por Lucas Retondo – especialista em Startups
Qual o momento certo para contratar mais pessoas?
A sua equipe está com muito trabalho para fazer ultimamente? As pessoas estão cada vez mais sobrecarregadas e estressadas devido ao grande volume de tarefas?
Ou talvez o volume das vendas da sua empresa está aumentando rapidamente e você está ficando nervoso com a possibilidade de não ter uma equipe grande o suficiente para lidar com esse aumento?
Neste momento você deve estar se perguntando, quando devo contratar novos trabalhadores?
Responder esta pergunta não é uma tarefa fácil, há muitas variáveis para considerar além das reclamações da sua equipe de que eles estão sobrecarregados.
Neste artigo, vou explicar quando e o que você precisa analisar antes de contratar mais pessoas para expandir a sua equipe. Boa leitura!
Quando não contratar um novo funcionário?
Contratar um novo membro para a equipe na hora errada ou pelos motivos errados pode lhe custar tempo e dinheiro.
Por isso, um primeiro passo importante para responder à pergunta “quando contratar novos trabalhadores?” é entender quando não devemos contratar um novo funcionário.
Existem várias situações que não justificam uma nova contratação, entre eles eu destaco:
Aumentos sazonais na carga de trabalho
Se a sua equipe fica sobrecarregada em períodos específicos do ano, contrate ajuda temporária para aliviar a carga de trabalho neste período ao invés de criar uma posição permanente.
Por exemplo, lojas de roupas normalmente aumentam o número de vendedoras para o natal através da contratação de trabalhadores com contratado temporário. Após este período os trabalhadores extras são dispensados.
Projetos únicos ou incomuns
Se o seu pessoal está responsável por entregar um projeto extraordinariamente grande que vai além do volume normal de trabalho, considere usar serviços terceirizados para atender a essa mudança temporária no volume de trabalho.
Você pode usar terceiros para fazer o trabalho do projeto em si, ou pode usá-los para fazer o trabalho regular de sua equipe, enquanto a sua equipe usa a sua experiência para entregar o projeto.
Membros da equipe em licença ou em férias
Novamente a contratação de um terceiro pode ajudar você a completar a capacidade de entrega da sua equipe em períodos nos quais os seus funcionários tenham que se ausentar devido as férias ou licenças.
Por exemplo, se a sua funcionária responsável pelo atendimento ao cliente está grávida, você pode contratar um terceiro para ser treinado por ela e ficar no seu lugar no período que ela ficará ausente devido a licença maternidade.
Reclamações infundadas da equipe
Se as pessoas da sua equipe reclamarem sobre a carga de trabalho, certifique-se de que elas estão administrando bem o tempo antes de considerar expandir a equipe.
Consertar o mau gerenciamento do tempo é muito mais fácil e lucrativo do que contratar alguém novo para fazer parte da sua equipe. E mais, aumentar a quantidade de pessoas em uma equipe desorganizada e improdutiva pode tornar a situação ainda pior.
Por isso, antes de decidir contratar um novo funcionário para a sua equipe, certifique-se de que os membros atuais estejam gerenciando o seu tempo de forma eficaz, que eles tenham todos os recursos necessários e que estejam trabalhando da maneira mais eficiente possível. Além disso, verifique se a carga de trabalho extra não é apenas temporária.
Quando contratar um novo funcionário?
Agora que nós já sabemos quais situações não justificam a contratação de um novo funcionário, vamos entender quais situação justificam a criação de um novo emprego na sua organização.
Novamente existem inúmeros possibilidades e situações onde é necessário criar uma posição adicional na equipe. Abaixo vou destacar as quatro situações mais comuns:
Sobrecarga de trabalho consistente
O principal indicador de que seu pessoal precisa de ajuda extra é quando a equipe está constantemente sobrecarregado com tarefas e projetos.
Caso o seu time já gerencie o tempo de forma eficaz, e mesmo assim está sempre trabalhando duro com muitas horas extras, adicionar uma pessoa aumentará a produtividade da equipe e reduzirá o estresse.
Uso recorrente de terceiros
Você já usa muitos trabalhadores temporários, terceirizados ou freelancers? Se você necessita constantemente de ajuda externa para atingir o resultado, isso pode significar que você precisa de uma pessoa permanente na sua equipe.
No entanto, é importante considerar os custos dessa contratação. Quando você contrata terceiros e freelancers, você tem a liberdade para dispensá-los assim que você não precisar mais deles.
Por outro lado, terceiros e freelancers geralmente custam mais por hora do que um funcionário permanente. E mais, geralmente trabalhadores temporários não conhecem a sua organização tão bem quanto os funcionários permanentes.
Por isso, você deve analisar os custos indiretos, bem como os custos diretos, na hora de decidir se é melhor usar terceiros ou criar uma função permanente na sua equipe.
Melhora na economia
O estado da economia é importante na criação de novos cargos. Muitas organizações reestruturam e reduzem suas equipes durante uma recessão. Quando as coisas começam a melhorar, elas geralmente querem recontratar.
Porém não é tão simples assim! Existem leis que determinam quando uma pessoa pode ser recontratada. Portanto, converse com seu departamento de RH no início de seu processo de tomada de decisão. Eles poderão aconselhá-lo sobre a melhor estratégia.
E mais, muitas vezes durante uma recessão, as empresas demitem funcionários capacitados e treinados. E depois, quando as coisas melhoram, elas não conseguem mais recontratar pessoas como o mesmo nível de capacidade, obrigando-as a aumentar os gastos com treinamento.
Por isso, a decisão de contratar conforme as mudanças na economia pode ser arriscado e desvantajosa.
