por Lucas Retondo – especialista em Startups
Por que você deve aprender a dar feedback?
Só de falar a palavra feedback o coração das pessoas já dispara. Elas já pensam de cara “lá vêm o meu chefe fazer eu me sentir mal”.
Mas o funcionário não é o único a se sentir mal, geralmente o chefe também teme o ritual do feedback. Ele também fica desconfortável em falar para os seus liderados o que eles estão fazendo bem e o que fazendo mal. Mas por que?
Isso ocorre porque nós institucionalizamos o dar e receber feedback. As empresas tornaram este processo burocrático e o vincularam a gestão de desempenho.
É muito comum os gestores economizarem nos comentários diários para cumprir os processos da avaliação. Assim eles acabam anotando e documentando o desempenho das pessoas ao invés de desenvolvê-las.
Desta forma, um belo dia, o gerente traz um funcionário desafortunado para o escritório e dá a ele um ano de “críticas construtivas” sobre o seu desempenho.
Por isso o processo de feedback é tão assustador para a maioria das pessoas. E o pior, esse ambiente carregado de insegurança impede as pessoas de ouvir as sugestões de melhoria e conversar sobre as metas para o futuro. Assim não tem como dar certo mesmo.
Mas isso não precisa ser assim, pelo contrário, dar e receber feedback é fundamental para engajar as pessoas e mantê-las no caminho certo.
Quando feito da maneira certa e com as intenções certas, o feedback pode levar a um excelente desempenho.
Os membros da sua equipe têm que saber o que eles estão fazendo bem e o que podem melhorar regularmente. Não há a necessidade de vincular o feedback as avaliações de desempenho.
No entanto, para que eles realmente ouçam os seus pensamentos e sugestões sobre formas de melhorar o feedback deve ser entregue com cuidado e frequência.
Agora se você, como a maioria dos líderes, fica desconfortável em como dar um feedback, fique tranquilo. Dar feedback é uma habilidade. E como todas as habilidades, é preciso praticar para acertar.
Para ajudá-lo a se desenvolver, neste artigo vou te dar 10 dicas sobre como você pode dar feedback de forma efetiva. Boa leitura!
1. Prepare-se antes de dar o feedback
Antes de dar um feedback, lembre-se por que você está fazendo isso. O objetivo de dar feedback é melhorar o comportamento ou o desempenho da pessoa, e não avaliar o seu desempenho.
Você não conseguirá atingir o seu objetivo sendo duro, crítico ou ofensivo. E muito menos agindo em um momento de estresse ou emocionalmente intenso.
Por isso, você deve se preparar antes de agir. O seu feedback não necessariamente será um reconhecimento, porém ele dever ser justo e equilibrado.
Portanto, antes de dar um feedback para um dos membros da sua equipe, certifique-se de compreender a situação completamente. Para isso, identifique exemplos específicos de ponto que você quer discutir com o seu liderado.
E mais, releia a descrição de cargo e os objetivos do seu trabalho. Analise também as últimas avaliações de desempenho, relembre os comentários que já foram feitos e consulte as suas anotações sobre os seus feedbacks anteriores.
Enfim, reúna informação, evidências e exemplos que incluam eventos positivos, bem como oportunidades de melhoria de várias fontes para que o seu feedback seja o mais objetivo possível.
Você não quer ficar lendo um roteiro durante o seu feedback. Porém você precisa ter clareza sobre o que vai dizer. Isso ajudará você a permanecer no caminho certo e focar no objetivo do feedback.
Exemplo
Em vez de: “Acho que o relatório de vendas não está bom”.
Tente isso: “Analisei cuidadosamente os três últimos relatórios de vendas e encontrei alguns pontos de melhoria nos gráficos e explicações”.
2. Seja oportuno
Quanto mais próximo do evento você abordar o problema, melhor será o seu feedback.
Não espere muito tempo para dizer às pessoas o que você achou do desempenho delas em uma situação específica, seja positivo ou negativo.
O feedback não deve surpreender a pessoa, então quanto mais cedo você fizer isso, mais a pessoa estará esperando por ele.
