por Lucas Retondo – especialista em Startups
Por que a descrição de cargo é importante?
Quando você usou a descrição do seu cargo pela última vez? Você sabe onde está sua cópia? Ou talvez você não tenha certeza de que tem uma!
Descrições de cargo negligenciadas, imprecisas e desatualizadas podem ter um efeito negativo no seu ambiente de trabalho.
Por exemplo, uma pesquisa da Gallup descobriu que 20% dos trabalhadores deixaram seus empregos porque sentiam que havia falta de alinhamento entre eles e suas funções. Outra pesquisa revela que ser contratado para algo e trabalho em outra é uma insatisfação nos jovens.
Para evitar estes problemas as descrições de trabalho precisam ser documentos vivos e sujeitos a revisão regular.
A descrição de cargo não deve ser apenas um documento burocrático, com um texto padrão pronto e utilizado somente para novas contratações.
Pelo contrário, as descrições de cargos devem ser consultadas frequentemente e usadas
Quando feitas corretamente, as descrições de cargos mostram para os funcionários como os seus papéis são importantes para a empresa. Isso dá ao seu time senso de propósito e estimula a paixão pelo trabalho.
Para isso elas devem explicar o quão importante é o papel de cada cargo para alcançar os objetivos organizacionais.
Neste artigo, vou explicar como você pode usar as descrições de cargo de maneira ativa para manter o time engajado, contratar as pessoas certas e garantir que seus novos contratados tirem o melhor proveito dos seus talentos. Boa leitura!
Dica:
Neste artigo vamos falar sobre como usar a descrição do cargo. Consulte este artigo para saber Como fazer uma descrição de cargo.
Como usar a sua própria descrição do trabalho?
A descrição do seu cargo é um documento anexo ao seu contrato de trabalho, ou seja, ele forma a base do seu relacionamento com o seu empregador e pode ser utilizada inclusive em processos trabalhistas.
E como você usar a sua descrição de cargo efetivamente:
Estabelecendo metas e objetivos
Quando você inicia uma nova função, sua descrição de trabalho deve deixar claro quais expectativas seu chefe tem de você e como você contribuirá para a equipe.
Portanto, você pode usar os principais deveres e responsabilidades listados na sua descrição de cargo para ajudá-lo a estabelecer seus objetivos e metas.
Aumentando a colaboração da equipe
O compartilhamento das descrições de cargos entre os membros da equipe pode ajudar você e seus colegas a trabalharem melhor juntos em um objetivo comum.
Por exemplo, se todos souberem quais são os papéis e responsabilidades uns dos outros, será mais fácil para as pessoas saberem com quem colaborar, quem apoiar e quem pode se beneficiar de seu conselho.
E mais, ao compartilhar as papéis e responsabilidade vocês evitam situações em que todos olham para uma tarefa e dizem: esse trabalho não é meu!
Desenvolvendo e protegendo o seu papel
Manter a descrição do seu cargo atualizada pode ajudá-lo a identificar novas oportunidades de desenvolvimento de carreira.
A descrição de cargo permite que você defina limites. Assim você pode se concentrar em suas principais responsabilidades e impedir que outras pessoas o distraiam com tarefas que estão fora do seu papel.
Por exemplo, digamos que você é um assistente em uma equipe de vendas e é solicitado que você assuma a responsabilidade pela análise de dados. Neste momento você pode pedir para incluir este novo dever na sua descrição de trabalho e assim abrir novas oportunidades de treinamento e, talvez, permitir que você passasse para uma função mais sênior dentro da equipe.
Por outro lado, você também pode usar à sua descrição de trabalho quando estiver sujeito a exigências que considera inconvenientes e fora dos seus deveres e responsabilidades. Isso pode ajudá-lo a evitar o risco de excesso de trabalho e perda de foco.
Mas atenção, se você sentir necessidade de usar sua descrição de trabalho para se proteger de abusos, discuta essa situação com seu superior ou, se preferir, com seu departamento de RH.
E mais, cuidado não parecer pedante ou não colaborativo ao usar a sua descrição de trabalho junto aos seus colegas. Tenha em mente que é possível resolver a situação de forma mais amigável.
Mudando para uma nova função
As descrições de trabalho são especialmente valiosas quando você deseja uma transferência para uma nova função.
Ao analisar a descrição de cargo da nova função você pode ter uma boa indicação de quanto o trabalho seria adequado para você.
Mas lembre-se, algumas descrições de cargo podem ser bastante superficiais e se referirem somente aos macros deveres e responsabilidades.
Você pode usar a descrição de cargo da função nova da seguinte forma:
Compare a descrição do cargo com o seu currículo
As responsabilidades da função estão alinhadas e coerentes com as suas habilidades ou há áreas nas quais você precisará se desenvolver?
Você tem experiência em outras áreas que poderiam compensar qualquer lacuna de habilidades?
Revise o seu currículo
Ao revisar o seu currículo, destaque os principais itens da descrição do cargo que correspondem as suas experiências e realizações.
Mas não exagere, você precisa manter o seu currículo curto, e ao mesmo tempo dar ao recrutador uma razão para se interessar.
Prepare-se para a entrevista
Ao ser chamado para a entrevista, use as competências listadas na descrição do cargo para identificar o que você enfatizará em suas respostas.
Analisar minuciosamente a descrição de cargo para identificar os valores corporativos e comportamentos esperados pelo recrutador.
Como usar a descrição do cargo quando você é o líder?
