por Lucas Retondo – especialista em Startups
Como gerenciar uma equipe?
Se você está assumindo uma posição gerencial pela primeira vez deve estar se perguntando: como gerenciar uma equipe de forma eficaz?
Por outro lado, se você já atua como gestor de equipes há algum tempo, já deve ter se perguntado: qual a melhor forma de gerenciar uma equipe nos dias de hoje?
Enfim, independente da sua posição atual, acredito que para responder estas perguntas de forma consistente devemos ir além de dicas com ações práticas. Temos que definir uma estratégia de gerenciamento de equipe robusta.
E mais, esta estratégia de gerenciamento de equipe deve considerar os principais processos organizacionais relacionados a gestão de pessoas e atividades.
Assim, para responder à pergunta “como gerenciar uma equipe”, decidi explorar neste artigo as Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw.
Acredito que você poderá usar as quatro dimensões propostas por Julian Birkinshaw para desenvolver um modelo de gerenciamento de equipes mais eficaz para o seu negócio ou departamento.
Por isso, neste artigo, vamos primeiro conhecer as quatro dimensões propostas por Birkinshaw e depois ver como colocá-la em prática. Boa leitura!
Conhecendo as quatro dimensões da gestão de Birkinshaw
Julian Birkinshaw, é professor de gestão estratégica da London Business School e publicou suas Quatro Dimensões da Gestão em seu livro “Reinventing Management” em 2010.
A estrutura proposta por Birkinshaw destaca quatro dimensões que representam os principais processos e práticas de gerenciamento de equipe, sendo: atividades, tomada de decisões, objetivos e motivação individual.
E mais, como você pode observar na figura acima, cada dimensão tem dois princípios opostos. Estes princípios são as suposições ou crenças de como algo funciona ou deveria funcionar em cada dimensão dentro da organização.
Em outras palavras, estes princípios mostram como devem ser orientadas as ações dos gerentes dentro da empresa em cada dimensão.
Os princípios do lado esquerdo são as abordagens de gerenciamento de equipe usadas há décadas pelas empresas, por isso são chamados de “tradicionais”.
Já os princípios à direita são formas mais recentes de pensar sobre gestão de equipes, por isso não denominados como “alternativos”.
Portanto, você pode usar a estrutura de Birkinshaw para refletir sobre a sua abordagem atual de gerenciamento de equipe e identificar formas de melhorar a sua abordagem conforme os desafios da sua empresa.
Assim, você poderá adaptar à sua estratégia de gestão e descobrir como gerenciar uma equipe de forma mais eficaz.
Vamos examinar cada dimensão e os seus princípios correspondentes com mais detalhes?
Gerenciamento das atividades
Essa dimensão está relacionada à maneira como os gerentes coordenam as atividades com os membros da sua equipe. Os princípios opostos são:
Burocracia
Na abordagem burocrática os gerentes usam procedimentos e orientações formais para fazer as coisas. Por isso os resultados são previsíveis.
Uma certa quantidade de burocracia é necessária na maioria das organizações, especialmente quando elas lidam com riscos significativos como em áreas da saúde ou segurança.
Porém, a burocracia tende a dificultar a mudança e diminuir a iniciativa, criatividade, flexibilidade e autonomia dos membros da equipe.
Por isso, as organizações burocráticas geralmente tem dificuldade de mudar de direção. Em situações extremas esta abordagem pode desmotivar e desmoralizar os membros da equipe.
Liberal
A abordagem liberal é espontânea e baseia-se na independência e autonomia dos membros da equipe.
Nesta abordagem, as pessoas se organizam de forma independente e tomam as decisões apropriadas rapidamente.
Normalmente o estilo liberal leva à inovação e criatividade e aumenta a moral e engajamento da equipe.
A desvantagem do modo liberal é que as equipes e organizações podem se sentir caóticas e desorganizadas quando não existem estruturas eficazes em vigor.
Neste princípio as pessoas podem perder o foco porque há poucas fronteiras e regras em vigor. Assim, os membros da equipe podem acabar tomando ações que são racionais do ponto de vista da equipe, mas são prejudiciais na visão geral.
Gerenciamento das decisões
Essa dimensão está relacionada à maneira como as pessoas tomam as decisões dentro da organização. Os princípios são:
Hierarquia
A hierarquia é baseada em autoridade e poder. Os gerentes seniores tomam as decisões, pois são percebidos como tendo mais experiência e uma visão melhor do quadro geral.
