Como liderar e gerenciar funcionários em home office?

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Por que aprender a gerenciar funcionários em home office?

O trabalhar em casa não é novidade para alguns profissionais, por exemplo, editores de livros, tradutores e designers gráficos já trabalharam em home office a bastante tempo.

Porém, com o avanço da tecnologia muitos outras profissionais passaram a ter a oportunidade de trabalhar em casa.

Com a facilidade do acesso à internet de banda larga e a disponibilidade de ferramentas como e-mail, Skype, Trello, Slack e muitas outras, as barreiras técnicas para fazer o seu trabalho em casa estão desapareceram.

Mas como os gerentes devem se adaptar para este novo sistema de trabalho?

Você fica desconfortável em gerenciar pessoas que não vê todos os dias?

É difícil para você confiar nas pessoas quando não está por perto para supervisioná-las?

Como você determinar se alguém é capaz de trabalhar com sucesso em home office?

Como você pode criar o espírito de equipe se as pessoas trabalham em locais diferentes?

E como as comunicações e interação acontecem quando as pessoas não estão no escritório?

Para ajudá-lo a garantir o alto desempenho da equipe neste novo cenário, analisarei neste artigo os desafios específicos de liderar e gerenciar funcionários em home office, além de dar algumas dicas práticas preciosas. Boa leitura!

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Quais os benefícios de ter funcionários em home office?

Há certamente muitos argumentos a favor de permitir que os seus funcionários trabalhem em casa. Entre as inúmeras vantagens podemos destacar:

• As pessoas conseguem se concentrar mais por estarem livres das distrações e interrupções de um ambiente de escritório agitado;
• Aumenta a retenção de funcionários talentosos, particularmente aqueles que precisam cuidar de parentes como crianças ou idosos;
• Reduz as despesas da empresa com aluguel de salas, materiais de escritório e gastos com infraestrutura;
• Elimina o deslocamento diário dos funcionários, reduzindo o risco de acidentes e impacto ambiental;
• Aumenta a satisfação dos funcionários por proporcionar mais qualidade de vida e reduzir o tempo e despesas com deslocamentos;
• Abre a possibilidade do seu negócio trabalhar com as melhores pessoas do mundo, em qualquer lugar do planeta e não apenas em um raio próximo a empresa;
• Criar a oportunidade de entregar os projetos de forma diferente através de profissionais autônomos e freelances que trabalham juntos de maneira flexível, adaptável e sob demanda.

Se você ainda não está convencido sobre as vantagens do trabalho home office, tenha consciência que esta tendência veio para ficar, pois cada vez mais pessoas classificam o equilíbrio entre vida e trabalho no topo da lista de critérios para escolher um empregador.

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Como se preparar para o home office?

Como em qualquer equipe, a principal premissa para ter um time virtual de sucesso é ter as pessoas certas nos lugares certos, isso não muda em um time trabalhando remoto.

Por isso, antes de implementar o trabalho home office o gestor deve se preparar adequadamente analisando três aspectos básicos:

• Quais tarefas e atividades podem ou não ser feitas de forma remota;
• Quais as características pessoais dos membros da sua equipe;
• O que a empresa deve ter para obter sucesso no home office.

A seguir vamos falar mais profundamente sobre cada um destes pontos.

Quais tarefas e atividades podem ser feitas remotamente?

A decisão sobre quais tarefas e atividades podem ou não serem executadas remotamente é influencia diretamente pela natureza da sua organização.

Em algumas organizações, geralmente empresas de serviço e tecnologia, a maioria das funções podem ser feitas remotamente.

Porém, em organizações que envolvem produção e manufatura, normalmente somente as funções administrativas podem ser feitas fora da empresa.