Pense comigo: é mais fácil absorver um feedback sobre um único trabalho executado recentemente ou receber todas as críticas sobre as tarefas fracassadas do ano inteiro de uma única vez?
E mais, não faz sentido você ver uma pessoa fazendo algo errado recorrente e não a ajudar a melhorar. Deixar os seus liderados cavarem a próxima cova é uma insanidade.
Mas lembre-se, evite dar feedback quando os ânimos estão exaltados. Espere até que todos tenham se acalmado antes de oferecer um feedback.
Exemplo
Em vez de: “O relatório que você fez no mês passado ficou ótimo”.
Tente isso: “O relatório de vendas que você entregou ontem ficou ótimo, gostei muitos dos novos gráficos, parabéns”.
3. Fale pessoalmente em particular
Para o seu feedback ser considerado pela outra pessoa é necessário existir um ambiente de confiança mútua. Caso contrário o seu comentário poderá constranger ou humilhar o seu liderado.
Por isso, quando for dar um feedback construtivo, procure um lugar seguro para conversar com a pessoa. Escolhe um local agradável onde vocês não são interrompidos ou ouvidos pelo resto da equipe.
Já se o seu feedback é positivo, considere fazer na frente da equipe desde que o perfil comportamental da pessoa aceite bem elogios em público. Lembre-se, algumas pessoas preferem um reconhecimento mais pessoal e reservado.
E mais, fale pessoalmente sempre que possível. Evite dar feedback através de sistemas de mensagens e e-mails. Falar cara a cara permite que o funcionário faça perguntas e torna seu feedback muito mais genuíno.
Como diria o Mário Sergio Cortella: elogie em público e corrija no particular. Um líder corrige sem ofender e orienta sem humilhar.
Exemplo
Em vez de: “Vou lhe enviar o meu feedback depois por e-mail”.
Tente isso: “Quero te dar o meu feedback sobre sua tarefa concluída. Por favor, me diga quando você estará livre nos próximos dias para falarmos sobre isso?”.
4. Comece com o positivo
As pessoas ficam mais confiantes e abertas às críticas quando as interações são positivas e focadas na solução em vez do problema.
Por isso, estruture as suas sessões de feedback de forma que você forneça os pontos de melhoria de forma positiva ao invés de focar no problema.
Como indivíduos, nós tendemos a internalizar as críticas mais do que elogios. Logo, você terá um resultado mais efetivo se a sua abordagem colocar o ponto de melhoria de forma positiva.
Ao definir uma crítica de maneira positiva, é menos provável que os seus funcionários tomem as suas palavras para o lado pessoal.
Exemplo
Em vez de: “O seu relatório não está de acordo com as minhas expectativas”.
Tente isso: “Gosto muito da forma como você estrutura os relatórios para a diretoria. No entanto, vejo algumas oportunidades de melhoria no gráfico de vendas. O que você acha que podemos melhorar neste gráfico?”.
5. Seja específico
É importante que seu feedback seja específico sobre o ponto que a pessoa precisa melhorar. Isso garante que você se atenha aos fatos e que haja menos espaço para a ambiguidade e falta de entendimento.
Por exemplo, se você disser para alguém que ela agiu sem experiência, o que isso significa exatamente? Ela foi muito barulhenta, amigável, casual, irreverente ou teve uma postura ruim?
Por isso, ao dar um feedback coloque o máximo de detalhes possível no seu comentário para torná-lo específico e acionável.
Caso contrário a pessoa não entenderá o que precisa melhorar, ficará na defensiva e você se encontrará em um terreno instável.
Portanto, evite fazer avaliações generalizadas usando palavras como: “nunca”, “todos” e “sempre”.
E mais, não exagere na quantidade de exemplos e sempre discuta o impacto do comportamento sem ser pessoal ou fazer julgamentos.
Lembre-se, as palavras têm significados diferentes de pessoa para pessoa e o nosso cérebro só entende coisas específicas.
Exemplo
Em vez de: “Você pode tornar a sua planilha mais padronizada?”
Tente isso: “Sua planilha é muito útil e completa. No entanto, as duas últimas pastas não estão iguais as demais planilhas. Por favor, você padronizar estas duas pastas com o mesmo formato das demais?”.