A abordagem hierárquica pode motivar as pessoas a trabalhar duro a longo prazo, porque elas querem passar para posições mais poderosas na organização.
Ela também pode ser eficaz para atribuir responsabilidade, organizar o trabalho e lidar com a tomada de decisões, especialmente em organizações maiores.
No entanto, a hierarquia assume que “o chefe sabe tudo”, mesmo quando isso não é verdade.
Desta forma, a dimensão hierarquizada pode bloquear a comunicação ascendente dentro da organização, e isso pode levar a uma tomada de decisão ineficiente por parte de pessoas poderosas.
A gestão baseada na hierarquia também pode reduzir o moral e o engajamento se os gerentes não ouvirem e apoiarem os membros da equipe ou se não derem crédito às pessoas por suas contribuições.
Sabedoria Coletiva
A sabedoria coletiva é usada quando pessoas de todos os níveis da equipe e da organização contribuem para a tomada de decisões e trabalham para resolver os problemas coletivamente.
Esta abordagem melhora o moral e o engajamento e leva a melhores decisões quando pessoas capacitadas são envolvidas no processo de tomada de decisão.
A desvantagem de usar a sabedoria coletiva, é que ela pode aumentar o tempo para tomar decisões se muitas pessoas estiverem envolvidas no processo. Este é um problema sério se o seu negócio precisar tomar decisões oportunas e rápidas.
Gerenciamento dos objetivos
Essa dimensão está relacionada à maneira como as pessoas definem e buscam as metas organizacionais. Os princípios são:
Alinhamento
Com o alinhamento, todos trabalham para objetivos comuns definidos pela organização. Esse princípio oferece aos gerentes uma maneira simples de fazer com que os membros de sua equipe se movam na mesma direção.
Esta abordagem é extremamente importante se a sua organização estiver seguindo uma estratégia que precisa de ação coordenada e direcionada.
Uma desvantagem do alinhamento é que os gerentes instintivamente tentam usar os principais indicadores de desempenho para medir o progresso. Muitas vezes estes indicadores são ineficazes ou prejudiciais em áreas difíceis de definir como criatividade e inovação.
O alinhamento também pode colocar muito foco nos resultados a curto prazo, em vez buscar o crescimento a longo prazo.
E mais, o modelo de alinhamento dá às pessoas menos flexibilidade na forma como atingem seus objetivos.
Ambiguidade
Com a ambiguidade, as pessoas perseguem as metas e objetivos organizacionais de forma indireta e individual.
Por exemplo, em vez de definir uma meta direta para “aumentar as vendas em 15%”. Uma organização pode definir metas que medem a eficiência com que a equipe lida com novos clientes.
Neste sistema, espera-se que a consequência a longo prazo das metas indiretas seja o objetivo da organização (aumento das vendas).
Com este princípio, os membros da equipe são incentivados a trabalhar em prol de seus próprios objetivos individuais ao mesmo tempo que contribuem para os objetivos gerais da organização.
Com a ambiguidade, os membros da equipe têm maior propriedade sobre seu trabalho e decidem como atingem suas metas. Isso pode levar a alta produtividade e engajamento.
A ambiguidade é mais eficaz em negócios novos ou aqueles que exigem muita criatividade e inovação. Ela também pode ser muito útil em negócios que precisam explorar uma grande variedade de nichos e segmentos.
Uma desvantagem da ambiguidade é que as pessoas podem perder a direção e a motivação quando os objetivos gerais não são claros.
Nesta abordagem, as pessoas também podem tomar decisões erradas ao seguirem as suas intuições, e isso pode desperdiçar recursos e oportunidades.
E mais, o princípio ambíguo pode também dificultar a obtenção de resultados que necessitem de um esforço significativo e coordenado.
Gerenciamento da motivação individual
Essa dimensão está relacionada à maneira como as pessoas são motivadas dentro da organização. Os seus princípios são:
Extrínseco
A motivação extrínseca descreve abordagens para motivação que vêm de fora das pessoas, como aumentos salariais, promoções ou elogios.
Além das recompensas, fatores negativos, como pressão e ameaças, também podem fazer parte da motivação extrínseca.