Por isso, para determinar quais funcionários podem ou não fazer home office o líder deve analisar as suas funções e papéis individualmente. Alguns critérios que você pode analisar são:

• O trabalho pode ser agrupado em projetos específicos, com prazos e entregas claras e mensuráveis?
• O trabalho envolve atividades que devem ser feitas obrigatoriamente dentro da empresa?
• As atividades utilizam alguma tecnologia que não pode ser acessada fora da empresa por razões práticas ou de segurança?
• Quais os riscos relacionados à segurança da informação se o trabalho for feito fora da empresa?
• Haverá algum impacto negativo nos outros membros da equipe se esse trabalho for feito fora do escritório?

Estas são apenas algumas perguntas que você deve se fazer antes de decidir quais funções podem ou não ser feitas no sistema de home office.

Além destes critérios gerais, procure analisar quais são as características e cultura da sua organização para tomar a melhor decisão.

Quais pessoas vão se dar bem no home office?

Além do trabalho em si, o líder deve avaliar também as características pessoais dos membros da sua equipe.

Alguns funcionários que são produtivos no escritório podem não apresentar o mesmo desempenho trabalhando em home office. Para esses o líder deve adaptar o seu estilo de liderança para apoiá-los a manter a produtividade em alta.

Para avaliar as características pessoais dos membros da sua equipe você pode se fazer as seguintes perguntas:

• Quanto auto motivada é a pessoa? Ela precisa de incentivos constantes para se motivar ou consegue manter a sua motivação sozinha?
• A pessoa está se desenvolvendo em suas funções ou já possuem todas habilidades e os conhecimentos que precisam para executar um bom trabalho?
• Ela precisa da sua supervisão próxima para obter os resultados? Ela costuma fazer muitas perguntas antes de seguir em frente?
• Ela tem um local de trabalho adequado em sua casa? É um local silencioso o suficiente? É livre de interrupções dos outros moradores da casa?
• A pessoa tem uma expectativa realista sobre como será trabalhar em casa? Ela tem apoio de outras pessoas para cuidar dos seus filhos e afazeres domésticos?
• Por que ela quer ir trabalhar em casa? A razão para ela querer trabalhar em casa a motivará a trabalhar de forma mais produtiva por conta própria?
• Se a pessoa deseja trabalhar em horário fora do expediente normal, se pergunte, como isso impacta o restante da equipe?
• Esta pessoa trabalha bem de forma isolada ou precisa de da interação social cotidiana para se manter energizada e motivada?

As analisar e responder estas perguntas para cada funcionário em home office, você será capaz de entender quais são as suas necessidades individuais e assim adaptar o seu estilo de liderança para apoiá-los da melhor forma.

Por exemplo, algumas pessoas têm dificuldade em seguir em frente e tomar a iniciativa, para elas o líder deve fornecer instruções claras e específicas do que deve ser feito diariamente.

Já outras pessoas precisam interagir com outras pessoas para se sentirem bem, neste caso o líder pode atribuir a ela tarefas que envolvam fazer contatos com clientes ou fornecedores, por exemplo.

Enfim, para cada perfil o líder deve se adaptar para obter o melhor dos talentos de cada funcionário.

O que a empresa deve ter antes do home office?

O terceiro aspecto a ser analisado por você é se a sua organização está pronta ou não para permitir o home office.

Para isso você pode avaliar os seguintes critérios:

• Os departamentos internos com os quais a pessoa irá interagir estão preparados para o trabalho remoto?
• A pessoa terá um acesso seguro aos sistemas da empresa estando fora das suas instalações?
• As pessoas que não estão em home office irão ficar desmotivadas ou chateadas por não terem o mesmo tratamento?
• A empresa dispõe de um pacote para auxiliar a pessoa em trabalho remoto em conformidade com a legislação?

Permite as pessoas a trabalhar em casa parece ser uma solução produtiva, porém é muito importante que a sua empresa esteja preparada para isso.

Por isso, se o trabalho home office ainda não é usual na sua empresa, procure o departamento de recursos humanos para ajudá-lo a criar um contrato formal antes de propor isso para a sua equipe.

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Como gerenciar funcionários em home office?

Gerenciar funcionários em home office pode parecer difícil e improdutivo inicialmente, porém, após fazer algumas adaptações você verá que não é muito diferente de liderar um time presencialmente.