6. Use as declarações com “eu”
Feedback é dado na primeira pessoa do singular, ou seja, use o pronome “eu” nas suas frases e exemplos.
Desta forma você evita rotular a pessoa, coloca a sua perspectiva e aumenta o senso de responsabilidade do seu liderado.
Portanto, nunca dê feedback baseado somente nas opiniões das outras pessoas. Não use termos do tipo: “nós achamos” ou “me falaram”.
Se você recebeu uma reclamação sobre a pessoa, use a fase de preparação para recolher evidências e diga para a pessoa: “eu recebi uma reclamação do fulano devido ao atrasado no envio do relatório de vendas”.
Além disso, procure expressar em seu feedback quais foram os seus sentimentos. Por exemplo, “eu achei o seu comportamento agressivo quando você gritou com o siclano ontem na reunião. Confesso que fiquei assustado, você não costuma ser assim. Está acontecendo algo?”.
Ao falar na sua perspectiva é mais provável que as pessoas levem a conversa a sério, por isso, use sempre o pronome “eu”.
Exemplo
Em vez de: “Você foi injusto ontem”.
Tente isso: “Eu fiquei com raiva e magoado quando você criticou meu relatório diante do meu chefe ontem”.
7. Seja objetivo
O ideal é discutir um ponto de melhoria por sessão de feedback. Se não tiver jeito fale sobre dois pontos, mas não mais do que isso.
Além de focar em apenas um ponto, antes de chamar a pessoa para dar o feedback, certifique-se de que você sabe qual é o estado desejado. Em outras palavras, tenha clareza sobre qual é o comportamento que precisa mudar e qual deve ser a atitude esperada.
Fazer uma sessão com vários pontos de melhoria torna a reunião improdutiva e a pessoa que está recebendo o feedback se sente atacada e desmoralizada.
E mais, você deve sempre se concentrar em informações factuais e contextualizar o seu feedback, principalmente se for um feedback construtivo.
Além disso, aborde somente comportamentos e ações que faça realmente sentido mudar. Não queria que todas as pessoas da sua equipe se comportem da mesma forma, isso acaba com a espontaneidade e liberdade das pessoas.
Exemplo
Em vez de: “Quero falar sobre algumas oportunidades de melhoria no seu comportamento”.
Tente isso: “Eu quero conversar com você sobre a forma como você tratou o beltrano na reunião de ontem”.
8. Apoie a criar um plano de ação
Todo feedback tem como objetivo principal ajudar a pessoa a crescer e se desenvolver. E para isso acontecer é fundamental ter ações práticas para o seu liderado realizar.
Por isso, após apresentar os exemplos que evidenciam o ponto de melhoria, você deve encorajar o seu liderado a assumir o protagonismo da conversa e junto com ele criar um plano de ação para pôr em prática as melhorias.
Para isso, peça para a pessoa expor a sua perspectiva sobre o que você falou através de perguntas como:
- Essa é uma representação justa do que aconteceu?
- O que você está sentido agora?
- Qual será a sua reação quanto a isso?
- O que você pode fazer para mudar isso?
- Como eu posso lhe apoiar a mudar isso?
Escute ativamente o que a pessoa tem a dizer e tente fazer com que ela ofereça algumas sugestões de melhoria.
Desta forma, ela assumirá a responsabilidade pela solução e terá maior probabilidade de executar de fato as ações.
Enquanto você escuta a pessoa, evite influenciá-la e resista a tentação de sair oferecendo conselhos. Para não influenciar, fique longe de palavras como “bom”, “ruim”, “gosto”, “não gosto” e etc.
Sim, você pode dar conselhos, principalmente se é um feedback imediato. Porém evite ficar sobrecarregando a pessoa com muitas dicas. Procure dar sugestões práticas que a pessoa as executar rapidamente somente se o funcionário não desenvolver um plano de ação factível.
Toda sessão de feedback deve terminar com um plano de ação baseado no modelo de metas SMART. Caso a sua conversa não finalize com ações documentadas, é bem provável que a pessoa não faça as mudanças combinadas.
