O dilema que enfrentamos na delegação de tarefas

 por Lucas Retondo – especialista em Startups

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Você quer assistir uma aula rápida sobre por que não delegamos as tarefas? Então clique no player abaixo e assista o vídeo. Depois, para se aprofundar no assunto é só ler este artigo até o final.

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Por que não delegamos as tarefas?

Há momentos em que você tem que entregar a responsabilidade para outra pessoa se quiser ver a sua empresa crescer e prosperar.

O ditado “se é para fazer bem feito faça você mesmo” é uma grande muleta para aqueles que não estão dispostos a delegar. Este pensamento ajuda a justificar as suas longas jornadas de trabalho e a manter tudo sob o seu controle.

Quando você realmente acredita nesta frase, você passa a ignorar a possibilidade de que outras pessoas podem fazer um trabalho melhor do que você é capaz de fazer sozinho.

Se você acredita nesse ditado fatídico, você não está sozinho. Delegação é uma área de gestão pessoal e profissional com a qual muitas pessoas lutam.

A dificuldade decorre da nossa necessidade de controlar os resultados e de uma crença fortemente enraizada de que sabemos como fazer melhor as coisas. É difícil deixar o controle.

Neste artigo eu vou explicar quais são os nossos maiores dilemas na hora de delegar tarefas e vou dar dicas de como você pode superar estas barreiras. Boa leitura!

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Quais os dilemas na hora de delegar tarefas?

Como gerentes, tememos as repercussões quando um funcionário não consegue concluir algo corretamente ou no prazo.

A falha pode refletir mal em nós, então tomamos o caminho de menor resistência. Em vez de trabalhar para melhorar nossas habilidades de delegação, preferimos simplesmente manter mais tarefas sob a nossa responsabilidade.

Estar sobrecarregado de alguma forma parece ser menos arriscado do que perder o controle e receber trabalhos que podem não atender aos nossos requisitos de forma perfeita.

Resumidamente, a razão fundamental pela qual muitos de nós evitamos delegar é que: delegação verdadeira significa desistir de um pouco daquilo que gostaríamos de manter (controle) enquanto mantemos o que preferimos desistir (prestação de contas).

Pense nisso, por natureza nós amamos manter o controle. Dessa forma, podemos garantir que as coisas sejam feitas da maneira que queremos que sejam feitas.

Muitas vezes é uma perspectiva assustadora pensar em deixar alguém assumir uma tarefa ou dever que estamos fazendo há algum tempo. Nesta hora sempre nos perguntamos:

• E se eles não fizerem isso corretamente?
• E se o resultado não estiver de acordo com meus padrões?
• E se eles não fizerem o que eu tenho feito?
• E se eu me tornar menos essencial para o negócio?
• E se eles fizerem melhor que eu?

É tentador querer manter o controle, por isso ficamos justificando a nossa falta de iniciativa com as perguntas acima. Aliás, as duas últimas perguntas chegam a ser deprimentes.

Para muitas pessoas abrir mão do controle absoluto é visto, erroneamente, como desistir da autoridade da liderança.

O que essas pessoas esquecem é que a liderança tem muito mais haver com responsabilidade do que com autoridade ou controle.

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Desculpas para não delegar?

Mesmo consciente dos benefícios que falamos anteriormente, muitas pessoas insistem em não delegar as tarefas para a sua equipe.

São várias as desculpas utilizadas pelos gestores para não delegar, as mais comuns são:

• Eu estou tão ocupado que não me sobra tempo nem mesmo para delegar;
• Ninguém dentro da minha equipe conseguirá entender essa tarefa;
• Não conheço todos os detalhes e desdobramentos da tarefa. Por isso, não sei exatamente o que devo delegar;
• Eu conheço melhor do que ninguém o que deve ser feito. Por isso, é mais rápido eu fazer do que delegar;
• Se eu delegar tudo, as outras pessoas poderão tomar o meu lugar ou descobrir a minha inutilidade;
• Tenho receio sobre a reação do meu subordinado quando eu delegar a tarefa;
• Não posso correr riscos com essa tarefa;
• Não tenho paciência de ensinar as outras pessoas;
• Eu gosto de fazer esta tarefa.

Se você usa alguma destas desculpas está na hora de mudar o seu modo de pensar agora. Ao não delegar você está limitando o potencial da sua equipe e aumentando o seu estresse.

Quando delegamos criamos um ciclo de influência positivo, pois o líder passa a ter mais tempo para liderar e cuidar da equipe. Enquanto a equipe, a cada nova tarefa recebida, ganha mais confiança e motivação em trabalhar com aquele líder.

Portanto, delegar é uma necessidade. Quem não delega está fadado a ter sobrecarga de trabalho, falta de tempo e todas as doenças relacionadas ao estresse.

Agora que já sabemos a importância de delegar, vamos falar sobre como você pode começar a delegar.

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Como começar a delegar?