Uma descrição de cargo significativa explica o que a organização espera dos seus funcionários em suas funções específicas.
Ela também permite que você mensure o desempenho dos membros da equipe em relação a essas expectativas, além de orientar sobre quais habilidades eles precisam desenvolver para progredir em suas carreiras.
E mais ainda, como líder você pode usar as descrições de cargos para:
Ajudar a sua equipe a alcançar seus objetivos
Quando o seu pessoal sabe que o seu trabalho desempenha um papel importante para ajudar a organização a alcançar seus objetivos mais amplos, eles têm mais energia e entusiasmo.
Por isso, use as descrições de trabalho dos membros de sua equipe para fornecer uma visão de como e onde cada pessoa se encaixa na sua organização.
E mais, enfatize por que os papéis individuais existem e certifique-se de que cada pessoa compreenda o valor do seu trabalho.
Para isso, faça reuniões regulares com os membros de sua equipe para analisar os objetivos da empresa e como eles se relacionam com as suas descrições de cargo específicas.
Usar a descrição do cargo no dia adia dará aos membros da sua equipe um senso claro das suas prioridades e metas.
Mas tenha cuidado para evitar sugerir qualquer coisa que vá contra o contrato de trabalho da pessoa, a descrição de cargo é juridicamente vinculativa.
Além disso, fique atento para permanecer aderente ao processo de avaliação de desempenho da sua organização. A maioria dos processos de avaliação usam as descrições de cargo como ponto de partida.
Gerenciar o tempo da sua equipe
A descrição do trabalho pode incluir uma análise detalhada da proporção de tempo que um membro da equipe deve gastar em cada uma de suas funções.
Revise isso junto com os membros da sua equipe periodicamente para garantir que as pessoas estejam usando seu tempo de forma eficaz.
Por exemplo, se um dos seus funcionários estiver gastando mais do que em determinada atividade, talvez seja necessário ajustar o limite de tempo para essa tarefa, ou reduzir algumas das suas outras responsabilidades ou fornecer treinamento para ajudá-lo a resolver os problemas mais rapidamente.
Desenvolver as pessoas
As pessoas podem sentir frequentemente que seus papéis evoluem mais rapidamente do que suas descrições de cargo.
Por isso, atualize as descrições de cargos com todas as alterações em seus deveres ou responsabilidades conforme elas ocorrem.
Fique de olho em como os papéis dos membros da sua equipe podem estar mudando e mostre que você está ciente das mudanças.
E mais, incentive-os a contribuir com as suas próprias ideias para refletir com precisão o seu trabalho nas suas descrições de cargo.
Aproveite este diálogo para destacar oportunidades de desenvolvimento de carreira e treinamento.
Por exemplo, um analista se desenvolveu e assumiu o papel de treinador dos novos contratados, papel que ele gosta e desempenha muito bem. Ao alterar sua descrição de cargo para dar mais ênfase ao treinamento, você irá oferecer a ele a chance de desenvolver suas habilidades como treinador, e isso irá beneficiar tanto a ele como o negócio.
Mas atenção, verifique com a equipe de Recursos Humanos se você tem autoridade para alterar uma descrição de trabalho. Embora os papéis evoluam com rapidez, você não quer descumprir as normas do RH e nem perder de vista o propósito original do cargo.
Contratar as pessoas certas
Descrições de trabalho precisas e bem escritas devem estar no centro de qualquer processo de recrutamento.
Elas ajudam você a identificar candidatos que possuam as qualificações, experiências e competências necessárias para ter sucesso na função.
As descrições de cargo são fundamentais em três etapas do processo de contratação:
Anúncio da vaga
Sua equipe de RH provavelmente será responsável pela colocação dos anúncios de emprego, mas a sua contribuição para a redação final é crucial e precisa ser baseada firmemente na descrição de cargo.
Ao revisar o anúncio da vaga, certifique-se de cobrir todas as competências e qualidades pessoais elencadas na descrição de cargo.
Seleção dos candidatos
Identificar bons candidatos no meio de um monte de currículos não é fácil. Porém, com uma descrição de cargo em mãos é possível que os seus colegas do RH consigam te ajudar a fazer esta seleção com mais assertividade.
E mais, a sua organização pode criar um sistema de pontuação baseadas nas competências da descrição de cargo para filtrar os melhores candidatos mais facilmente
Realização das entrevistas
A descrição do cargo é pré-requisito para desenvolver perguntas capazes de testar as habilidades e o conhecimentos dos candidatos em uma entrevista baseada em competências.
E lembre-se, essas perguntas iniciais devem ser as mesmas para todos os candidatos que você entrevistar.
Conclusões sobre como usar a descrição de cargo
Uma descrição de cargo bem trabalhada ajuda você a entender o seu lugar na sua organização e a alinha as suas metas e objetivos com os da sua equipe. Além de ajudá-lo a identificar oportunidades de desenvolvimento de carreira.
Se você é um líder, as descrições de cargo ajudam a garantir que todos os membros da sua equipe estejam na mesma direção trabalhando de forma colaborativa.
E mais, as descrições de cargos são a pedra angular do processo de recrutamento e seleção por permitirem que você identifique as principais competências para o cargo.
Portanto, a descrição de cargo não é uma mera burocracia do RH. Pelo contrário, um líder eficaz usa ela como uma ferramenta estratégia para desenvolver a sua equipe.
E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre recrutamento e seleção consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