E mais, o plano de ação apoia você a terminar o feedback com uma mensagem positiva e de encorajamento. Ao se posicionar como parceiro do seu liderado para executar o plano você está demonstrando a sua confiança e valorização.
Exemplo
Em vez de: “Pense no que você pode fazer para mudar este comportamento”.
Tente isso: “O que você pode fazer amanhã para mudar este comportamento? Como eu posso lhe apoiar neste processo de mudança?”.
9. Acompanhe o plano de ação
O propósito do feedback é melhorar o desempenho da pessoa, por isso o processo só acaba quando a pessoa muda o seu comportamento.
Logo, você não deve encarar o feedback como uma única conversa. A visão correta é ver o feedback como um processo contínuo de desenvolvimento e alinhamento de expectativas, principalmente quando estamos lidando com comportamentos.
E para apoiar a pessoa a realmente melhorar o seu desempenho você precisa avaliar se isso está acontecendo ou não. Caso a pessoa esteja com dificuldades, você precisa ajudá-la a fazer ajustes ao plano de ação à medida que ela avança.
Por isso, faça reuniões regulares com a pessoa para acompanhar o seu plano de ação. Verifique com ela quais ações deram certo ou não. Ajude-a a identificar mais ações durante as reuniões.
E mais, certifique-se de documentar as suas conversas. Isso irá ajudar você a terem um histórico do que funcionou e do que precisa ser modificado.
Exemplo
Em vez de: “Agora é com você, se precisar de mim me procure”.
Tente isso: “Quando nós podemos nos reunir novamente para atualizar o seu plano de ação?”.
10. Torne o feedback frequente
Como coloquei na dica anterior, líderes eficazes vêm o feedback como um processo contínuo de desenvolvimento e alinhamento de expectativas. Por isso eles tratam o feedback algo frequente, corriqueiro e natural.
Ao tornar o feedback frequente, os grandes gestores mantêm as pessoas sempre alinhadas e conscientes sobre o seu desempenho. Desta forma ele eliminam as surpresas e garantem que os problemas não saiam do controle.
E mais, não faz sentido você esperar meses para conscientizar um funcionário que ele está fazendo algo errado. Chega a ser desumano você deixar um funcionário continuar cometendo os mesmos erros sem ele saber.
Por isso, não espere as avalições anuais ou trimestrais de desempenho para dar feedbacks para o seu time. Sim, as avaliações servem como um momento de feedback formal.
Porém, o feedback “informal” deve ser dado com muito mais frequência do que isso. Dependendo da situação, você pode conversar individualmente sobre o desempenho dos membros da sua equipe semanalmente ou até mesmo todos os dias.
Ao receber feedbacks frequentes, as pessoas não ficaram mais ansiosas durante as sessões e na avaliação formal anual ou trimestral não haverá pontos inesperados, surpreendentes ou difíceis.
Por isso, torne os feedbacks frequentes e ajude o seu pessoal a fazer o melhor trabalho possível e superar as metas estabelecidas consistentemente.
Exemplo
Em vez de: “No mês que vêm discutirei o seu desempenho individualmente”.
Tente isso: “Quero falar com você sobre o projeto Fênix. Quando você estará livre nos próximos dias para nós conversamos sobre isso?”.
Conclusão sobre como dar um feedback
O feedback é uma via de mão dupla. Você precisa saber como dar de forma eficaz e como recebê-lo de forma construtiva.
Quando você toma da decisão de dar e receber feedbacks regularmente, demonstra o seu comprometimento com os membros da sua equipe e cria uma cultura poderosa de desenvolvimento pessoal e mudanças positivas.
Quando feito corretamente, o feedback não precisa ser angustiante, desmoralizante ou desanimador. Pelo contrário, as pessoas adoram ter conversas positivas sobre o seu desempenho.
E mais, saber dar feedback é uma habilidade. Portanto, quanto mais praticar, melhor você vai se tornar nisso.
Pense nisso, aprender a como dar feedback efetivamente tem o potencial de tornar a sua equipe muito mais produtiva e engajada.
E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender tudo sobre como dar feedback consulte a página trabalha em equipe. Nela nos reunimos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