Delegar significa assumir a verdadeira responsabilidade e inevitavelmente significa desistir de algum controle.

Eu sei que isso soa um pouco assustador, ser responsável por algo que você não controla não é uma posição muito confortável.

Mas com as dicas abaixo você pode superar esta mentalidade e se tornar um líder eficaz:

1. Perceba que você não pode fazer tudo

Todo mundo tem limites. Se você deixar de reconhecer o seu, você vai se esgotar e acabará ficando doente.

Talvez não amanhã e talvez nem no ano que vem, mas o estresse e a pressão de tentar fazer tudo acabarão levando você a desenvolver doenças relacionadas ao estresse.

2. Comece pequeno

A delegação é uma habilidade e você precisa ter paciência, persistência e prática para aprender.

Por isso, comece dando tarefas pequenas e descomplicadas. Conforme sua confiança cresce, sua disposição para delegar mais aumenta.

3. Reconheça o sucesso

Quando você teve alguns resultados bem-sucedidos em tarefas que você delegou, reserve um tempo para apreciar o processo.

Pense no tempo que você economizou e em como investiu este tempo extra trabalhando em outros projetos mais estratégicos.

4. Saiba que não existe um único caminho

Uma grande parte da resistência da delegação é o medo de que a tarefa não seja feita do jeito “certo”.

O problema é que o seu jeito certo geralmente significa idêntico a você e não considera que existem outras maneiras de alcançar o mesmo resultado.

Por isso esteja aberto a ver as outras pessoas fazendo o trabalho do jeito delas.

5. Dê todas as ferramentas para fazer o que você faz

A delegação só funcionará se você ajudar a outra pessoa a ter sucesso.

Portanto, certifique-se de que ela tenha os recursos certos e continue se comunicando, participando e apoiando a outra pessoa ao longo do processo.

Lembre-se, delegação não significa abdicar da sua responsabilidade. Portanto, você precisa ter certeza que fez tudo que podia para influenciar um bom resultado.

6. Aprecie as realizações dos outros

Você pode estar cansado de organizar a conferência anual de vendas, mas se um de seus funcionários nunca o fez, o desafio pode ser estimulante, revigorante e motivador para ele.

O resultado bem-sucedido não é apenas uma conferência bem organizada. É a oportunidade de alguém da sua equipe aprender algo novo e ser reconhecido por suas conquistas.

Por isso, aumente a motivação das pessoas reconhecendo os resultados das tarefas delegadas consistente.

7. Aproveite o tempo para trabalhar em projetos mais estimulantes

Quanto menos tempo você gastar em tarefas de baixo nível, mais tempo terá para se concentrar nos seus principais objetivos estratégicos.

Por isso, aproveite o seu tempo extra para trabalhar naqueles projetos importantes que nunca saíram do papel.

E mais, use este tempo para resolver os problemas realmente importantes que continuam sendo empurrados para debaixo do tapete porque você estava sempre sobrecarregado.

8. Entenda a dinâmica autoridade e responsabilidade

Delegar não significa desistir da responsabilidade e esta é uma lição essencial para a verdadeira liderança.

Quando delegamos transferimos parte da nossa autoridade e responsabilidade para a outra pessoa, porém a responsabilidade final é sempre do líder.

Por isso, ao delegar uma atividade procure estabelecer pontos de verificação sobre o desenvolvimento da tarefa e esteja disponível para apoiar a pessoa a ter sucesso na execução da atividade.

9. Use a alavancagem

A delegação pode colocar as pessoas certas nas tarefas certas. E quanto melhor alocado seu pessoal, maior a produtividade, a eficácia e a oportunidade de crescimento organizacional.

Por isso, use a delegação para alavancar os resultados do seu negócio trazendo o melhor dos talentos das pessoas para a organização.

10. A delegação beneficia a todos

Você tem mais tempo para se concentrar nas principais responsabilidades da sua posição. Seus funcionários têm mais oportunidades de expandir e enriquecer seus trabalhos. Ou seja, ambos saem ganhando.

E mais, a delegação efetiva alivia as suas próprias pressões de tempo, tornando o trabalho mais agradável e melhor no longo prazo.

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Conclusão sobre os dilemas da delegação

Como vimos neste artigo, muitos de nós evitam delegar as tarefas por medo e receio. As desculpas que usamos para justificar esta paralisia são as mais variadas possíveis.

Porém, nenhuma destas desculpas elimina os problemas que surgem quando não delegamos as tarefas corretamente para os membros da nossa equipe.

Por isso, elimine os seus preconceitos sobre delegação. Tenha consciência que você estava fazendo um bom trabalho antes, mas ao delegar efetivamente você poderá fazer ainda mais.

Com esta nova perspectiva e um pouco de coragem para “deixar ir”, você vai se surpreender com o que você pode conseguir!

E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.

Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.

Muito obrigado e até a próxima.

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Quem é Lucas Retondo?

Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.

Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.

No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.

Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.