Use as dicas abaixo para adaptar o seu estilo de gestão ao trabalho virtual.

1. Estruture as atividades em projetos

Para ter sucesso no sistema home office é necessário estruturar as atividades e tarefas de forma clara e assertiva para evitar retrabalhos e garantir a produtividade.

Lembre-se, no trabalho remoto as pessoas não terão como ficar tirando dúvidas pontuais facilmente, por isso, elas devem saber exatamente o que deve ser feito.

Para isso, agrupe as tarefas em projetos e defina claramente o que deve ser feito, a data que deve ser entregue e resultado esperado de forma específica.

Já para as atividades rotineiras, estabeleça metas diárias de produtividade para cada membro da equipe individualmente.

Se as pessoas entregarem os trabalhos dentro do prazo e com um bom nível de qualidade, você não precisa se preocupar muito com o fato delas estarem ou não em suas mesas em uma determinada hora do dia, concorda?

2. Use um sistema de gestão on-line

Um dos grandes desafios na hora de gerenciar funcionários em home office é manter as pessoas informadas e atualizadas sobre o status das atividades. Isso é ainda mais importante quando há interdependências entres as atividades dos membros da sua equipe.

Para evitar retrabalhos devido a falhas na comunicação, a dica é usar um sistema de gerenciamento de tarefas on-line.

Felizmente, com o avanço da tecnologia existem hoje diversas opções de sistemas on-line e gratuitos para você organizar as atividades da sua equipe, os mais conhecidos são o Trello, Asana, KanbanFlow entre outros.

Todos estes sistemas são baseados no modelo de gestão Kanban e podem ser acessados tanto do computador quanto do celular.

E além de facilitar a visualização das atividades por todos os membros da equipe, estes sistemas auxiliam você a mensurar os avanços e conquistas do seu time.

3. Aprimore à sua comunicação interpessoal

Para gerenciar funcionários em home office você precisará desenvolver algumas novas habilidades, e a comunicação é sem dúvida uma delas.

A nossa comunicação interpessoal vai além das palavras que falamos. Pelo contrário, muitos estudos demonstram que a comunicação não verbal é tão importante quanto a comunicação verbal na hora de passar a mensagem correta.

Por exemplo, o seu tom de voz, a sua expressão facial, a sua postura corporal, dizem mais que as suas palavras na maioria das vezes.

Por isso a comunicação interpessoal se torna um dos grandes desafios na hora de gerenciar funcionários em home office.

Por mais avançado que seja a tecnologia, você não conseguirá se comunicar virtualmente tão bem quanto presencialmente.

Por exemplo, no mundo virtual você não poderá confiar na sua capacidade de reconhecer o humor das pessoas conforme a linguagem corporal. Nem saber se a pessoal acordou ou não de mal humor.

Portanto, para manter uma boa comunicação interpessoal com os membros remotos da sua equipe é necessário que você aprimore as suas habilidades de escuta ativa e seja mais proativo na hora de fazer perguntas abertas.

4. Facilite a comunicação

O maior desafio que as equipes virtuais enfrentam é a comunicação. Sem as trocas diárias de mensagens olho no olho, você e os membros da sua equipe devem fazer um esforço extra para se comunicar de forma eficaz.

Quando os funcionários estão em home office não há conversas informais no cafezinho e as oportunidades de socialização fora do horário de expediente são menores ou até inexistentes.

Por isso, você precisa compensar a perda de interações informais fazendo um bom uso da tecnologia e se comunicar, comunicar e comunicar.

Felizmente existem vários canais de comunicação que você pode usar, os mais populares são e-mail, Slack, Skype e Google Hangouts.

Por exemplo: nestes aplicativos você pode compartilhar informações, fazer atualizações rápidas e realizar reuniões por vídeo.

Mas lembre-se, na hora de escolher o melhor sistema você deve levar em consideração a infraestrutura necessária e as preferências das pessoas.

Em outras palavras, as pessoas devem estar felizes em usar o sistema de comunicação e ele deve funcionar de forma adequada, sem travamentos e lentidão.

