

Para analisar a veracidade do seu plano verifique quanto tempo de contingência sobrou para você lidar com imprevistos. Se tiver pouco tempo, diminua as atividades programadas.

No início, quando estamos aprendendo a organizar a nossa agenda, o ideal é planejar de 4 a 6 horas diárias de atividades.

Porém isso varia conforme o seu tipo de trabalho e rotina, quanto mais imprevisível for o seu trabalho, mais tempo de contingência será necessário.

Lembre-se, nenhum plano resiste ao campo de batalha, por isso, é melhor ter um plano realista do que se frustrar por não conseguir cumprir a sua agenda.

Passo 5: Revise a sua agenda diariamente

Os próximos dois passos não são relacionados a elaboração da agenda semanal em si, porém eles são tão importantes quanto.

Depois de executar o passo 4 a sua agenda está pronta. No entanto, para garantir a sua execução e usufruir dos benefícios de fazer o seu planejamento semanal é recomendando que você respire o seu plano diariamente.

Para isso, reserve um tempo no final ou início do seu expediente para revisar a sua agenda semanal.

Comece analisando quais atividades você concluiu e quais atividades ficaram pendentes.

Em seguida, analise se as atividades pendentes são mais importantes do que as atividades programadas para o dia e refaça o seu planejamento se necessário.

E mais, anote tudo que aparecer de diferente durante o seu dia, isso será muito útil para você desenvolver a sua habilidade de gestão.

Depois de revisar a sua agenda, se prepare para as atividades previstas e tenha um dia muito produtivo.

Passo 6: Atualize a sua agenda semanalmente

O sexto e último passo é o mais importante, porém é o mais ignorado por quem está aprendendo a fazer o seu planejamento semanal.

Quando queremos desenvolver um novo hábito é necessário persistir e melhorar continuamente.

Sabemos que ninguém nasce pronto, porém somos ansiosos e desistimos facilmente quando encontramos dificuldades.

Isso impede que novos hábitos saudáveis sejam incorporados em nossas vidas. Neste caso o planejamento semanal.

Para evitar este revés crie um compromisso semanal com você. Isso mesmo, programe na sua agenda um horário para você fazer o seu planejamento semanal.

Normalmente o melhor dia para organizar a sua agenda é no domingo à noite, porém você pode fazer isso em outros dias se preferir.

Mas atenção, é muito ruim iniciar a semana sem ter um planejamento, por isso, o ideal é fazer seu planejamento é antes do início da semana.

No horário reservado, inicie a organização da sua agenda semanal revisando quais atividades foram totalmente concluídas.

Em seguida, atualize a sua lista de tarefas com as atividades que foram parcialmente concluídas e que ficaram pendentes.

E antes de iniciar planejamento, procure aprender se perguntando:

• O que não funcionou bem nesta semana?
• O que você pode fazer para evitar que isso ocorra novamente?
• O que você pode melhorar para a próxima semana?

Por fim, organize a sua agenda para próxima repetindo os passos 1, 2, 3 e 4.

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Conclusão sobre como organizar a sua agenda semanal

Organizar a sua agenda semanal não exige técnicas e conhecimentos avançados, porém exige disciplina.

A maioria das pessoas iniciam o processo de aprendizado motivadas e organizam uma agenda detalhada.

Porém, na semana seguinte ficam frustradas por não conseguir executar a sua agenda completamente a acabam desistindo.

Para evitar que isso ocorra com você, tenha em mente que você não irá acertar 100% no seu planejamento e que para desenvolver um novo hábito é necessário repetir essa nova atividade várias vezes.

Portanto, use o passo a passo acima para fazer a sua agenda e aprenda continuamente para tornar o seu plano cada vez melhor.

Desta forma você irá ficar cada dia melhor e com a melhora vai gostar cada vez mais de organizar a sua agenda semanal.

Ao aprender a gostar de organizar a sua agenda semanal você aumentará significativamente a probabilidade de atingir os seus objetivos e realizar os seus sonhos.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.