É relativamente fácil para as organizações medir o desempenho e recompensar os membros da equipe usando motivadores extrínsecos.
Porém, o lado negativo da motivação extrínseca é que essas recompensas nem sempre lidam com as necessidades mais profundas que temos como seres humanos.
Por isso, este princípio pode nos deixar insatisfeitos, desmotivados, infelizes e desmotivados. Além de ter um impacto negativo na criatividade e engajamento.
Intrínseco
A motivação intrínseca está relacionada às recompensas internas que as pessoas experimentam ao realizar uma tarefa ou atividade.
Os motivadores intrínsecos são mais fortes que os extrínsecos. Por exemplo, a maioria dos hobbies e atividades de lazer são baseados em motivação intrínseca.
Nós fazemos estas atividades porque nós gostamos delas, não porque precisamos. Por isso, a motivação intrínseca é muito poderosa quando se aplica ao trabalho.
No entanto, motivadores intrínsecos podem ser difíceis de administrar, pois eles geralmente dependem da atividade que uma pessoa está fazendo e de sua percepção sobre ela.
Aplicando as Quatro Dimensões da Gestão da Birkinshaw
Para usar essa ferramenta, analise cada dimensão e pense em onde sua equipe ou organização está atualmente.
Em seguida, pense em onde sua organização deve estar em cada dimensão para alcançar sua estratégia da melhor forma possível.
Lembre-se que não existe um lado “melhor” ou “pior” na escala. A forma como gerenciar uma equipe depende da sua organização, da sua situação atual e de onde você quer ir estrategicamente.
Por isso, o seu objetivo é desenvolver o modelo de gerenciamento de equipe mais apropriado para a o seu negócio ou departamento.
Normalmente, as organizações estão no lado esquerdo da escala (tradicional), o que pode ser bom se a sua estratégia e negócio são beneficiados assim.
Desta forma, na maioria das vezes, o desafio para os gestores é passar de princípios de gestão mais tradicionais (lado esquerdo) para os princípios alternativos (lado direito).
Portanto, nas próximas linhas vou mostrar algumas ferramentas e estratégias que você pode usar para mudar dos princípios tradicionais para os alternativos.
Mudando da burocracia para o liberal
Um certo nível de burocracia é necessário para administrar uma organização de forma eficaz, porém, muitas vezes as organizações acabem ficam atoladas nela.
Você pode desenvolver o modelo mais liberal dentro de sua equipe e organização de várias maneiras.
Comece revisando os processos e procedimentos da sua organização e elimine as etapas desnecessárias desafiam a necessidade de cada etapa e regra aplicada.
Além disso, peça feedbacks regularmente aos membros da equipe sobre como você pode remover a burocracia e melhorar os processos e procedimentos.
Busquem construir uma cultura de confiança dentro da equipe para que as pessoas saibam que podem ser confiáveis
E mais, dê aos membros de sua equipe mais autonomia, evitando a microgerenciamento e incentivando a tomada de decisão e iniciativa nas situações apropriadas.
Mudando da hierarquia para a sabedoria coletiva
Ter um nível mínimo de hierarquia é essencial para a maioria das organizações funcionarem. No entanto, você pode usar o princípio da sabedoria coletiva de várias formas.
Novamente, construa um ambiente de confiança dentro da equipe encorajando o seu pessoal a se comunicar e falar livremente e sem medo de ser julgado negativamente.
A comunicação aberta ajudará você a aproveitar ao máximo a experiência dos membros da equipe e incentivará as pessoas a serem mais criativas e unidas.
Em seguida, envolva seu pessoal na tomada de decisão colaborativa e busque formas de resolver os problemas coletivamente.
Peça para as pessoas apresentarem as suas ideias nas reuniões de equipe. Isso incentivará ainda mais os membros da equipe a colaborar e compartilhar os seus conhecimentos.
Você pode também incentivar as pessoas a usarem ferramentas como redes sociais, blogs, fóruns de intranet e bate papos on-line para se comunicarem uns com os outros.
Mudando do alinhamento para ambiguidade
No princípio da ambiguidade as pessoas buscam objetivos indiretos e individuais que juntos irão beneficiar a organização a longo prazo.
Assim, para mudar do princípio de alinhamento para ambiguidade, comece estabelecendo uma missão clara para a sua equipe ou organização.