Portanto, ensine as pessoas a usar o sistema de comunicação e garanta que elas tenham a infraestrutura adequada, isso geralmente envolve disponibilizar um computador bom e internet rápida.

5. Respeite a vida das pessoas

Tenha consciência que quando a pessoa está trabalhando em casa ela tem uma rotina diferente da que ela tinha na empresa.

Normalmente a pessoa que procura o home office está buscando ter mais tempo para se dedicar as outras áreas da sua vida.

Por exemplo, a pessoa pode querer levar os seus filhos para a escola diariamente ou ir na academia no horário do almoço.

Isso não significa que ela irá trabalhar menos. Significa apenas que os seus períodos de trabalho estarão mesclados com outras atividades que ela não fazia quando estava o tempo todo na empresa.

Por isso esteja ciente dos horários, preferências e necessidades dos seus funcionários em home office e procure se adaptar da melhor maneira possível.

Por exemplo, no escritório você simplesmente olha para ver se a pessoa está ocupada antes de interrompê-las para pedir uma informação. Já no home office, quando você liga para a pessoa não sabe se é um bom momento ou não para vocês conversarem.

Neste caso a minha recomendação é que você envie uma mensagem instantânea perguntando se você pode ligar. Desta forma a pessoa poderá responder “eu ligo para você em 20 minutos” se ela estiver no meio de uma atividade crítica.

Portanto, respeite as vidas das pessoas e personalize a sua abordagem que elas irão se motivar e te entregar muito mais resultado.

6. Personalize a sua abordagem

A premissa básica para uma pessoa trabalhar em home office é ela ser capaz de executar o seu trabalho sem supervisão. Em outras palavras, a pessoa tem que conseguir caminhar sozinha durante a realização das suas atividades.

Isso não significa necessariamente que a pessoa tem que ser experiente e saber fazer tudo. Significa que a pessoa tem que receber as atividades que caibam dentro da sua capacidade de entrega.

Por exemplo, não é recomendado delegar um projeto complexo inteiro para um funcionário jovem e inexperiente em home office. Ele provavelmente não terá a capacidade de executar esta tarefa do começo ao fim com sucesso.

Por isso, neste caso você explicar para ele o objetivo do projeto como um todo, discutir as tarefas necessárias para executar o projeto e deve delegar tarefas menores com prazos mais curtos.

Assim você irá apoiá-lo a estruturar as atividades do projeto e acompanhará as suas atividades mais de perto.

Por outro lado, se você tem um funcionário experiente capaz de executar o projeto de ponto a ponto, daí sim você pode delegar o projeto inteiro para ele e dar liberdade para ele escolher o melhor caminho.

E mais, não há garantia que um bom membro da equipe física manterá o seu bom desempenho trabalhando em uma equipe virtual.

Pelo contrário, geralmente as pessoas mais extrovertidas se destacam no ambiente corporativo, mas acabam tendo mais dificuldade no home office.

Por isso é muito importante você apoiar cada pessoa da sua equipe a superar os seus próximos desafios na adaptação do trabalho presencial para o virtual.

Portanto, personalize a forma como você delega as tarefas e lidera as pessoas conforme o perfil de cada uma delas.

7. Mantenha as portas abertas

Para gerenciar uma equipe efetivamente é necessário conhecer os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe. E isso não é diferente em uma equipe com os funcionários em home office.

Porém, é muito mais difícil você identificar os pontos fortes e fracos das pessoas sem as interações diárias olho no olho.

Por isso, é importante você construir pontes e meios pelos quais as pessoas possam vir até você para obter o que eles precisam.

Em outras palavras, mantenha uma comunicação aberta frequente para criar uma política de portas abertas com as pessoas da sua equipe.

Fale sobre os seus erros, conte as dificuldades pelas quais você já passou, demonstre as suas vulnerabilidades para criar confiança com de cada pessoa.

Assim, ao tornar a comunicação aberta, as pessoas passaram a confiar mais em você e não terão medo de expor as suas fraquezas.

