por Lucas Retondo – especialista em Startups
Você quer assistir uma aula rápida sobre como fazer uma diário de atividades? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.
Por que fazer um diário de atividades?
Quanto do seu tempo você gasta fazendo coisas que não contribuem de fato para o seu sucesso?
De bate pronto você pode dizer “não muito, eu me considero uma pessoa produtiva”.
Porém, se você nunca fez um diário de atividades a chance de você estar errada é enorme.
Nós não temos noção de quanto tempo desperdiçamos com pequenas atividades que não agregam nada em nossa vida.
Ao fazer o seu diário de atividades, você irá se surpreender com o tempo adicional que pode encontrar no seu dia a dia.
Ao entender corretamente como usa o seu tempo, você pode minimizar ou eliminar as atividades de baixo valor.
Assim, você pode fazer mais trabalhos de alto valor e ter mais qualidade de vida saindo do escritório em um horário razoável.
E como fazer um diário de atividades? É sobre isso que falarei neste artigo. Boa leitura!
O que é um diário de atividades?
O diário de atividades é um registro por escrito de como e onde você gasta seu tempo.
Fazendo o seu diário por alguns dias você cria uma imagem precisa do que faz durante o dia e de como o seu tempo está sendo utilizado.
Depois de fazer o seu diário de atividades você descobrirá que usar a memória é uma estratégia ruim e que manter um diário é uma experiência reveladora.
E mais, o seu diário de atividades também ajudará você a entender se está ou não fazendo seu trabalho mais importante durante a hora certa do dia.
Por exemplo, se você é mais enérgico e criativo de manhã, é melhor fazer seu trabalho mais importante durante esse período.
Ao fazer esta autodescoberta, você pode se concentrar em tarefas de menor energia, como responder e-mails ou retornar chamadas, à tarde, no período que a sua energia é naturalmente menor.
Além disso, os diários de atividades também são úteis para ajudar você a identificar atividades não essenciais que não ajudam você a atingir os objetivos.
Por exemplo, você pode gastar muito mais tempo do que pensa navegando na internet, postando nas redes sociais ou tomando café todas as tardes.
Quando você vê quanto tempo você está desperdiçando em tais atividades, você pode mudar a maneira como trabalha para eliminá-las ou otimizá-las.
Como fazer um diário de atividades?
Para fazer um diário de atividades, faça o download da nossa ferramenta ou crie uma planilha com os seguintes cabeçalhos:
- Data
- Hora
- Descrição de atividade
- Como me sinto
- Valor (alto, médio, baixo, nenhum)
A próximo passo é preencher o seu diário, sem mudar seu comportamento mais do que é necessário, anotando tudo o que você faz no trabalho e como você faz de forma natural.
Para isso, deixe o seu diário aberto e toda vez que você mudar de atividade, seja respondendo a um e-mail, trabalhando em um relatório, tomando um café ou conversando com colegas, anote qual é a hora e a atividade.
Depois, quando for mudar de atividade novamente, preencha como você sentiu ao realizar a ação anterior (alerta, exausto, cansado, enérgico e etc) antes de anotar a hora e descrição da nova atividade.
Por fim, reserve um tempo no final do expediente, volte para o seu diário de atividades e classifique o valor de cada atividade entre alto, médio, baixo ou nenhum valor.
A avaliação do valor deve considerar quanto a atividade contribuiu para você atingir suas metas profissionais ou pessoais.
Veja abaixo um exemplo do meu diário de atividades:
Como analisar o seu diário de atividades?
Depois de registrar as suas atividades por alguns dias, eu recomendo no mínimo 7 dias, reserve um tempo para analisar o seu diário de atividades com calma.
Comece analisando as suas atividades de baixo valor. Procure entender o que levou você a fazer estas atividades.
Normalmente fazemos atividades de baixo valor quando estamos procrastinando, sendo multitarefas ou não sabendo dizer não para as outras pessoas.
Em seguida, analise como você estava se sentindo ao longo do dia.
Procure entender se você é mais enérgico em algum período do dia. Algumas pessoas são matutinas, outras vespertinas e outras noturnas por exemplo.
Ainda na coluna de “como você se sente”, avalie como as suas emoções variaram conforme as atividades que estavam sendo executadas.
Normalmente nos sentimos melhor quando fazemos algo que gostamos.
Porém, as coisas que não gostamos são por que ainda não desenvolvemos as competências necessárias para sermos bons nisso.
Como melhorar a sua produtividade?
Depois de analisar seu diário de atividades, você poderá aumentar a sua produtividade aplicando as estratégias a seguir:
1. Eliminar ou delegar
Trabalhos com baixo valor que não fazem parte do seu papel ou que não ajudam você a atingir os seus objetivos devem ser eliminados ou delegados.
Muitas vezes líderes usam o seu tempo em tarefas que outras pessoas deveriam estar fazendo.
Este mau uso do tempo impede que o líder use o seu tempo em atividades estratégicas com alto valor para a organização.
Dica:
Para aprender como delegar tarefas efetivamente leia o artigo delegar tarefas.
2. Otimize a sua energia
A segunda estratégia é programar as suas tarefas mais desafiadoras e importante nos momentos do dia em que seus níveis de energia são mais altos.
Dessa forma, seu trabalho terá mais qualidade e a sua satisfação e produtividade serão maiores.
Por exemplo, se você é mais energético de manhã, procure fazer as suas atividades mais valiosas neste período, e deixe atividades menos importantes como ler e-mails para a parte da tarde.
3. Concentre as suas atividades
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, fazer várias coisas ao mesmo tempo reduz a nossa produtividade.
Por isso, minimize o número de vezes que você alterna entre atividades diferentes e mantenha-se na mesmo tarefa até concluí-la.
Outra dica é concentrar as suas atividades pequenas com baixo valor em blocos.
Por exemplo, verifique e responda os seus e-mails em horários específicos algumas vezes durante o dia ou reserve um horário para pagar todas as suas contas uma vez por semana.
4. Otimize o tempo
E por fim, reduza a quantidade de tempo que você gasta em atividades pessoais legítimas, como fazer o café ou conversar com os seus colegas.
Por exemplo, você pode promover um revezamento em sua equipe para fazer o café. Isso – economiza tempo e fortalece o espírito de equipe ao mesmo tempo.
Lembre-se, se você economizar 1 minuto por dia, ao final de um ano terá economizado 260 minutos considerando somente os 5 dias da semana.
Parece pouco, mas se você considerar o efeito acumulativo, ao economizar 1 minuto por dia você terá em um ano 4h30 a mais de tempo para fazer as suas atividades importantes, pense nisso.
Conclusões sobre o diário de atividades
O diário de atividades é uma ferramenta simples, mas muito poderosa para analisar como você usa o seu tempo.
Registrar as suas atividades traz um auto aprendizado importante sobre as suas variações de energia, atenção e eficácia ao longo do dia.
Este aprendizado permite a você eliminar atividades com baixo valor que desperdiçam tempo e diminuem a sua produtiva e satisfação.
Portanto, faça o seu diário de atividade e aumente a sua produtividade eliminando ou delegando atividades de baixo valor, agendando tarefas desafiadoras para o período do dia em que você se sente melhor, minimizando o número de vezes que alterna entre tarefas e reduzindo o tempo gasto em atividades rotineiras.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre gestão do tempo consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