Em seguida, pergunte às pessoas como elas trabalharão em prol dessa missão, em vez de definir como fazer seu trabalho no dia-a-dia.
Uma abordagem famosa utilizado pelo Google é dar às pessoas um horário dedicado durante a semana de trabalho para “seguir seus palpites”.
Esta abordagem gera muitas ideias que você e os outros membros da equipe podem revisar e dar apoio àqueles projetos que demonstrarem potencial.
Você também pode debater metas indiretas com cada membro da equipe. Desta forma, quando as metas individuais forem alcançadas você terá um grande potencial para atingir os objetivos gerais de sua equipe ou organização.
Mudando da motivação extrínseca para a intrínseca
Motivadores extrínsecos são frequentemente eficazes. No entanto, você provavelmente achará melhor motivar seu pessoal usando uma combinação de motivadores extrínsecos e intrínsecos.
Cada pessoa da sua equipe será motivada por coisas diferentes, então use ferramentas como a Teoria da Motivação Humana de McClelland para entender o que motiva cada membro da equipe individualmente.
Em seguida, incentive as pessoas a aumentarem o seu autoconhecimento para que elas conheçam os seus pontos fortes e possam entender que tipo de trabalho mais se adequa à sua personalidade.
E mais, busque formas de ajustar e distribuir as atividades de forma a privilegiar os pontos fortes de cada membro da equipe.
Lembre-se também que ao mudar a sua abordagem de gerenciamento nas outros dimensões pode ajudar as pessoas a experimentarem uma motivação mais intrínseca.
Por exemplo, você pode aumentar a motivação intrínseca permitindo que os membros da equipe tenham mais liberdade na forma como atingem suas metas e envolvendo eles na tomada de decisões.
Conclusão sobre como gerenciar uma equipe
O professor Julian Birkinshaw desenvolveu a estrutura de Quatro Dimensões da Gestão e publicou-a em seu livro em 2010, ou seja, é um estudo bastante recente e atualizado.
Apesar de não mencionar em seu livro, podemos relacionar os princípios de Birkinshaw com os estilos de liderança proposto por Lewin em 1939. Neste caso a liderança autocrática seria similar ao princípio tradicional, enquanto a liderança democrática e a liderança liberal se assemelham ao princípio alternativo.
Ou seja, de certa forma, as Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw mostram que existe sim diferença entre gestão e liderança, porém elas estão interagindo e influenciando uma a outra o tempo todo.
Acredito que estrutura proposta por Birkinshaw é simples e de fácil entendimento. Porém, cada empresa tem as suas peculiaridades e desafios. Assim, pode ser necessário algumas adaptações na hora de aplicar a metodologia na sua empresa.
Portanto, você pode usar esta estrutura para desenvolver um modelo de gerenciamento de equipe que melhor se adapte ao tipo de trabalho que você está realizando e à maneira como deseja que sua organização se desenvolva. Porém deve ser flexível para fazer as adaptações necessárias.
E parabéns, se você chegou até aqui, você está no caminho certo. Uma das competências mais importantes de um líder é aprender continuamente.
Não esqueça de deixar as suas dúvidas e sugestões nos comentários. Eu quero muito saber o que você achou deste artigo.
Muito obrigado e até a próxima.
Dica:
Para aprender tudo sobre como gerenciar uma equipe consulte a página trabalha em equipe. Nela nos reunimos todos os conteúdos blog relacionados ao tema.
Quem é Lucas Retondo?
Sou empresário, mentor e consultor especialista em Startups. Atualmente sou sócio fundador da Startup Creator apaixonado por tecnologia e modelos de negócio inovadores.
Em 2017 larguei um emprego estável como gerente executivo em um multinacional para criar a minha primeira Startup, o PraConstruir. Desde então venho atuando na área de tecnologia e apoiando empresários de TI a criarem organizações e soluções exponenciais.
No passado atuei como consultor e executivo em diversos setores e empresas, como: Ford, Mahle, Renault, MWM, Chevrolet, Magneti Marelli, Pirelli, TIM, Tokio Marine Seguradora, Bradesco Seguros, Cosan, Mobil, Rumo Logística e Raízen.
Também possuo 5 certificações internacionais em coaching, além dos títulos de MBA pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE). Para saber mais sobre o meu histórico profissional consulte o meu LinkedIn e me acompanhe no Facebook, Instagram ou YouTube.