8. Concentre-se no resultado

Muitos gestores cometem o erro de microgerenciar as tarefas na hora de liderar funcionários em home office.

Infelizmente, a maioria das organizações tem a cultura de contratar as horas das pessoas e não o resultado do seu trabalho. O que é isso?

As empresas contratam os funcionários para trabalhar 40 horas por semana, ou seja, não importa o que eles estão fazendo, eles devem estar disponíveis as 40 horas para a empresa.

Desta forma, uma das responsabilidades dos gestores é garantir que as pessoas estão trabalhando o máximo de tempo possível dentro destas 40 horas semanais para a empresa maximizar o seu desempenho.

Assim, os gestores se tornam mestres em identificar novas tarefas e atribuí-las as pessoas que estão com pouco trabalho. Porém, este tipo de relação não funciona muito bem no modelo de home office.

Quando o gestor está preocupado em monitorar se a pessoa está trabalhando o tempo contratado, ele acaba se tornando um microgerenciador e cria uma pressão excessiva sobre os funcionários em home office devido à distância física.

Neste contexto o gestor passa fazer muitas cobranças e ficar o tempo todo verificando se a pessoa está de fato trabalhando. Este gerenciamento excessivo acaba diminuindo a produtividade da pessoa e gerando estresse.

Por isso, no modelo home office, o gestor tem que se concentrar no resultado, e não no período de trabalho.

Por exemplo, desde que a pessoa entregue o resultado combinado, não importa se ela resolveu tirar uma tarde para resolver problemas pessoais. O importante é ela ter a disciplina para compensar essas horas ausentes e entregar o resultado.

Portanto, ao gerenciar funcionários em home office, concentre-se nos resultados e aprenda a não se preocupar excessivamente com o processo e tempo. Confie nas pessoas e analises os resultados obtidos.

9. Faça atualizações regulares

Não confirme o provérbio Búlgaro “fora da vista, fora da mente” deixando os seus funcionários em home office fora da sua zona de influência.

Dedique a mesma quantidade de atenção aos funcionários remotos quanto às pessoas com quem você lida todos os dias presencialmente.

Por isso, seja consistente e disciplinado para analisar e aprovar todas as entregas feitas pelas pessoas que estão trabalhando em casa.

E mais, crie o hábito de fazer reuniões rápidas regularmente para atualizar o status das tarefas e não deixe de dar feedbacks sobre o seu desempenho.

E lembre-se, e-mails e telefonemas nem sempre comunicam atitudes ou desconfortos, por isso é importante você ter interação regulares aumentando a frequência dos seus bate-papos.

10. Mantenham as pessoas motivadas

Outro grande desafio dos gestores de funcionários em home office é manter a motivação em alta e as pessoas conectadas com a empresa.

Quando o seu funcionário está trabalhando em casa, você não precisará lidar com “altos e baixos” diários da sua motivação como acontece em uma equipe presencial. Porém, você deve ficar de fique de olho no seu entusiasmo e engajamento.

Para isso, converse com eles sobre os objetivos da equipe e empresa para que eles não percam o interesse e se tornem menos conectados ao time e a organização.

Outra forma de manter os funcionários em home office conectados a sua organização é incentivá-los a trabalhar em projetos com outras pessoas da equipe.

Pessoas em home office perdem a socialização com a equipe. Por estarem isoladas, elas têm mais dificuldade para construir relações de confiança com os seus colegas sem os bate papos informais que ocorrem diariamente em equipes presenciais.

Uma forma de mudar isso é delegando um mesmo projeto para duas pessoas ao mesmo tempo. Neste modelo você deve dar as duas pessoas a responsabilidade pela entrega do resultado e orientá-las a resolver os problemas antes de consultar você. Isso irá aproximá-las e criará um relacionamento mais íntimo entre elas.

E não se esqueça, forneça aos seus funcionários em home office os mesmos incentivos e oportunidades de desenvolvimento profissional que você ofereça as pessoas que estão junto com você na empresa.