Tempo gasto em tarefas não importantes
Seu próprio cronograma e tarefas realizadas podem determinar se você precisa de ajuda adicional ou não.
Se você passa a maior parte do seu dia realizando tarefas que poderiam ser feitas facilmente por alguém menos qualificado e mais barato que você, contratar mais uma pessoa pode aumentar a receita e a sua produtividade.
Ao contratar uma pessoa para te ajudar, você poderá liberar parte do seu tempo para se concentrar em tarefas e estratégias mais lucrativas.
Portanto, para determinar se você ou sua equipe precisam de ajuda adicional, identifique os benefícios que uma pessoa extra traria para sua organização para tomar a melhor decisão.
Como estruturar o crescimento da sua equipe?
Agora que nós já sabemos quando devemos aumentar a quantidade de membros da equipe, chegou a hora de discutirmos quando e como estruturar o crescimento do time.
Para ajudá-lo a visualizar os cenários possíveis, vou apresentar a seguir quatro estratégias que você pode adotar para decidir o melhor momento de efetuar a contratação.
Estratégia 1: contrate com antecedência
Muitos administradores recomendam que você deve contratar mais trabalhadores antes da sua equipe ficar realmente sobrecarregada.
A contratação antecipada permite que você treine as novas pessoas antes que as cargas de trabalho aumentem. Desta forma, você é capaz manter os tempos de resposta e os níveis de qualidade em patamares elevados mesmo com o aumento da demanda.
No entanto, esta estratégia é arriscada. Caso o aumento esperado na carga de trabalho não se concretize, você terá excesso de pessoal e ficará exposto a todos os custos extras associados a isso.
Estratégia 2: aguarde até que a necessidade seja óbvia
Outra estratégia também recomendada por especialistas é esperar para contratar até que os volumes de trabalho aumentem para um nível em que as pessoas estejam realmente sobrecarregadas.
A desvantagem desta estratégia é que você terá que recrutar e treinar o novo funcionário durante um período muito ocupado.
Desta forma, você poderá colocar em risco a manutenção da qualidade e pontualidade das entregas da equipe, além de prejudicar o pessoal existente por estar sobrecarregado e estressado.
Estratégia 3: comprometer-se com um plano “intermediário”
Contrate alguém por tempo parcial. A vantagem disso é que você pode expandir a força de trabalho da sua equipe por uma quantidade menor de “horas-homem”.
Porém, a desvantagem é se os seus níveis de trabalho continuarem a aumentar e a pessoa contratada querer continuar trabalhando apenas meio período. Assim você não poderá usar o conhecimento e as habilidades crescentes da nova pessoa em período integral.
Neste caso você pode contratar outro trabalhador em tempo parcial ou você pode eliminar a função de meio período e contratar uma pessoa em tempo integral. Embora essas duas opções lhe deem mais flexibilidade, elas levarão mais tempo, treinamento e adaptação da sua equipe.
Estratégia 4: redistribua as atividades e papéis
Você também pode contratar alguém para preencher dois ou mais papéis caso não tenha trabalho suficiente em apenas uma função.
Esta pode ser uma solução eficaz no curto prazo. No entanto, muitas vezes não é sustentável a longo prazo em parte porque é difícil encontrar um substituto capaz de executar diversas tarefas e em parte porque as pessoas tendem a focar no papel que mais gostam e acabam negligenciando as tarefas menos atraentes.
Portanto, para determinar a sua melhor estratégia, investigue como é provável que sua organização cresça. Se você não está confiante de que as demandas irão aumentar, adie a criação de uma nova função. Mas se você acha que sua carga de trabalho vai crescer, então considere cuidadosamente se deve contratar agora ou esperar.
Ambas as opções têm benefícios e riscos e é importante escolher um caminho certo para você, sua equipe e sua organização.
Usando o departamento de RH
Em todas as organizações, exceto as muito pequenas, há protocolos a serem seguidos para criar uma nova função. Se este é o seu caso, você vai precisar da aprovação do RH para isso e provavelmente deverá ser obrigado a seguir os seus procedimentos internos.
Cada organização é diferente e tem os seus próprios procedimentos, por isso é impossível listar as etapas exatas do RH da sua empresa. No entanto, você provavelmente precisará fazer as seguintes análises:
- Calcular o custo do novo membro da equipe e identificar a origem do dinheiro;
- Fornecer um estudo de caso comprovando a necessidade da nova função;
- Escrever uma descrição de cargo detalhada para o novo contratado.
Portanto, entre em contato com o RH da sua empresa para saber os requisitos para criar uma nova função.
Esse processo leva tempo, por isso, se você precisa expandir a sua equipe em breve é melhor começar a trabalhar agora nisso!
Conclusão sobre o momento certo para contratar mais pessoas
Criar um novo papel leva tempo e é necessário fazer um levantamento cuidadoso sobre a carga de trabalho atual e futura.
Muitos gestores usam a desculpa que não conseguem atingir as suas metas por falta de pessoas, porém uma contratação feita no momento errado pode ser prejudicial a equipe e organização.
É muito comum a produtividade piorar e os conflitos aumentarem quando novos trabalhadores são adicionados a equipes desorganizadas e improdutivas.
Por isso, o primeiro passo antes de expandir a equipe, é garantir que a equipe atual está performando no seu máximo, para isso o gestor deve avaliar se eles estão fazendo um bom gerenciamento do tempo e dispõem de todos os recursos e conhecimentos necessários.
Portanto, uma nova contratação deve ser feita somente após garantir que a sua equipe está trabalhando no máximo da sua capacidade atual.
E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender mais sobre recrutamento e seleção consulte a página trabalha em equipe. Nela nos organizamos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