Para manter as pessoas conectadas a empresa, é muito importante que elas sentam que têm as mesmas oportunidades de apreciação e promoção que as pessoas que estão trabalhando fisicamente dentro da empresa.

Fique atento para não cometer o erro comum de dar preferência para a pessoas que você pode ver e cujas as mãos possa tocar na hora de reconhecer e elogiar.

11. Construa uma equipe coesa

Não importa se todos os membros da sua equipe estão trabalhando nas suas casas, em cidades diferentes, em estados diferentes ou até em países diferentes, eles ainda sim são uma equipe.

Como já falei antes, um maior desafio das equipes virtuais é a comunicação entre você e as pessoas e entre os próprios membros da equipe.

Por isso, por mais que as pessoas estejam remotas, o líder deve se preocupar e incentivar as pessoas a desenvolverem uma visão de grupo para construir uma equipe coesa.

Para isso existem muitos recursos que você pode utilizar, o mais comum é fazer reunião virtuais através de teleconferências com todos os mesmos da equipe ao mesmo tempo.

Para serem produtivas, as reuniões virtuais devem ser planejadas iguais as reuniões presenciais. Por isso, defina a pauta, envie os documentos de suporte e agende a reunião com antecedência e mantenha o foco durante a reunião.

Outra prática também relacionada a reuniões virtuais é criar o hábito de fazer reuniões rápidas no início do expediente com todos os membros da equipe. Nesta reunião cada pessoa deve falar em 3 minutos o que fez ontem, quais foram os aprendizados, o que fará hoje e quais são os seus obstáculos.

Mas lembrem-se, fazer teleconferências diárias podem se tornar um problema caso as pessoas não compartilhem da mesma rotina ou se estiverem em fuso horários diferentes.

Outra forma de incentivar os relacionamentos entre os funcionários em home office e o restante da equipe é incentivá-los a trabalhar um dia da semana na empresa ou obriga-los a participar presencialmente das reuniões mais importantes da equipe.

12. Crie diretrizes claras

Como mostrei ao longo deste artigo, nem todas as funções podem ser feitas fora da empresa e nem todas pessoas vão se dar bem com o home office.

No entanto, esta falta de universalidade não deve ser um impeditivo para você permitir que alguns funcionários trabalhem em casa.

Pelo contrário, ao tornar a política da sua empresa mais flexível você aumentará a motivação das pessoas que querem o home office e das pessoas que não querem ao mesmo tempo.

Porém, para o tiro não sair pela culatra é necessário criar diretrizes claras sobre quais funções podem ou não ser feitas em home office. Caso contrário é bem provável que algumas pessoas fiquem se sentindo injustiçadas por não poderem trabalhar em casa.

Para evitar esta situação, crie uma política interna com diretrizes claras. Especifique quais funções podem ou não serem feitas remotamente e por que.

Você pode incluir também nas diretrizes qual é a infraestrutura mínima que a pessoa deve ter em sua casa para fazer home office. Por exemplo, a sua empresa pode exigir que a pessoa tenha um escritório isolado e internet rápida.

Portanto, ao criar e divulgar as diretrizes você não se sentirá obrigado a permitir que os membros da equipe não preparados trabalhem em casa para ser justo com todos.

E por outro lado, ao ter uma política clara você poderá manter dentro da sua equipe pessoas talentosas que querem e são capazes de trabalhar em casa com sucessos.

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Conclusões sobre como liderar e gerenciar funcionários em home office

O trabalho em home office é uma tendência que veio para ficar. Como o avanço da tecnologia as barreiras para as pessoas trabalharem de casa estão caindo.

É cada vez mais comum serviços serem entregues virtualmente e as pesquisas apontam que o home office é considerado um diferencial pelos jovens na hora de escolher um trabalho.

Portanto, se você quer se manter no mercado e ter os melhores talentos trabalhando na sua equipe, é importante você começar hoje a desenvolver as suas habilidades para gerenciar funcionários em home office.

Para isso use as dicas que apresentei neste artigo e comece fazendo algumas pequenas experiências e testes.

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.